7 etua henkilökohtaisesta auditoinnista ja kuinka se suoritetaan

Henkilökohtaisella auditoinnilla on yksi tavoite – sen on osoitettava organisaatiossa toimivat prosessit ja ne, jotka ovat toimimattomia. Kaikki tämä tehdään organisaation prosessien korjaamiseksi. Hyvin toteutettu HR-auditointi antaa vastauksia strategisiin kysymyksiin, jotka liittyvät henkilöstöhallintaan, ja osoittaa suuntaa ja menetelmiä henkilökohtaisen toiminnan toteuttamiselle. Lisäksi se helpottaa työllistämispäätöksentekoa ja antaa suuntaa suunnitteluprosesseille sekä auttaa muokkaamaan henkilökohtaisia työuran kehityspolkuja. Ottaen huomioon, että viime vuosina työmarkkinoilla ihmisten resurssien merkitys on jatkuvasti kasvanut, HR-auditointien toteuttaminen on yhä suositumpaa ja yleisempää.

Henkilökohtainen auditointi – sisällysluettelo:

1. Mitä on henkilökohtainen auditointi?
2. Henkilökohtaisen auditoinnin laajuus
3. Henkilökohtaiseen auditointiin liittyvät hyödyt ja riskit
4. Yhteenveto

Mitä on henkilökohtainen auditointi?

Työkalu, jota käytetään ihmisten resurssien diagnosointiin ja arviointiin, on henkilökohtainen auditointi, jota joskus kutsutaan HR-auditoinniksi. Tällainen auditointi voidaan toteuttaa itsenäisesti tai olla osa muita auditointeja, esimerkiksi johtamis- tai organisaatioauditointeja. Henkilöstöauditointia voidaan määritellä tarkoitukselliseksi prosessiksi (toiminnaksi), joka on neuvontaa tai valvontaa, ja joka koostuu ihmisten resurssien ja henkilökohtaisen toiminnan tutkimuksesta ja arvioinnista. Valvonnan pääasiallinen tavoite on selvittää nykytilan ja suunniteltujen ja hyväksyttyjen organisaatiostandardien välinen vastaavuus.

Henkilökohtaisen auditoinnin keskeisiä piirteitä ovat:

• objektiivinen arviointi, jonka tekee auditoija ja parannettu henkilökohtainen toiminta
• käytetyn ratkaisun parantaminen, auditoinnin pääpremissi
• hyväksyttyjen standardien tutkimus ja arviointi, vakiintunut toimintatapa
• yhteistyö auditoijan ja johtajien sekä työntekijöiden, sekä ylemmän että alemman tason välillä
• toteuttaminen oikeiden työkalujen avulla, jotka on suunniteltu tietojen keräämiseen ja niiden analysoimiseen
• objektiivisten todisteiden esittäminen, kvantitatiivisen ja/tai kvalitatiivisen luonteen omaava, joka on todennettavissa
• kaikkien kerättyjen tietojen valmistelu lopullisen raportin muodossa, joka voi muodostaa perustan korjaavien toimenpiteiden suunnittelulle ja toteuttamiselle

Auditointi tulisi toteuttaa eettisesti ja lainmukaisesti. Lisäksi auditoijan tulisi toiminnassaan noudattaa ammattimaisuutta, tarkkuutta, puolueettomuutta ja riippumattomuutta mielipiteiden muodostamisessa.

Henkilökohtaisen auditoinnin laajuus

Auditoijan tarkistettavien keskeisten kysymysten joukossa ovat työntekijöiden kompetenssit ja motivaatio, työtehon ja kustannusten tila, työsuhteiden tila ja rakenne sekä vaihtuvuusaste.

Henkilökohtainen auditointi voidaan toteuttaa yksilön, ryhmän, koko organisaation ja henkilökohtaisen toiminnan tasolla. Useita alueita tarkistetaan hallittavalla tasolla.

Auditointi yksilötasolla. Tutkimuksen kohteena: yksilön työpotentiaali, organisaatiokäyttäytyminen, työssä saavutetut tulokset.

