Mikä on projektinhallinnan kypsyys ja miten sitä mitataan yrityksessäsi?

Mitkä ovat projektinhallinnan kypsyys ja miten sitä mitataan yrityksessäsi? Aivan kuten jokainen ihminen kehittyy ja kypsyy vuosien varrella, sama pätee liiketoimintaan ja sen eri alueisiin – edellyttäen, että sitä johdetaan hyvin. Jokaisen yrityksessä tapahtuvan prosessin tulisi olla jatkuvassa parantamisessa. Sinun tulisi pyrkiä kehittämään tiettyjä standardeja, jotka helpottavat ennalta määrättyjen tavoitteiden saavuttamista. Yksi alue, johon tämä periaate soveltuu, on projektinhallinta. Lue lisää.

Projektinhallinnan kypsyys – sisällysluettelo:

1. Mitä on projektinhallinnan kypsyys?
2. Epäkypsyydestä kypsyyteen
3. Miten mitata projektinhallinnan kypsyyttä
4. Yhteenveto

Mitä on projektinhallinnan kypsyys?

Projektinhallinnan kypsyys on kyky hallita projekteja. Tämä kyky tulisi muuttua ajan myötä – yritykset haluavat saavuttaa mahdollisimman suuren projektinhallinnan kypsyyden tason nähdäkseen sellaisia tuloksia kuin:

• tehokkaampi käytettävissä olevien resurssien käyttö,
• aiempien virheiden välttäminen aikaisemmin kerätyn kokemuksen ansiosta,
• tehokkaampi organisaatio,
• paremmat tulokset toteutetuista toiminnoista.

Saadakseen edellä mainitut hyödyt, yritysten tulisi tarkastella projektinhallinnan kypsyyttään ja miettiä, mitä ne voivat tehdä varmistaakseen kasvun tällä alueella.

Epäkypsyydestä kypsyyteen

Yritykset, jotka ovat täysin epäkypsiä, tekevät samoja virheitä yhä uudelleen ja saavuttavat menestystä vain yksittäisten projektien kautta, kiitos niiden parissa työskentelevien ihmisten sitoutumisen. Tällaisessa organisaatiossa ei ole eroa projektinhallinnan ja operatiivisen johtamisen välillä.

Kypsät yritykset puolestaan toteuttavat toimintoja projekteina, jotka on räätälöity organisaation tarpeisiin ja joita hallitaan oikealla tavalla. Tällaisissa yrityksissä voidaan nähdä muun muassa täydellinen ymmärrys siitä, mitä projekti on, roolien jakaminen tiimissä tai projektinhallintamenetelmien käyttö.

On syytä pitää mielessä, että jokaisella yrityksellä – erilaisten tavoitteidensa, kykyjensä tai perus tarpeidensa vuoksi – on erilainen projektinhallinnan kypsyysaste ja ne pyrkivät saavuttamaan erilaisia tuloksia tässä suhteessa. Ensisijaisesti on tärkeää, onko projektinhallinta pääasiallinen tapa tehdä liiketoimintaa (kuten IT-yrityksissä, jotka perustavat verkkokauppoja tai esimerkiksi kansalaisjärjestöissä), vai onko se vain satunnaisesti käytetty tapa saavuttaa tavoitteita.

Miten mitata projektinhallinnan kypsyyttä

Projektinhallinnan kypsyyden mittaamiseen käytetään erityisesti tätä tarkoitusta varten kehitettyjä malleja. Suosituin näistä on Projektinhallinnan Kypsyysmalli (lyhennettynä PMMM), joka perustuu Carnegie Mellon yliopiston Ohjelmistotekniikan instituutin (SEI) kehittämään malliin vuodelta 1987. PM Solutionsin Projektinhallinnan Kypsyysmallissa on viisi kypsyysastetta:

1. Alkuperäinen prosessi – prosessien ja dokumentaation puute projektin yhteiselle työskentelylle, ad hoc -tehtävät, menestyksen mittaamisen keinojen puute,
2. Rakenteellinen prosessi ja standardit – organisaatiossa käytetään erilaisia projektinhallintamenetelmiä, standardointi tiettyjen tiimien tasolla, projektin menestys riippuu tiimistä,
3. Organisaation standardit ja institutionalisoitu prosessi – standardoitu tapa hallita projekteja koko organisaatiossa, mittareiden käyttö, uusien prosessien toteuttaminen tarvittaessa,
4. Hallittu prosessi – läpinäkyvät projektinhallintaprosessit, dokumentaation käyttö, tulevien projektien toteuttamisen suunnittelu mittareiden avulla (tulosten analyysi),
5. Optimointiprosessi – projektinhallintatoimintojen parantaminen, strategisten suunnitelmien laatiminen tulevaisuutta varten, tehokkuuden ylläpitäminen.

Voit myös käyttää muita projektinhallinnan kypsyysmalleja, kuten:

• Prince 2 Kypsyysmalli,
• OGC Projektinhallinnan Kypsyysmalli,
• Euroopan laatujohtamisen säätiön (EFQM) erinomaisuusmalli,
• PM Solutionsin Projektinhallinnan Kypsyysmalli.

Yhteenveto

Projektinhallinnan kypsyys ei ole jotain, mitä saavutetaan heti, vaan se kehittyy monien vuosien käytännön kokemuksen myötä, edellä mainittujen tasojen mukaan. Erityinen projektinhallintaohjelmisto (kuten esimerkiksi Fimbee) voi olla hyödyllinen sen rakentamisessa ja prosessien tehokkuuden parantamisessa.

Lue myös: Miten projektinhallintajärjestelmä voi auttaa tapahtumamarkkinoinnissa?

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.