Kuinka käsitellä suuria ongelmia projektinhallinnassa

Työorganisaation ja liiketoimintajohtamisen massiiviset muutokset, jotka pandemia käynnisti, eivät ole hidastuneet yhtään vuonna 2022. Kuitenkin taloudellinen fermentaatio ja dynamiikka voivat itse asiassa osoittautua suotuisiksi projektien sujuvalle toteuttamiselle. Tänään tarkastellaan tarkemmin projektinhallinnan keskeisiä kysymyksiä.

Projektinhallinnan kysymykset – sisällysluettelo:

1. Projektinhallinnan keskeiset kysymykset
2. Projektin laajuuden kysymykset
3. Projektin toteutusaika
4. Toiminnan joustavuus
5. Yhteenveto

Projektinhallinnan keskeiset kysymykset

Pulse of the Profession -raportin mukaan suurempi prosenttiosuus projekteista on saatu päätökseen tehokkaasti: saavuttamalla tavoitteensa, pysymällä budjetissa ja suunnitellussa valmistumisaikataulussa. Toisaalta enemmän projekteja peruttiin vuonna 2021 kuin aiempina vuosina.

Sen vuoksi tarkastelemme onnistuneita projekteja oppiaksemme parhaista käytännöistä. Mitkä olivat keskeiset kysymykset näiden projektien hallinnassa? Ja miten yrittäisimme ratkaista ne tänään?

Keskitymme tänään kolmeen keskeiseen huolenaiheeseen projektinhallinnassa. Nämä ovat:

• projektin laajuus
• projektin toteutusaika
• tiimin joustavuus

Projektin laajuuden kysymykset

Ongelmia projektin laajuuden määrittelyssä syntyy yleensä aivan alussa. Ja jopa ennen kuin sen oletukset on täysin selvennetty. Siksi on niin tärkeää hahmotella projektin suunnitelma huolellisesti. Älä kiirehdi, vaan käytä runsaasti aikaa tavoitteen ja toimintasuunnitelman huolelliseen selventämiseen ennen tehtävien aikatauluttamista.

On hyvä idea käyttää oikeita työkaluja projektin laajuuden suunnittelussa sekä jakaa se epikoihin tai säikeisiin, jotka ovat ymmärrettäviä kaikille osapuolille.

• Viestintä asiakkaan ja kumppaneiden kanssa

Projektin onnistumisen kannalta sen synty on ratkaiseva. Suotuisa ilmapiiri, vakuuttava esitys merkittävimmistä oletuksista yhdessä projektipäällikön neuvottelu- ja vuorovaikutustaitojen kanssa voivat kaikki ratkaista, hyväksytäänkö projekti vai ei.

Seuraava keskustelu asiakkaan ja muiden päätöksentekijöiden kanssa on sitovia hetkiä, jotka määrittävät projektin alkuperäisen laajuuden.

• Luonnollinen laajuuden joustavuus vs. laajuuden laajentuminen

Mutta miksi puhumme projektin “alkuperäisestä” laajuudesta? Koska sen suunniteltu laajuus ei koskaan ole identtinen lopullisen laajuuden kanssa.

Luonnollisen laajuuden joustavuuden oletus on tapa käsitellä laajuuden vaihtelua ja yksinkertaisesti realistinen lähestymistapa. Se mahdollistaa projektin kehyksen sopeutumisen todellisiin toimituskykyihin ja muuttuviin liiketoimintaympäristöihin. Kuitenkin tämä luonnollinen vaihtelu ei saa koskea projektin keskeisiä oletuksia.

Kun keskeiset oletukset muuttuvat ja tehtävien laajuus laajenee, projektin onnistuminen on kyseenalaista. Tätä ongelmaa kutsutaan laajuuden laajentumiseksi. Termi laajuuden laajentuminen tarkoittaa hallitsematonta projektin kasvua. Ja se on este jopa kolmannekselle toteutetuista liiketoimintaprojekteista.

• Sisältöpuoli

Toinen este projektinhallinnassa on projektin sisällön määrittäminen. Projektipäällikön on rehellisesti vastattava kysymykseen: tiedänkö tarpeeksi niistä tehtävistä, joita haluan suorittaa?

