Tehokkaiden liiketapaamisten strategiat

Mikä voi auttaa ratkaisemaan tämän ongelman? Ensinnäkin, analysoi huolellisesti, voitaisiinko aihetta käsitellä eri tavalla, sähköpostitse tai kirjallisena muistiinpanona. Toiseksi, etsi keinoja varmistaa, että kasvokkain tai verkossa tapahtuvan tapaamisen aikana aika käytetään mahdollisimman tehokkaasti. Tässä ovat parhaat strategiat tehokkaille liiketapaamisille.

Tehokkaat liiketapaamiset – ovatko ne tarpeellisia?

Tähän kysymykseen on epäilemättä vastattava myöntävästi – vaikka nykyisessä kehitysvaiheessa yritykset toimivat hyvin erilaisten pikaviestintämuotojen avulla. Miksi? Koska mikään sähköpostinvaihto (jotka ovat yleensä harkittuja, lyhennettyjä, tunteettomia jne.) ei tuota sellaisia tuloksia kuin keskustelu – aivoriihi, jossa eri taustoista tulevien ihmisten näkemykset, ajatukset ja ideat kohtaavat.

Liiketapaamiset ovat erityisen välttämättömiä, kun haluamme tehdä tärkeän päätöksen tiimille tai yritykselle, ratkaista vakavan ongelman, keskustella strategiasta, joka vaikuttaa yrityksen pitkän aikavälin toimintaan, tai kehittää uusia ideoita (esim. brändimarkkinointikampanjoita varten). Mikään yritys, riippumatta siitä, missä toimialalla se toimii, ei voi siis luopua kasvokkain tai verkossa käytävistä keskusteluista pienissä tai suurissa ryhmissä.

Tehokas liiketapaaminen – miksi sen järjestäminen on niin vaikeaa?

On useita erilaisia syitä, miksi liiketapaamiset kestävät liian kauan, eivät tuota odotettuja tuloksia ja saavat osallistujat tuntemaan, että heidän aikansa on mennyt hukkaan. Aloittaen perinteisestä myöhästymisestä, suunnitelman puutteesta (“hyppiminen” aiheesta toiseen) ja tavoitteesta (tulos, jonka haluamme saavuttaa, mikä johtaa tarpeettomiin pohdintoihin) sekä järjestäjän riittämättömästä keskustelun ohjauksesta.

Nämä suosituimmat syyt johtavat siihen, että on tarpeen järjestää uusi mahdollisuus keskustella samasta aiheesta, koska ensimmäinen kerta osoittautui riittämättömän tehokkaaksi, mikä vaikuttaa jokaisen osallistujan työhön (muiden tehtävien suoritusnopeus).

Tehokkaat liiketapaamiset – strategiat, joita kannattaa toteuttaa

Joten mitä voit tehdä varmistaaksesi, että kukaan osallistuja ei sano “Tätä asiaa olisi voitu käsitellä sähköpostitse”? Tässä ovat viisi tärkeintä asiaa, joista sinun tulisi huolehtia, jos olet sitoutunut pitämään vain tehokkaita liiketapaamisia.

1. Määrittele tavoite

Ennen keskustelun järjestämistä on tarpeen määritellä sen tarkoitus selkeästi, sillä ilman tätä elementtiä keskustelu voi osoittautua kaoottiseksi ja siten – tuottamattomaksi. Tavoitteen määrittäminen antaa kaikille osallistujille mahdollisuuden keskittyä relevantteihin kysymyksiin ja ohjata keskustelua oikeaan suuntaan. Näin ollen alussa on hyvä ilmoittaa, onko tavoitteena tehdä tietty päätös, ratkaista ongelma vai ehkä kehittää uusia ideoita.

2. Valmistele esityslista

Esityslista on tärkein – heti tavoitteen jälkeen – elementti tehokkaissa liiketapaamisissa. Selkeä, vaiheittainen suunnitelma, jota osallistujat noudattavat, yhdessä niiden vastuuhenkilöiden kanssa, jotka puhuvat käsiteltävästä asiasta, johtaa odotettuihin tuloksiin (koska jokainen osallistuja tietää, mitä odottaa). Muista lähettää esityslista osallistujille muutama päivä etukäteen, jotta kaikilla on aikaa tutustua siihen ja valmistautua asian käsittelyyn.

3. Seuraa aikaa

Yksittäisten kohtien aikarajan ylittäminen (tai jopa selkeän aikarakenteen puute, eli tietty määrä aikaa, joka voidaan käyttää tiettyyn kohtaan) voi johtaa pitkitettyyn keskusteluun, mikä aiheuttaa keskittymisen ja kiinnostuksen menettämistä osallistujien keskuudessa. Tehoton ajanhallinta lisää väsymystä, mikä vähentää merkittävästi tehokkuutta ja sitoutumista, minkä vuoksi on niin tärkeää pysyä aikataulussa kaikissa tilanteissa.

4. Rajoita käsiteltävien asioiden määrää

Muista myös, että liian monen aiheen käsitteleminen yhdessä tapaamisessa voi johtaa kiireiseen, pinnalliseen keskusteluun ja kyvyttömyyteen syventyä jokaiseen asiaan. On parempi keskittyä muutamaan tärkeimpään kohtaan ja antaa niille riittävästi huomiota, mutta käsitellä vähemmän tärkeitä aiheita sähköpostitse.

5. Varmista aktiivinen osallistuminen

Varmistaaksesi täysin tehokkaan liiketapaamisen, kannusta osallistujia osallistumaan aktiivisesti keskusteluun. Kysy kysymyksiä, kuuntele heidän mielipiteitään ja kannusta heitä jakamaan ideoita, samalla varmistaen, että he pysyvät keskittyneinä käsiteltäviin asioihin. Turhien häiriöiden (kuten puheluiden vastaanottamisen keskustelun aikana) poistaminen auttaa erityisesti tässä asiassa.

Tehokkaat liiketapaamiset – yhteenveto

Yksikään työntekijä tai kumppani ei pidä siitä, että hän on käyttänyt työaikaansa osallistumalla tapaamiseen, jossa ei saavutettu mitään tärkeitä asioita. Silloin katkeruus alkaa, koska olisi voinut keskittyä muihin tehtäviin tuona aikana.

Tämän vuoksi jokaisen keskustelun järjestäjän – olipa kyseessä sisäinen keskustelu työntekijöiden kanssa tai ulkoisten kumppaneiden kanssa – tulisi valmistautua niihin asianmukaisesti, käyttäen esimerkiksi yllä kuvattuja strategioita, erityisesti tavoitteen määrittelyssä ja yksityiskohtaisen esityslistan laatimisessa. Kaikkien näiden vinkkien yhdistelmä varmistaa, että kaikki tuntevat osallistuvansa tehokkaaseen liiketapaamiseen.

Lue myös: Menetelmät verkkokaupan myynnin ennustamiseen

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.