Miten projektinhallintajärjestelmä voi auttaa tapahtumamarkkinoinnissa?

Olitpa sitten järjestämässä tiettyä tapahtumaa ensimmäistä kertaa tai seuraavalla kerralla, sinun tulisi aina helpottaa tiettyjen toimintojen toteuttamista – varmistaaksesi paremman hallinnan budjetista tai helpomman viestinnän yksittäisten tiimin jäsenten välillä, jotka työskentelevät yhteisen menestyksen eteen. Erityinen projektinhallintaohjelmisto auttaa sinua saavuttamaan tällaisen tuloksen. Kiinnostaako, miten tämän tyyppinen järjestelmä tukee tapahtumamarkkinointitoimiasi? Lue lisää.

Projektinhallintajärjestelmä ja tapahtumamarkkinointi – sisällysluettelo:

1. Projekti ja tapahtuma
2. Projektinhallintajärjestelmä
3. Firmbee – ominaisuudet ja hyödyt
4. Yhteenveto
5. Tutustu videoomme projektinhallintaohjelmistosta tapahtumahallintaan

Projekti ja tapahtuma

Jos haluamme, että tapahtumasta tulee työkalu yrityksen tärkeimpien tavoitteiden tukemiseksi, meidän on tarkasteltava sitä kokonaisvaltaisesti – kuin projektia, joka on aloitettava suunnittelusta ja päätettävä toteutukseen ja saavutettujen tulosten arvioimiseen. Tämän voi helpottaa samanlainen kehys projektin ja tapahtuman välillä: loppupäivämäärä, asetettu budjetti, osallistujamäärä, kesto, suoritettavien tehtävien sarja. Tällä tavoin voimme varmistaa kaikkien toimintojen sujuvan etenemisen, mikä kääntyy positiiviseksi lopputulokseksi.

Projektinhallintajärjestelmä

Hyvät projektisuunnittelijat helpottavat päivittäistä työtään käyttämällä erityisiä järjestelmiä, joissa muun muassa on mahdollista suunnitella aikataulu, asettaa tehtäviä, jakaa työtä tai seurata edistymistä, sekä tallentaa kaikki tärkeät tiedot yhteen paikkaan, johon kaikilla valtuutetuilla henkilöillä on pääsy. Oikein suunniteltu ohjelma mahdollistaa myös tavoitteiden asettamisen, jotka on saavutettava projektissa/tapahtumassa, minkä ansiosta saat kokonaisvaltaisen näkemyksen tilanteesta.

Projektinhallintatyökalut on suunniteltu auttamaan projektipäälliköitä (sekä tapahtumajärjestäjiä) suunnittelemaan, seuraamaan ja tekemään korjaavia toimenpiteitä tarvittaessa. Kun käsittelemme tapahtumaa projektina, voimme heti nähdä, kuinka paljon hyötyä voimme saada valitsemalla oikean järjestelmän päivittäisessä työssämme.

Firmbee – ominaisuudet ja hyödyt

Markkinoilta löydät useita projektinhallintaohjelmia, joita voit myös käyttää tapahtumasi järjestämiseen. Suosittelemme erityisesti Firmbee’tä, ohjelmistoa, jonka loimme, varustettuna kaikilla toiminnoilla, joita saatat tarvita. Ratkaisuamme luodessamme otimme huomioon sen, että projekti ja tapahtuma jakavat yhteisiä piirteitä, erityisesti työskentelyn suunnittelun ja tiedonkulun hallinnan alueella – tästä syystä voimme vakuuttaa, että Firmbee vastaa täydellisesti kaikkiin tarpeisiisi tapahtumahallinnassa.

Firmbee antaa sinun:

• listata kaikki suoritettavat tehtävät ja jakaa ne tiettyjen tiimin jäsenten kesken (käyttäen Kanban-tauluja ja tehtävätilojen, priorisoinnin tai aikaseurannan vaihtoehtoja),
• pitää kalentereita eri tarkoituksiin,
• asettaa muistutuksia tulevista kokouksista tai suoritettavista tehtävistä,
• seurata tapahtumien toteuttamiseen liittyviä tuloja ja menoja, jolloin sinulla on täysi hallinta budjetista
• tallentaa kaikkien tapahtumaan liittyvien henkilöiden tiedot – järjestäjistä toimittajiin ja osallistujihin
• viestiä muiden kanssa käyttämällä Slackia
• laskea laskuja

Lisäksi kaikkien tapahtumaan liittyvien tehtävien kokoaminen yhteen paikkaan antaa jokaiselle projektiin osallistujalle yleiskuvan työn edistymisestä ja mahdollisuuden reagoida asianmukaisesti ennen kuin ongelmat syntyvät (esim. hyväksymällä tietyn tehtävän tai tukemalla prosesseja ja henkilöitä, jotka ovat vaarassa olla suorittamatta velvoitteitaan ajallaan). Tällaisen ohjelman avulla voit unohtaa lukuisat asiakirjat, taulukot tai jopa käsinkirjoitetut muistiinpanot, joissa olet tähän asti säilyttänyt tärkeitä tietoja.

Yhteenveto

Monella tapaa tapahtumahallinta ei eroa projektinhallinnasta. Molemmissa tapauksissa meillä on tiimejä, jotka suorittavat tiettyjä tehtäviä tiettynä aikana keskittyen tietyn tavoitteen saavuttamiseen. Aivan kuten projektin toteuttaminen (esim. IT-yrityksessä) voi olla haaste, ottaen huomioon matkalla ilmenevät teknologiset ongelmat, konferenssin tai messujen tapauksessa voi olla vaikeaa valmistella tiloja tai aikataulua. Tästä syystä projektinhallintaohjelmisto – kuten Firmbee – voi myös olla hyödyllinen tapahtumien suunnittelussa.

Tutustu videoomme projektinhallintaohjelmistosta tapahtumahallintaan:

Lue myös: 4 tapahtumamarkkinoinnin trendiä, joihin kannattaa kiinnittää huomiota vuonna 2023

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.