HR-osaston ja tiiminvetäjien vaikutus työntekijöiden pysyvyyteen ja sitoutumiseen

Haasteet työntekijöiden säilyttämisessä

Työntekijöiden vaihtuvuus on prosenttiosuus työntekijöistä, jotka ovat jättäneet organisaation tietyn ajanjakson aikana ja jotka on korvattu uusilla henkilöillä. Se voi olla vapaaehtoista (työntekijä valitsee jättää yrityksen eroamalla tai eläköitymällä) tai pakollista (työntekijä irtisanotaan). Toisessa tapauksessa tällaiset päätökset ovat pääasiassa harkittuja ja ohjattuja organisaation hyväksi.

Työntekijöiden päätös jättää työpaikkansa vapaaehtoisesti voi johtua monista tekijöistä, kuten alhaisesta työtyytyväisyydestä, urakehitysmahdollisuuksien puutteesta tai työ- ja yksityiselämän epätasapainosta. Tällaisessa tilanteessa yrityksen on käsiteltävä työntekijöiden vaihtuvuuden riskejä, kuten:

• tuottavuuden väheneminen – ennen kuin uusi henkilö palkataan, muut tiimin jäsenet ottavat työntekijän aikaisemmat tehtävät hoitaakseen tai työ jää odottamaan.
• tuotteiden/palveluiden heikompi laatu – vähentynyt tiimin tehokkuus ja tuottavuus yhdessä uusien työntekijöiden kokemattomuuden kanssa johtavat suoraan tuotelaadun heikkenemiseen.
• huono moraali – korkea työntekijöiden vaihtuvuus vaikuttaa haitallisesti organisaation ympäristöön ja ilmapiiriin – nykyiset työntekijät kohtaavat ylivoimaisen työkuorman, kun taas uudet työntekijät kamppailevat usein tehtäviensä ja olemassa olevien menettelyjen ymmärtämisessä.
• heikompi brändi – korkea vaihtuvuusaste estää tehokkaasti potentiaalisia ehdokkaita lähettämästä hakemuksia tiettyyn työpaikkaan, joten henkilöstöhallintoyksiköillä voi olla vaikeuksia täyttää avoimia paikkoja.

Työntekijöiden säilyttämisstrategiat

Ottaen huomioon edellä mainitut riskit, työntekijöiden säilyttäminen on ratkaisevan tärkeää. Työntekijöiden säilyttämistä voidaan määritellä yrityksen kyvyksi pitää työntekijät organisaatiossa, josta olemme kirjoittaneet yksityiskohtaisesti artikkelissa: “Työntekijöiden säilyttämiseen vaikuttavat tekijät.” Keskustellaan nyt strategioista, joita voit käyttää työntekijöiden säilyttämiseksi yrityksessäsi:

1. Rekrytointi- ja valintaprosessin parantaminen

Jo rekrytointivaiheessa on syytä tarjota työpaikka ehdokkaille, joiden säilyttäminen yrityksen näkökulmasta on hyödyllistä. Työntekijät, joita ei ole oikein sovitettu, eivät ehkä täytä työnantajan odotuksia. Tämän seurauksena heidät voidaan irtisanoa tai he voivat kohdata vaikeuksia sopeutumisessa työympäristöön, mikä saa heidät lähtemään.

Kuitenkin on vaikeaa tutustua ehdokkaaseen yhdessä haastattelussa. Siksi on syytä järjestää monivaiheinen rekrytointiprosessi, jonka aikana voidaan perusteellisesti tarkistaa hakijan taidot sekä arvioida heidän soveltuvuutensa organisaatiokulttuuriin ja tiimiin (esim. persoonallisuustestien avulla).

2. Kasvumahdollisuuksien tarjoaminen

Kun on työskennellyt samassa yrityksessä pitkään, työntekijä voi saavuttaa pisteen, jossa hän tuntee, että on saavuttanut täyden potentiaalinsa. Ja tämä herättää kysymyksen: “Mitä seuraavaksi?” Tässä hetkessä heillä on kaksi vaihtoehtoa, joko pysyä tutussa roolissa, joka ei enää tuo heille iloa ja tyydytystä, tai etsiä uusia haasteita muualta.