Auditointi ryhmätasolla. Tutkimuksen kohteena: vuorovaikutus työryhmissä ja epävirallisissa ryhmissä, ryhmän työpotentiaali, käyttäytyminen ja työssä saavutetut tulokset, ryhmän koherenssi, ihmissuhteet, johtajuuden rooli ja voima, tiimin elinkaari, ryhmän toimintaan ja saavutettuihin tuloksiin vaikuttavat tekijät.

Auditointi henkilökohtaisessa toiminnassa. Tutkimuksen kohteena: henkilöstöhallinnan strategiat, menetelmät ja tekniikat, prosessien organisointi henkilöstössä, henkilöstöhallinnan tehokkuus, työntekijöiden rekrytointi, arviointi- ja palkitsemisjärjestelmä, ammatillisen kehityksen mahdollisuudet, henkilöstön vaihtuvuus ja hallinnolliset toiminnot.

Riippumatta henkilökohtaisen auditoinnin tyypistä ja laajuudesta, oikean prosessin toteuttamisen edellytys on oikeiden menettelyjen valmistelu ja noudattaminen, jotka ottavat huomioon kaikki normit, standardit ja kyseisen toimialan erityispiirteet. Menettelyn tulisi määrittää henkilökohtaisen auditoinnin tavoite, aihe ja laajuus, sekä tutkimuksen ja arvioinnin standardit ja auditointiin osallistuvien henkilöiden vastuualueet, nykytilan tunnistaminen, tulosten tarkistaminen ja tulkinta, sekä lopullisen raportin valmistelu, joka sisältää arvioinnin ja suositukset.

Henkilökohtaiseen auditointiin liittyvät hyödyt ja riskit

Kuten jo aiemmin mainittiin, HR-auditoinnin ominaisuuksia ovat sen riippumattomuus, puolueettomuus ja kattavuus, jotka mahdollistavat kaikkien organisaation ihmisten resurssien arvioinnin.

Auditoinnin toteuttamiseen liittyvät keskeiset hyödyt ovat:

• todellisen panoksen ja työntekijöiden sitoutumisen määrittäminen organisaation päämäärien toteuttamisessa
• HR-työntekijöiden vastuun ja ammattitaidon lisääminen
• toimintojen harmonisointi henkilöstöhallinnan alalla
• sisäisten sääntöjen mukauttaminen työsuhteiden sääntöihin
• työn kustannusten rationalisointi käytettyjen menettelyjen tehokkuuden lisäämisen avulla
• henkilökohtaisen tietojärjestelmän yleiskatsaus

Hyötyjen lisäksi henkilökohtainen auditointi voi tuoda mukanaan myös uhkia. Se on riski, joka liittyy tutkimuksen erityispiirteisiin, jotka liittyvät henkilökohtaisen toiminnan monitieteisyyteen, sekä objektiivisiin rajoituksiin arvioinnissa ja mittaamisessa, mikä voi johtaa väärään käsitykseen tuloksista. Muita riskitekijöitä ovat kulttuuriin, menettelyihin ja auditointiprosessin toimeksiantajien ja toteuttajien kompetensseihin liittyvät tekijät. Lisäksi auditoinnin objektiivisuus voi olla alttiina johtoryhmän odotuksille, jotka saattavat toivoa saavansa positiivisia tarkastustuloksia. Siksi on niin tärkeää noudattaa sääntöjä ja menettelyjä sekä toteuttaa koko prosessi luotettavasti ja läpinäkyvästi.

Yhteenveto

Henkilökohtaisen auditoinnin konfigurointikyky on mahdollisuus mukauttaa tutkittujen alueiden oikea yhdistelmä kyseisen yrityksen toiminnan ja organisaation erityispiirteisiin. Auditointia tulisi pitää tärkeänä työkaluna, joka helpottaa henkilöstöhallinnan käytäntöjä organisaatiossa sen koosta, rakenteesta ja toimialasta huolimatta. Tulokset voivat muodostaa opastavan merkin, joka osoittaa organisaation henkilökohtaisen toiminnan tehokkaan toteuttamisen ja HR-osaston imagon vahvistamisen verrattuna koko yritykseen.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.