Jos vastaus tähän kysymykseen on ei, niin ei ole väliä kuinka edistynyt projekti on, on tarpeen konsultoida asiantuntijoita. Aluksi niiden kanssa, jotka muodostavat projektitiimin. Mutta joskus tarvitaan myös ulkopuolisten asiantuntijoiden neuvoja.

Projektin toteutusaika

Jopa erittäin kokeneet projektipäälliköt ovat korjaamattomia optimisteja projektin toteutusaikojen suhteen. Tämä käy ilmi suurten projektien valmistumista koskevista tilastoista. Vuonna 2021 globaalisti 55 % projekteista saatiin päätökseen ajallaan. Tämä on 4 %:n kasvu edelliseen vuoteen verrattuna. Kuitenkin tulokset eivät vieläkään ole kovin tyydyttäviä.

• Realistiset viivästykset

Projektin ajallista valmistumista estää yleensä epärealistinen aika, joka on varattu tietyille tehtäville. Siksi on syytä käyttää työkaluja, jotka mahdollistavat tehtävien toteutuksen todellisen nopeuden tilastollisen mittaamisen ja sen vertailun aikataulutettuun aikaan.

• Tiimiviestintä

Tietenkin projektin toteutusaika on tiiviisti yhteydessä sen laajuuteen ja budjettiin. Kuitenkin ratkaisevat tekijät osoittautuvat usein olevan tiimin tehokkuus ja joustavuus.

Tiimin suorituskyvyn on täytettävä selkeät ja ymmärrettävät vaatimukset tehtävien ja vastuuden selkeän delegoinnin kautta. Yhtä tärkeää on yksittäisten työvaiheiden riippuvuuksien läpinäkyvyys sekä tehtävien jonottaminen. Näiden viestintäaspektien huomioiminen estää takaiskuja projektin toteutusaikojen kanssa.

Toiminnan joustavuus

Projektinhallinnan ahdas ja epäonnistumisen lähde on joustavuuden puute, joka johtuu tuttuun, kuluneeseen polkuun tarttumisesta. Se johtaa usein kokeiltujen ja testattujen johtamismenetelmien ja -työkalujen käyttöön, jotka eivät sovellu tiettyyn projektiin. Mutta miten voit lisätä joustavuuttasi – projektipäällikkönä – ja koko tiimin joustavuutta?

• Ketteryys

Ei ole sattumaa, että pienten, ketterien ohjelmistosuunnittelutiimien toiminnan ja ongelmanratkaisun joustavuus on saanut maailmanlaajuista tunnustusta. Yhä useammin IT-alan projektinhallintatyökalut leviävät muihin teollisuudenaloihin, kun tilanne vaatii lisääntynyttä toiminnan joustavuutta.

• Sitoutuminen ja itseorganisoituminen

Ketteryydellä johdetut tiimit voivat harjoittaa suurta joustavuutta. Niissä johtajat osallistuvat suoraan projektiin antaen ja vastaanottaen palautetta toiminnastaan. Ja tiimin jäsenet – ainakin osittain – valitsevat itsenäisesti suoritettavat tehtävät. Kaikki tämä saa ketterät tiimit näyttämään itsenäisen organisoitumisen mallilta.

Yhteenveto

Olemme luokitelleet projektinhallinnan keskeiset kysymykset kolmeen ryhmään. Ensimmäinen sisältää projektin laajuuden määrittämisen, ymmärtämisen ja ylläpitämisen sen toteutuksen aikana. Toinen on projektitehtävien aikataulutus. Kolmas on joustavuuden ylläpitäminen tiimin hallinnassa ja jatkuva sopeutuminen muuttuviin olosuhteisiin.

Paras tapa käsitellä näitä kysymyksiä on pysyä ajan tasalla – aikataulusi ja tietämyksesi, johtamismenetelmäsi, tiimisi ja ohjelmistosi kanssa, joka helpottaa jopa erittäin monimutkaisten projektien hallintaa.

STATISTIIKAN LÄHDE: Pulse of the Profession 2021

Lue myös:Projektin virstanpylväät

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa ja Twitterissä.