Kuitenkin tällaisen tilanteen ehkäiseminen on mahdollista. Vastauksena työntekijöiden odotuksiin yritys voi tarjota etuja, kuten työpajoja, koulutusohjelmia tai pääsyä kursseille, jotka mahdollistavat heidän ammatillisten taitojensa kehittämisen. On kuitenkin syytä huomata, että kaikki työntekijät eivät välttämättä ole kiinnostuneita oppimisesta. Silti kasvun tarve voidaan täyttää esimerkiksi tarjoamalla ylennyksiä tai muutoksia tehtävissä.

3. Palaute ja avoimen viestinnän kannustaminen

Työntekijät itse ymmärtävät parhaiten syyt työpaikan jättämiseen. Siksi on järkevää kysyä heiltä, miksi he päättivät lähteä irtisanoutumisprosessin aikana ja keskustella usein heidän kanssaan kohtaamistaan ongelmista ja siitä, mitä heidän mielestään voitaisiin tehdä työympäristön parantamiseksi.

Tehokkaan viestinnän varmistamiseksi tiimien sisällä säännölliset yksilölliset tapaamiset ovat välttämättömiä. Ne tarjoavat mahdollisuuden arvioida työntekijän työtä ja sitoutumista sekä keskustella heidän näkemyksistään roolistaan ja vastuistaan. Tämä auttaa sovittamaan tehtävät tehokkaasti heidän taitoihinsa, mikä lisää heidän tuottavuuttaan.

Henkilöstöhallintoyksikön ja tiimin johtajien keskeinen rooli

Henkilöstöhallintoyksiköllä ja tiimin johtajilla on erittäin tärkeä rooli työntekijöiden säilyttämisessä ja heidän sitoutumisensa lisäämisessä työhön. Kuitenkin, kuten olemme aiemmin maininneet, itse rekrytointiprosessilla ja jopa sitä edeltävillä asioilla on myös vaikutusta työntekijöiden säilyttämiseen. Puhumme yhteistyöstä henkilöstöhallintoyksikön ja tiimin johtajan välillä, joka tulisi viestiä tarpeesta palkata uusi työntekijä oikeaan aikaan ja sitten luoda ihanteellinen ehdokasprofiili.

Näiden ohjeiden perusteella rekrytoija laatii työpaikkailmoituksen ja alkaa etsiä parasta ehdokasta. Jatkuvaa viestintää tiimin johtajan kanssa tulisi ylläpitää koko rekrytointiprosessin ajan.

Kun työntekijä on palkattu ja tutustunut tehtäviinsä, on tärkeää seurata heidän työtään. Kuitenkin liiallista valvontaa tulisi välttää, sillä se voi saada heidät tuntemaan olonsa epämukavaksi. Seurannan tarkoitus on yksinkertaisesti varmistaa, että tehtävät eivät vie liikaa heidän aikaansa. Jos he yhtäkkiä alkavat tehdä työtä hitaammin, tiimin johtajan ja/tai henkilöstöhallintoyksikön tulisi yrittää löytää syy. Ongelma voi johtua terveysongelmista sekä tylsyydestä, joka johtuu arkisista tehtävistä tai ylivoimaisesta työkuormasta.

On tärkeää, ettei työntekijää jätetä yksin ongelman kanssa – yhteisymmärrykseen perustuva ratkaisu tulisi kehittää. Joissakin tapauksissa pitkään kestävä tehtävän suorittaminen voi johtua tiettyjen taitojen puutteesta. Vaikka uuden henkilön palkkaaminen on yksi mahdollisuus, kustannustehokkaampi lähestymistapa olisi tarjota työntekijälle kehitysmahdollisuuksia, kuten kursseja, koulutusta tai pääsyä asiaankuuluviin kirjoihin. Tämä mahdollistaa heidän taitojensa kehittämisen ja kohtaamiensa haasteiden ratkaisemisen.

