Mikä on HRIS? Olennaista tietoa

Mikä on HRIS? Uusia teknologioita käytetään yhä enemmän kaikilla organisaatiotasoilla liiketoiminnassa. Ne tukevat prosessien toteuttamista ja asianmukaista toimintaa, parantaen näin liiketoiminnan tehokkuutta. Vakiintuneet standardit kehittyvät muuttuvan ympäristön ja olosuhteiden myötä, säilyttäen näin korkean kilpailukyvyn dynaamisilla markkinoilla. Tämä koskee myös henkilöstöhallintoa ja HR-järjestelmiä, jotka tukevat henkilöstöpolitiikkaa. Yksi tällainen järjestelmä on HRIS, jota käytetään HR-suunnitelmien ja -tavoitteiden toteuttamisen valvomiseen sekä HR-osaston työn tukemiseen. Jatka lukemista.

Mikä on HRIS? – sisällysluettelo:

1. Mikä on HRIS?
2. Kaksi HRIS:n pilaria
3. HRIS:n toiminnot
4. Yhteenveto

Mikä on HRIS

HRIS (Human Resources Information System) on työkalu, joka kerää ja käsittelee työntekijätietoja ja henkilöstömenettelyjä. Se on työkalu, joka mahdollistaa hallinnan, valvonnan ja analyysin. Järjestelmä organisoi henkilöstötehtävät ja -prosessit sekä ylläpitää asiakirjoja ja tiedostoja, jotka mahdollistavat erilaisten raporttien laatimisen.

Tietoa siirretään kahdella tavalla, organisaatiosta työntekijöille ja takaisin. Järjestelmä vähentää merkittävästi byrokratiaa poistamalla manuaaliset ja paperipohjaiset HR-prosessit. HRIS:llä on toimintoja, jotka tukevat rekrytointia ja arvokkaiden työntekijöiden hankintaa, palkkahallintoa ja työaikakirjanpitoa (lyhyet poissaolot, lomat, työmatkat).

Kaksi HRIS:n pilaria

HRIS perustuu kahteen olennaiseen elementtiin, jotka muodostavat organisaation henkilöstöhallinnan pilarin ja perustan, varmistaen näin parantuneen kokonaistehokkuuden. Nämä ovat: organisaatiorakenne ja työntekijätietojen hallinta.

Organisaatiorakenteen osalta HRIS sisältää roolit, toiminnot ja raportointihierarkian. Järjestelmä määrittää vastuudet ja varmistaa toiminnallisuuden ja operatiivisen johdonmukaisuuden. Kenenkään organisaation arvokkain resurssi on inhimillinen pääoma.

Automaattisten prosessien tukemana tehokkaassa rekrytoinnissa, valinnassa ja sopeutumisessa on mahdollista houkutella ammattitaitoisia ja päteviä työntekijöitä. Työntekijöiden sijoittaminen oikeisiin tehtäviin ja oikeaan rakenteeseen mahdollistaa suunniteltujen strategisten tavoitteiden saavuttamisen.

HRIS-järjestelmän toinen elementti on työntekijätietojen hallinta. Tässä vaiheessa HRIS on samanlainen kuin CRM-järjestelmä, joka käsittelee asiakassuhteiden hallintaa. Tässä tapauksessa se kuitenkin viittaa työnantajan ja työntekijän suhteeseen.

HRIS on eräänlainen tietopankki työntekijöistä, se kerää kaikki tarvittavat tiedot herkistä tiedoista, kuten henkilötiedot, kotiosoite, työsuhteen alkamispäivä, työhistoria, palkka, saadut palkkiot ja rangaistukset. Kerätty tieto on lähtökohta yksittäisten työntekijöiden ammatilliselle kehitykselle ja urapolun suunnittelulle.

Se auttaa sovittamaan koulutuksen todellisiin tarpeisiin, parantaen näin suorituskykyä. Lisäksi prosessien automatisointi mahdollistaa asiakirjojen, raportoinnin ja työntekijöiden itsepalvelutoimintojen standardoinnin.

HRIS:n toiminnot

HRIS koostuu kahdesta edellä mainitusta pilarista. Kuitenkin jokaisessa niistä voimme käyttää erilaisia ominaisuuksia ja työkaluja. Optimaalinen toimintojen valinta riippuu organisaation koosta ja sen HR-tarpeista. Järjestelmää valittaessa on otettava huomioon kaksi keskeistä tekijää:

• Kaikkien henkilöstöhallinnan osa-alueiden tulisi näkyä valitussa järjestelmässä. Tarvitaan täydellinen ja täydentävä ratkaisu rekrytointiin, työntekijöiden perehdyttämiseen, koulutukseen, kehittämiseen ja pääsyyn HR-tietoihin.
• Järjestelmän tulisi varmistaa johdonmukaisuus HR- ja talousosastojen välillä. HR- ja talousmoduulien yhdistäminen vähentää merkittävästi työvoimakustannuksia. Se antaa selkeän kuvan saavutetusta suorituskyvystä suhteessa palkkaan. Järjestelmän toiminta ja käyttö on helpompaa, jos edellä mainitut moduulit on linkitetty yhdelle alustalle ja perustuvat yhteen teknologiaan.

Yhteenveto

Teknologinen kehitys ja digitalisaation kehitys ovat vaikuttaneet valtavasti nykyaikaisiin organisaatioihin. Uudet IT-ratkaisut tähtäävät liiketoimintaprosessien tehostamiseen ja strategisten tavoitteiden saavuttamiseen. HR-hallintoprosessien automatisointi muuttaa ihmisten työskentelytapaa, vähentää kustannuksia ja helpottaa valvontaa.

Tällä on paljon etuja, mutta se tuo myös mukanaan riskejä ihmissuhteiden osalta, erityisesti dehumanisaation työpaikalla. Toimiminen vain tietokoneistetun järjestelmän perusteella voi johtaa työntekijöiden subjektiiviseen kohteluun, ilman mahdollisuutta ilmaista tunteitaan, mikä puolestaan voi aiheuttaa stressaavia tilanteita. Siksi on niin tärkeää toteuttaa HRIS-järjestelmä asianmukaisesti, ottaen huomioon sopeutusvaihe ja vakuuttamalla työntekijät työn automatisoinnin hyödyistä.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.