Esilähtö – määritelmä, perusteet ja 4 parasta käytäntöä

Esivalmistelu – mitä se sisältää?

Esivalmistelu on prosessi, jossa valmistellaan työntekijää aloittamaan työskentely yrityksessä. Se alkaa yleensä sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, ja sen tarkoituksena on vähentää työntekijän stressiä ennen uuteen paikkaan saapumista ja lisätä mahdollisuuksia onnistuneeseen ja pitkäaikaiseen yhteistyöhön. Sekä HR-henkilöstö että rekrytointipäälliköt, eli uuden henkilön tulevat esimiehet, voivat olla vastuussa sen toteuttamisesta. Riippuen tietystä yrityksestä, esivalmistelu voi sisältää muitakin elementtejä, mutta yleisimmin mainittuja ovat:

• Yhteydenpidon ylläpitäminen varmistaakseen, että muodolliset prosessit sujuvat hyvin.
• Erityisten vastuutehtävien esittely ennen työn aloittamista (ja niiden käsittely).
• Työsääntöjen ja muiden asiakirjojen lähettäminen, jotka auttavat tutustumaan yritykseen mahdollisimman hyvin.
• Keskustelu yrityskulttuurista.

Esivalmistelu vs. perehdytys – mikä on ero?

Monista saattaa tuntua, että esivalmistelu ja perehdytys tarkoittavat samoja prosesseja, mutta niiden välillä on merkittävä ero, erityisesti siinä, mitä työntekijä odottaa kummaltakin ajanjaksolta. Ensinnäkin, esivalmistelu viittaa työn aloittamisen odotukseen, kun taas perehdytys kattaa kaiken, mitä tapahtuu ensimmäisestä työpäivästä perehdytysjakson loppuun (joka yrityksestä riippuen voi kestää joko muutaman päivän tai viikon). Näin ollen ensimmäinen prosessi keskittyy juuri hankitun työntekijän hoitamiseen (varmistamalla, että hän tuntee olonsa mukavaksi), kun taas jälkimmäinen keskittyy varmistamaan, että uudet työntekijät keräävät nopeasti ja tehokkaasti tietoa työtehtävistään, proseduureistaan ja yrityspolitiikastaan.

Esivalmistelutoimet – parhaat käytännöt

Joten mitä sinun pitäisi tehdä huolehtiaksesi parhaalla mahdollisella tavalla työntekijästäsi ennen kuin hän saapuu yritykseesi? Alla luettelemme joitakin käytäntöjä, jotka ovat toteuttamisen arvoisia missä tahansa yrityksessä, riippumatta toimialasta tai tiimin koosta.

1. Kutsu toimistolle sopimuksen allekirjoittamista varten

Kun mahdollista, on syytä kannustaa työntekijää tulemaan toimistolle ennen virallista “ensimmäistä työpäivää” ja keskustelemaan kasvotusten HR-henkilöiden kanssa tai tutustumaan muihin työntekijöihin. Tällaisen vierailun syynä voisi olla esimerkiksi sopimuksen allekirjoittamisen tai muiden tarvittavien asiakirjojen täyttäminen. Tämä on tilaisuus tavata rennommassa ympäristössä kuin rekrytointikeskustelussa tai puhelinyhteydessä.

2. Pidä jatkuvaa yhteyttä

On hyvin yleistä, että useita viikkoja tai jopa kuukausia (riippuen sovellettavasta irtisanomisajasta) kuluu tarjouksen hyväksymisestä uuden henkilön saapumiseen työhön. Jatkuva yhteydenpito uuden työntekijän kanssa tänä aikana on paras tapa tuoda positiivista kokemusta jo ennen ensimmäistä päivää yrityksessä ja ylläpitää innostuksen tasoa, joka syntyi työpaikkatarjouksen vastaanottamisen yhteydessä. Voit pitää yhteyttä sekä sähköpostitse että puhelimitse ja kysyä sekä muodollisista asioista (esim. asiakirjat) että esimerkiksi heidän hyvinvoinnistaan, kehityssuunnitelmistaan tai asenteestaan uuteen vaiheeseen ammatillisessa elämässään.

3. Lähetä sähköposti ennen ensimmäistä työpäivää

Muutama päivä ennen ensimmäistä työpäivää on syytä lähettää sähköposti työntekijälle, jossa vahvistetaan saapumisen aika ja paikka sekä hahmotellaan muita mahdollisesti tärkeitä asioita (esim. voimassa oleva pukeutumiskoodi, mahdollisuus tilata ateria, pysäköintivaihtoehdot toimistolla, tiedot siitä, miten päästä paikalle autolla tai julkisilla kulkuvälineillä, asiakirjat, jotka hänen tulisi ottaa mukaansa jne.). Tällainen toiminta otetaan varmasti hyvin vastaan – se antaa työntekijöille varmuuden siitä, että he ovat hyvin valmistautuneita ensimmäiseen päivään. Muista kuitenkin, ettei tätä tyyppistä sähköpostia tule lähettää viime hetkellä (esim. edellisenä päivänä), sillä silloin altistat heidät suuremmalle stressille ja epävarmuudelle.

4. Pidä esityöpalaveri

Oletko allekirjoittanut sopimuksen työntekijän kanssa ja järjestänyt odotusaikana tiimiyhteistyömatkan koko yritykselle? Tai tiesitkö, että heidän tulevalla tiimillään oli suunniteltu kokous yrityksessäsi? Anna uusille tulokkaille mahdollisuus osallistua tämän tyyppisiin aktiviteetteihin! Tällä tavoin varmistat, että he voivat tutustua tuleviin kollegoihinsa aikaisemmin, vähemmän muodollisissa olosuhteissa, mikä vaikuttaa epäilemättä positiivisesti heidän kuulumiseensa yritykseen sekä luo hyviä suhteita uuteen tiimiin.

Esivalmistelu – yhteenveto

Vaikka ei ole epäilystäkään siitä, että perehdytys on äärimmäisen tärkeä prosessi sekä uuden työntekijän että HR-osaston näkökulmasta, esihenkilöjakson merkitystä ei myöskään pidä aliarvioida. Ensimmäinen päivä tai viikko uudessa paikassa on monille suuri stressi, mikä johtuu pääasiassa pelosta, ettei pääse tiimiin tai pelosta, että tehtävät osoittautuvat liian vaikeiksi. Voit minimoida nämä negatiiviset tunteet huolehtimalla asianmukaisesti toteutetusta esivalmistelusta, kuten yllä mainituista käytännöistä. Varmista niiden toteuttaminen yrityksessäsi, ja pian huomaat positiivisia vaikutuksia – erityisesti mielenterveyden alueella.

Lue myös:: Uuden työntekijän tervetulopaketti. 7 asiaa, jotka sinun on sisällytettävä

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.