Ovatko KPI:t hyvä ratkaisu työntekijöiden suorituskyvyn arvioimiseen?

KPI, työntekijöiden suorituskyvyn tutkimiseen ja analysoimiseen käytettävien indikaattorien joukko, on suosittu liiketoiminnassa ja mahdollistaa erilaisten asetettujen arvojen arvioimisen. Mitattavien mittareiden tapauksessa tutkimus on paljon yksinkertaisempaa, mutta asia on paljon vaikeampaa arvioitaessa tekijöitä, joita on vaikea kvantifioida. Henkilön tuottavuuden mittaaminen, joka työskentelee kuljetinhihnalla, on yksinkertaista; riittää, että lasketaan tuotettujen tuotteiden määrä. Myös kuljettajien tapauksessa ajettujen kilometrien määrä on laskettavissa. Entä henkinen työ? Pitäisikö meidän ottaa huomioon kirjoitusten, projektien, ideoiden määrä? Se ei ole niin ilmeistä kuin miltä se vaikuttaa, mutta se on mahdollista. Opitaan, miten ja laitetaan se käytäntöön.

Ovatko KPI:t hyvä ratkaisu työntekijöiden suorituskyvyn arvioimiseen? – sisällysluettelo:

1. Mikä on KPI
2. Miten mittaat tuottavuutta?
3. Esimerkkikpi:t
4. Indikaattoreiden seuranta ja arviointi
5. KPI:en hyödyt työntekijöille ja organisaatiolle
6. Yleisimmät virheet KPI:en käytössä
7. Yhteenveto

Mikä on KPI

KPI – avainmittarit. Se on melko yksinkertainen työkalu, joka on erityisen hyödyllinen johtajille organisaation lähes minkä tahansa alueen tutkimiseen. Se on kokoelma erilaisia mittareita, joilla arvioidaan toimintojen tehokkuuden tasoa, ottaen huomioon kaikki aineelliset ja aineettomat resurssit, mukaan lukien inhimillinen pääoma.

KPI:t mahdollistavat organisaation menestykseen vaikuttavien tekijöiden ja heikon lenkin tunnistamisen. Oikean indikaattorijoukon määrittäminen, joka vastaa organisaation tavoitteita ja tarpeita, on indikaattoreiden oikean käytön ydin. Epäpätevän KPI-käytön seurauksena ei ole organisaation todellista tilaa, ja se vääristää tuloksia.

Miten mittaat tuottavuutta?

Ennen kuin ryhdymme mittaamaan suoritetun työn tuottavuutta, meidän tulisi ensin miettiä, mitä työtuottavuus on. Liiketoimintakäytännössä määrittelemme sen tuotteiden tai palveluiden summaksi, jonka yksi työntekijä tuottaa tietyssä aikayksikössä. Tuottavuuteen vaikuttavat monet sisäiset tekijät, kuten materiaalivarat (laitteet, tilat), uudet teknologiat, henkilöstön taitotaso ja tietämys, sekä ulkoiset tekijät, kuten markkinahäiriöt. Voimme laskea työvoiman tuottavuuden yksinkertaisen matemaattisen kaavan perusteella:

Tuottavuus = tuotanto/syöttö

Tämä tarkoittaa, että tuottavuus on tuotannon (hyödykkeet tai palvelut) ja työpanoksen osamäärä. Tämän kaavan avulla voit myös laskea yksittäisen työntekijän tuottavuuden.

Sopivien KPI:en valinta riippuu toimialan mallista ja rakenteesta. Anna jokaiselle mittarille numeerinen arvo, joka mahdollistaa suoraan saadun tuloksen analysoinnin.

Esimerkkikpi:t

• Asiakaspalvelutyöntekijä – vastaanotettujen valitusten määrä, uusien asiakkaiden määrä,
• Puhelinpalvelutyöntekijä – puheluiden määrä, keskimääräinen puheluaika,
• Myyjä – keskimääräinen myynti, korkean katteen tuotteiden/palveluiden myynti,
• Mekaanikko – korjattujen autojen määrä, keskimääräinen korjausaika,
• Ompelija – ommeltujen vaatteiden määrä,
• Pankkityöntekijä – myönnettyjen lainojen määrä, asiakaspalvelun nopeus.

