5 nopeaa vinkkiä häiriöiden välttämiseen työssä

Haluatko olla järjestäytyneempi päivittäisessä elämässäsi – sekä ammatillisessa että henkilökohtaisessa? Voit tehdä tämän muutamalla yksinkertaisella askeleella: aloita suunnittelemalla työsi, arvioi sitten kunkin tehtävän suorittamiseen tarvittava aika ja tarkista, vastaako todellisuus (kulutettu aika) odotuksiasi. Mutta se ei ole vielä kaikki – ympäröivien häiriöiden vaikutuksen vähentäminen työhösi on myös tärkeää. Vasta kun kaikki nämä toimet yhdistetään, voit hyödyntää täysin luonnollisia tuottavuusjaksojasi ja saavuttaa parempia tuloksia työssä. Alta löydät joitakin tapoja maksimoida keskittymisesi jokaiseen saamaasi tehtävään. Jatka lukemista.

Häiriöiden välttäminen työssä – sisällysluettelo:

1. Pomodoro-tekniikka
2. Häiriöiden estäminen
3. Tehtävien jakaminen pienempiin osiin
4. Yksi tehtävä kerrallaan
5. Luonnolliset tuottavuusjaksot
6. Yhteenveto

Pomodoro-tekniikka

Pomodoro-tekniikka on epäilemättä suosituin työmenetelmä, joka lisää keskittymistä tehtäviisi. Se perustuu tehtävien suorittamiseen 25 minuutin jaksoissa, jota seuraa 5 minuutin tauko. Miksi tämä menetelmä on hyödyllinen häiriöiden vähentämisessä? Koska annat aivoillesi tiedon siitä, että tietty tehtävä on suoritettava annetussa ajassa, mikä johtaa suurempaan motivaatioon työskennellä ja siten jopa tiedostamattomaan häiriöiden välttämiseen – erityisesti tilanteessa, jossa asetettu kello laskee aikaa.

Tietenkin, jos todella tarvitset sitä, voit pidentää työaikaasi (esimerkiksi jopa 40 minuuttiin), mutta muista aina pitää säännöllisiä taukoja – mieluiten joka päivä suunnilleen samaan aikaan. Silloin työskentely ja taukojen pitäminen muuttuvat tavaksesi, mikä auttaa sinua pysymään tuottavana.

Häiriöiden estäminen

Vaikka ajattelet, ettet käytä paljon aikaa häiriöihin, kuten sosiaaliseen mediaan tai suosikkiblogiisi, todellisuus on todennäköisesti melko erilainen. Meillä on taipumus tiedostamattomasti irrottautua käsillä olevasta tehtävästä tarkistaaksemme saamamme viestin, selataksemme Facebook-seinää tai seurataksemme uutisia Twitterissä, mikä automaattisesti pidentää aikaa, jonka käytämme tehtävien suorittamiseen työssä tai kotona. Ilman saapuvia ilmoituksia tai kykyä tarkastella sivuja, jotka olemme tallentaneet tietyksi ajaksi (esimerkiksi erityisen sovelluksen ansiosta), on ehdottomasti helpompaa keskittyä siihen, mitä meidän on tehtävä.

Ajoittain saatat myös häiriintyä työkavereista, jotka tarvitsevat apuasi omissa tehtävissään – sinun pitäisi yrittää “estää” heitä, aivan kuten sosiaalista mediaa tai usein vierailtua verkkosivustoa. Tietenkin emme kannusta sinua olemaan tukematta kollegoitasi, mutta sinulla on aina oikeus kertoa heille, että sinun on nyt keskityttävä toiseen tehtävään ja autat heitä, kun olet saanut sen valmiiksi. Tällainen asenne tulisi ymmärtää – ja joskus et vain voi olla ilman rajojen asettamista.

Tehtävien jakaminen pienempiin osiin

Onko sinusta vaikeaa keskittyä tehtävään, koska tiedät hyvin, että riippumatta siitä, miten työskentelet, sen suorittamiseen menee erittäin pitkä aika? Tällainen asenne johtaa suoraan keskittymisen menettämiseen. Onneksi sen voi poistaa – sinun tarvitsee vain jakaa tehtävä pienempiin osiin ja keskittyä kunkin suorittamiseen sen sijaan, että ajattelisit, kuinka kauan koko tehtävän suorittaminen vie. Tämä mahdollistaa myös sen arvioimisen, kuinka paljon aikaa kunkin näistä pienistä tehtävistä tulisi viedä, ja seurauksena saat enemmän motivaatiota ja huomaat, että häiriintyminen on helpompaa välttää.

Yksi tehtävä kerrallaan

Jos haluat pysyä keskittyneenä ja suorittaa tehtäväsi tehokkaasti, yritä olla tekemättä enemmän kuin yhtä tehtävää kerrallaan. Aivomme tarvitsevat muutaman minuutin päästäkseen keskittymään valittuun tehtävään, ja joka kerta, kun hyppäämme seuraavaan, tämä prosessi alkaa alusta (koska se on esimerkiksi täysin erilainen tehtävä, aihe jne.). Ja vaikka ajattelet, että multitaskingilla saavutat paremman tuottavuuden, todellisuudessa (kuten tutkimukset myös vahvistavat) käytät enemmän aikaa jokaiseen tehtävään, mikä lisää tarpeettoman virheen tekemisen riskiä.

Luonnolliset tuottavuusjaksot

Kuinka kauan pystyt työskentelemään ennen kuin tuottavuutesi alkaa laskea? Kuinka monta taukoa tarvitset päivän aikana pitääksesi tuottavuutesi samalla tasolla? Milloin on helpointa keskittyä siihen, mitä sinun on tehtävä, ja milloin alat tuntea itsesi väsyneeksi? Nämä ovat vain joitakin kysymyksiä, joihin sinun tulisi vastata löytääksesi luonnolliset tuottavuusjaksojesi ja suunnitellaksesi työsi niiden mukaan.

Analysoimalla, kuinka kauan sinulta kesti suorittaa tietty tehtävä, voit tarkistaa, milloin olet tuottavimmillasi – ensimmäisenä aamulla ennen aamiaista, kello 10 ja 12 välillä (niin tutkimukset osoittavat) tai ehkä lounaan jälkeen? Jokainen on tässä asiassa erilainen, joten on hyödyllistä tietää, milloin työskentelet parhaiten ja milloin on helpointa pysyä keskittyneenä. Suorita vaativimmat tehtäväsi silloin, kun tunnet itsesi energisimmäksi, ja jätä pienemmät tehtävät ajankohtiin, jolloin olet vähiten tuottava.

Yhteenveto

Kuten näet, on olemassa useita tapoja vähentää häiriöiden vaikutusta työssä ja siten suorittaa tehtäväsi nopeammin, tehokkaammin ja paremmilla tuloksilla. Jos haluat olla tuottavampi, yritä tunnistaa, mikä häiritsee sinua, ja toteuta sitten sinulle parhaiten sopiva ratkaisu yllä olevista.

Voisit myös pitää: Kuinka lisätä tuottavuutta työpaikalla?

Jos pidät sisällöstämme, liity kiireisten mehiläistemme yhteisöön Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.