Työntekijöiden sitoutumisen lasku ja ajatukset lähtemisestä voivat johtua avuttomuuden ja ymmärryksen puutteesta. Kuulumisen tunteen edistämiseksi työntekijöiden tulisi olla tietoisia toimintansa tarkoituksesta ja siitä, millainen konkreettinen vaikutus heillä on organisaatioon. Heitä voimaannuttamalla ja antamalla heille kontrollia tehtävistä ja projekteista kannustetaan vastuuntuntoon. On kuitenkin tärkeää, ettei heitä irroteta täysin, sillä he saattavat tarvita mentorointia ja tukea.

Rakentavan palautteen antaminen on myös erittäin tärkeää. Johtajan tulisi puhua paitsi työntekijän epäonnistumisista myös kiittää heitä saavutuksistaan. Yhdessä henkilöstöhallintoyksikön ja johdon kanssa he voivat toteuttaa bonusjärjestelmän lisämotivaatioina.

Kuinka Firmbee voi auttaa sinua työntekijöiden säilyttämisessä? – tapaustutkimus

Kuten näet, työntekijöiden säilyttäminen yrityksessä on melko vaikeaa. Firmbee, kattava työkalu projektien ja tiimien hallintaan, kehitettiin ratkaisuksi tämän haasteen käsittelemiseksi. Kuinka järjestelmän ominaisuuksia voidaan käyttää tehokkaasti käytännössä?

1. Rekrytointi

Suunnittele koko rekrytointiprosessi alkaen työpaikkailmoituksen laatimisesta (voit tallentaa sen myös mallina ja käyttää sitä seuraavassa rekrytoinnissa), ehdokastietokannan luomisesta ja tapaamisten aikatauluttamisesta kalenteriin, aina henkilön palkkaamiseen ja lisäämiseen työntekijäksi.

Automaattisten ehdotusten ansiosta voit vähentää manuaaliseen CV:n seulontaan tarvittavaa aikaa. Määritä vain halutut ehdokasvaatimukset, ja sen perusteella järjestelmä tarjoaa luettelon parhaiten soveltuvista henkilöistä tietokannasta.

2. Projektin ja tiimin hallinta

Rakenna tiimisi tietyistä lahjakkuuksista ja määritä sitten tiimin johtaja. Luo uusi projekti Kanban-tauluille, pilko tehtävät ja jaa ne tietyille tiimin jäsenille. Älä unohda asettaa tavoitteita meneillään olevalle projektille ja liittää tarvittavat asiakirjat.

Kannusta työntekijöitä seuraamaan työaikojaan, mikä antaa sinulle käsityksen heidän työtunneistaan ja siitä, kuinka paljon aikaa he käyttävät kuhunkin tehtävään. Tällä tavoin voit reagoida nopeasti, jos huomaat laiminlyöntiä.

3. Yhteistyö ja palaute

Kannusta työntekijöitä antamalla palautetta tiettyjen tehtävien kommenteissa. Aseta säännöllisiä tapaamisia tiimin ja yksittäisten jäsenten kanssa jaa kalenterin avulla. Helpota sekä offline- että online-keskusteluja Firmbeen integroinnin avulla viestintätyökaluihin, kuten Zoom tai Slack.

Yhteenveto

Sitoutunut työntekijä ei vain pysy pidempään, vaan tuo myös konkreettisia etuja yritykselle. Henkilöstöhallintoyksiköt ja tiimin johtajat kohtaavat haastavan tehtävän, joka vaatii analyyttisiä taitoja, johtopäätösten tekemistä, poikkeamien ja ongelmien tunnistamista sekä nopeaa reagointia. Samalla heidän on varmistettava, etteivät työntekijät menetä luottamustaan heihin eivätkä tunne oloaan ylivoimaiseksi.

Onneksi työkalut, kuten Firmbee, mahdollistavat käyttäjien hallita tiimejä ja projekteja ei-invasiivisella tavalla ja automatisoida tiettyjä tehtäviä, kuten rekrytointiprosessia. Säästetty aika voidaan käyttää keskusteluihin työntekijöiden kanssa ja heidän tarpeidensa käsittelyyn.

Nyt tiedät, kuinka henkilöstöhallintoyksiköt ja tiimin johtajat vaikuttavat työntekijöiden säilyttämiseen ja sitoutumiseen. Lue myös: Empaattinen johtajuus työpaikalla.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.