Hakijaseurantasysteemin (ATS) käytön edut

Kuinka parantaa ja nopeuttaa rekrytointiprosessia yrityksessäsi? Mitkä ovat rekrytoijille ja yritykselle kokonaisuudessaan etuja, joita saadaan automaattisen lahjakkuuden etsinnän prosessista? Kiinnostuitko? Lue artikkelimme ATS:stä.

ATS:n käytön edut – sisällysluettelo:

1. Mikä on ATS
2. ATS:n edut HR:lle ja yritykselle
3. Rekrytoinnin KPI:t
4. Mitä ominaisuuksia hyvän ATS:n tulisi sisältää?
5. UKK

Mikä on ATS

Rekrytointiprosessi – joka koostuu työpaikkailmoituksen valmistelusta ja julkaisemisesta, hakemusten keräämisestä, ehdokkaiden seulonnasta ja haastattelusta sekä lopulta ihanteellisen ehdokkaan valitsemisesta – on usein haaste rekrytoijille.

Hallinnollisten työtehtävien kuormittamana ja aikarajoitusten sekä budjettirajoitusten vuoksi he eivät pysty etsimään ammattilaisia tehokkaasti ja löytämään oikeaa ehdokasta. Yhä useammat yritykset päättävät automatisoida rekrytointiprosessin käyttämällä ATS-työkalua.

Hakijaseurantajärjestelmä on rekrytointiin ja ehdokashallintaohjelmisto, joka tukee HR:ää rutiininomaisissa rekrytointitoimissa.

ATS:n edut HR:lle ja yritykselle

ATS:n käyttö tukee rekrytoijien toimintaa, tuoden etuja koko yritykselle. Se ensisijaisesti säästää aikaa ja keventää HR:n hallinnollista työtä.

Rekrytoijat voivat käyttää ilmoitusmalleja, käyttää monijulkaisemista sen sijaan, että julkaisisivat ilmoituksia manuaalisesti eri portaaleissa, luoda omia viestipohjia tai käyttää jo valmiita ja kommunikoida nopeasti ehdokkaiden kanssa.

ATS mahdollistaa myös nopean esivalinnan ehdokkaista yksilöllisesti määriteltyjen kriteerien perusteella ja hakijoiden tietojen vertailun tietyn tehtävän vaatimuksiin – tämän ansiosta rekrytoija ei tuhlaa aikaa kaikkien saatujen hakemusten selaamiseen, vaan keskittyy vain niihin, jotka järjestelmä on valinnut, ja jotka sopivat tehtäväprofiiliin ja täyttävät vaatimukset.

Kiitos tällaisen automaation, rekrytointi on paljon nopeampaa, ja aika hakuprosessin aloittamisesta työntekijän palkkaamiseen lyhenee merkittävästi.

ATS-järjestelmä muodostaa myös keskitetyn tietokannan – se sisältää kerätyt hakemusasiakirjat, ehdokkaiden kanssa vaihdetut viestit, jo aiemmin suoritetut haastattelut sekä rekrytoijan mielipiteen. Tämä ratkaisu mahdollistaa pääsyn kaikkiin tarvittaviin tietoihin valtuutetuille henkilöille. Tilanteessa, jossa esimerkiksi rekrytoija, joka johtaa tiettyä rekrytointia, vaihtuu prosessin aikana, ei tarvitse ottaa käyttöön toista henkilöä, koska kaikki asiaankuuluvat tiedot rekrytoinnin vaiheesta ja ehdokkaista löytyvät tietokannasta.

Rekrytoinnin KPI:t

ATS mahdollistaa myös kaikkien avainrekrytointimittareiden (KPI) seurannan ja raportoinnin. Nämä mittarit mittaavat ja seuraavat rekrytointitoimien laatua ja tuloksia, mikä mahdollistaa rekrytointiprosessien tehokkaan analysoinnin ja optimoinnin. Yksityiskohtaiset raportit mahdollistavat muun muassa hakemusten saapumislähteiden tunnistamisen.

Toinen ATS:n käytön etu on kustannusten säästäminen – koska suurin osa hallinnollisista töistä on automatisoitu, meidän ei tarvitse laajentaa rekrytointitiimiämme. Rekrytointibudjetin tehokas käyttö johtaa nopeampaan ja tuottavampaan rekrytointiin.

Helppo hakeminen, läpinäkyvyys koko rekrytointiprosessin ajan, automaattisesti lähetetty vahvistus jätetystä hakemuksesta, uutiset ja tiedot rekrytointivaiheesta, nopea palaute ja mahdollisuus tarkistaa hakemuksen tila verkossa ovat kaikki ATS:n ominaisuuksia, jotka parantavat ehdokaskokemusta. Se on kokemus koko rekrytointiprosessin ajan ja palaute yrityksestä. ATS:n suuri etu on, että se toimii hyvin riippumatta yrityksen koosta tai toimialasta, jolla se toimii.

Mitä ominaisuuksia hyvän ATS:n tulisi sisältää?

ATS-järjestelmän tulisi tukea rekrytoijan toimia ilman, että se asettaa mitään vaatimuksia. Siksi sen tulisi mahdollistaa henkilökohtaisuus, mukauttaa ratkaisuja yrityksen omiin tarpeisiin, olla mahdollisuus luoda mukautettuja malleja tai määritellä urapolkuja riippuen tehtävästä ja toimialasta.

Jotta järjestelmä osoittautuisi hyödylliseksi tietyssä organisaatiossa, on hyvä testata se etukäteen, tarkistaa, onko se selkeä, intuitiivinen, yksinkertainen ja mukava käyttää.

Onko siitä hyötyä tietyssä organisaatiossa ja parantaako se rekrytoijan työtä. Siksi toinen välttämätön näkökohta on DEMO-versio, eli mahdollisuus testata ATS:ää ilmaiseksi määrätyn ajan.

Nopea, ilmainen ja asiantunteva asiakaspalvelutuki on toinen merkittävä ominaisuus, jota kannattaa etsiä. Sinun tulisi voida ottaa yhteyttä ongelmanratkaisukeskukseen useiden kanavien kautta – kuten kätevän yhteydenottolomakkeen, nopean chatin tai puhelinyhteyden kautta.

ATS:n tulisi tallentaa ajankohtaiset tiedot ja tiedot pilveen, johon voidaan aina kätevästi päästä verkossa. Tämän ansiosta yrityksen IT-osasto on vapautettu ohjelmiston asentamisen tai huoltamisen taakasta – tämä tulee palveluntarjoajan vastuulle. Tämä säästää sekä kustannuksia, aikaa että IT-resursseja.

Viimeinen asia, joka on pidettävä mielessä ATS-ohjelmiston valinnassa, on lainsäädäntö. Rekrytointi sisältää arkaluontoisia ehdokastietoja, joten ohjelmiston tulisi olla EU-maissa toteutettavan yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja muualla paikallisten säädösten mukainen. Sen tulisi tarjota mahdollisuus ohjelmoida hakemusten automaattinen poistaminen tietyn ajan kuluttua, jotta entisten ehdokkaiden henkilötietoja ei säilytetä tarpeettomasti.

ATS:llä on etuja rekrytoijille, ehdokkaille ja organisaatiolle kokonaisuudessaan. On syytä harkita sen käyttöönottoa jokaisessa organisaatiossa, riippumatta toimialasta, rekrytointiprosessien nopeuttamiseksi ja sujuvoittamiseksi. Se säästää kuluja, aikaa ja henkilöstöresursseja ja tekee rekrytoinnista tehokkaampaa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa ja Twitterissä!