Indikaattoreiden seuranta ja arviointi

Sopivien suorituskykymittareiden määrittäminen on vain tutkimuksen ensimmäinen vaihe, seuraavat vaiheet liittyvät niiden seurantaan ja arviointiin. Hyödyllinen työkalu suorituskyvyn seurantaan on tietokoneohjelma työntekijöiden suorituskyvyn hallintaan, joka mahdollistaa raportoinnin jokaiselta työntekijältä. Lisäksi voimme liittää saadut tulokset palkkioiden määrään.

KPI:en seurannan pääasiallinen tarkoitus on arvioida suunnittelun tehokkuutta. Mikäli työntekijät eivät saavuta asetettuja tavoitteita, on tarpeen arvioida kannustinjärjestelmää, asetettujen tavoitteiden todellisuutta ja ennakoimattomia tapahtumia (sairauslomat, seisokit).

KPI:en hyödyt työntekijöille ja organisaatiolle

• Mitattava arvio yksilön työn vaikutuksesta yrityksen tulokseen,
• Tehtävien sovittaminen yrityksen KPI-tavoitteisiin,
• Objektiivisten operatiivisten päätösten tekeminen,
• Palkkatasojen säätäminen suorituksen mukaan,
• Työntekijöille mahdollisuus arvioida omaa työtään,
• Avaintehtävien toteuttaminen, joilla on suurin vaikutus suorituskykyyn,
• Mitattava työn arviointi,
• Vastuun ja itsenäisyyden lisääminen suoritettavissa tehtävissä.

Yleisimmät virheet KPI:en käytössä

Ensimmäinen perusvirhe, jonka organisaatiot tekevät, on indikaattoreiden väärä valinta. Kun eri alueita yrityksessä analysoidaan työtuottavuuden osalta, tulisi käyttää erilaisia indikaattoreita. Ei ole olemassa universaaleja indikaattoreita, jotka sopisivat kaikentyyppiseen työhön.

On myös tärkeää asettaa realistisia tavoitteita, jotta haasteet ovat hallittavissa. Kohtuuttomien standardien asettaminen on vastatuulessa, se laskee moraalia, työtyytyväisyyttä ja siten vaikuttaa alhaiseen tuottavuuteen. Indikaattoreiden käyttöönotosta tulisi keskustella koko henkilöstön kanssa. Työntekijöiden on tiedettävä, kuinka paljon ja miten heiltä odotetaan työskentelyä ja kuinka paljon he ansaitsevat sen seurauksena. Tavoitteet on määriteltävä selkeästi ja ymmärrettävä kaikille, jotta suorituskyvyn ja palkan välillä on näkyvä yhteys.

Tuloksia arvioitaessa on otettava huomioon kaikki tekijät. Esimerkiksi osien tai komponenttien puute tuotannossa pidentää tuotettujen hyödykkeiden aikaa ja määrää. On myös yleinen virhe määrittää liian monta indikaattoria, mikä tekee saadun tuloksen objektiivisen arvioinnin paljon vaikeammaksi.

Yhteenveto

Kun KPI:itä otetaan käyttöön yrityksessä, se tulisi tehdä huolellisesti ja suunnitella pienimpiäkin yksityiskohtia myöten. Viestitä kaikille työntekijöille, miten mittaatte työtä, ja korostaa positiivisia puolia. Arvioi tuloksia objektiivisesti ottaen huomioon eri tekijöiden vaikutus, jotka ovat henkilöstön hallinnan ulkopuolella. Tämä on erittäin tärkeää, koska epärealistiset tavoitteet yhdessä subjektiivisen arvioinnin kanssa voivat johtaa tuhoisaan työntekijäkäyttäytymiseen ja aiheuttaa usein työ tulosten vääristymistä.

Lue myös: Parhaat tavat motivoida työntekijöitä vuonna 2022

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.