Tehokas sopimushallinta. 3 välttämätöntä elementtiä organisaatiollesi

Mitä on sopimushallinta?

Sopimushallinta on prosessi, jossa suunnitellaan, neuvotellaan, allekirjoitetaan, toteutetaan ja seurataan erilaisia sopimuksia, joiden tehtävänä on rakentaa suhteita asiakkaisiin, toimittajiin, työntekijöihin tai liikekumppaneihin. Tämän prosessin tarkoitus, joka voidaan toteuttaa joko yhden työntekijän tai koko osaston toimesta organisaation koosta riippuen, on varmistaa, että kaikki sopimukset toteutetaan tehokkaasti ja niiden ehtojen mukaisesti. Se alkaa organisaation tarpeiden tunnistamisesta, toimittajien valinnasta ja sopimusehtojen määrittelystä, ja päättyy sopimuksen edistymisen arvioimiseen ja tarvittaessa toimenpiteiden toteuttamiseen mahdollisten ongelmien ratkaisemiseksi.

Sopimushallinnan hyödyt

Sopimushallinta auttaa organisaatiota saavuttamaan liiketoimintatavoitteensa. Tämä ei kuitenkaan ole ainoa etu, joka liittyy huolellisesti kehitettyyn sopimushallintastrategiaan. Prosessi auttaa myös:

• Vähentämään riskiä – luottamuksellisuus- tai tietosuojaklausulojen lisääminen voi merkittävästi vähentää liiketoimintojen riskiä,
• Optimoimaan kustannuksia – organisaatiot voivat merkittävästi alentaa palveluiden ja tarvikkeiden kustannuksia analysoimalla ja neuvottelemalla huolellisesti allekirjoitettujen sopimusten ehtoja,
• Parantamaan toimintatehokkuutta – yritykset voivat huomattavasti parantaa tuottavuuttaan seuraamalla ja arvioimalla toimittajien ja liikekumppaneiden suorituskykyä allekirjoitettujen sopimusten ehtojen perusteella,
• Rakentamaan vahvoja suhteita sidosryhmiin – määräaikojen noudattaminen ja sopimusehtojen täyttäminen vaikuttaa positiivisesti suhteisiin työntekijöiden, kumppaneiden tai toimittajien kanssa,
• Suojelemaan yrityksen etuja – sopimusten laatiminen voimassa olevien lakien ja säädösten mukaisesti suojaa yrityksiä mahdollisilta oikeudellisilta seurauksilta.

Sopimushallinnan keskeiset elementit

Se voi tuoda organisaatioille useita pitkäaikaisia etuja. Mutta se ei tapahdu ilman tehokasta sopimushallintastrategiaa. Tässä ovat kolme keskeistä elementtiä onnistuneessa sopimushallintaprosessissa:

1. Selkeiden sääntöjen ja menettelyjen määrittäminen

Sekä pienten että suurten yritysten tulisi laatia sopimuspoliittinen asiakirja, joka määrittelee tavoitteet, vastuut ja menettelyt sopimusten suunnittelulle, neuvottelulle, allekirjoittamiselle ja toteuttamiselle. Tällaisen asiakirjan tulisi olla selkeä ja läpinäkyvä, eli kaikkien osapuolten ymmärrettävissä. Sen tulisi myös olla ajan tasalla, esimerkiksi kun prosessin toteuttamisessa ilmenee ongelmia tai kun alalla syntyy uusia käytäntöjä.

2. Sopimushallintajärjestelmän toteuttaminen

Tehokas sopimushallinta edellyttää, että organisaatiolla on keskusrekisteri tai -järjestelmä, johon kaikki sopimukset tallennetaan, mieluiten tyypin, eräpäivän, arvon ja muiden relevanttien kriteerien mukaan luokiteltuna. Tällainen keskittäminen ja luokittelu helpottaa merkittävästi organisaation sisäisiä prosesseja.

Tässä tapauksessa Firmbee:n tarjoama CRM-työkalu on hyödyllinen, sillä se mahdollistaa asiakas- ja urakoitsijatietojen tallentamisen ja järjestämisen yhteen helposti saavutettavaan paikkaan. Järjestelmä myös mahdollistaa sopimusten tilan seuraamisen ja tagien luomisen. Lisäksi Firmbee sisältää ilmaisen laskutusohjelman kaikille valuutoille, verokannoille tai alennuksille. Kokeile Firmbee:tä ilmaiseksi!

3. Ehtojen ja määräaikojen seuraaminen

Organisaatioiden tulisi jatkuvasti seurata allekirjoitettujen pitkäaikaisten sopimusten ehtoja ja etsiä mahdollisuuksia varmistaa suotuisammat ehdot. Uudelleenneuvottelut voivat auttaa mukauttamaan sopimuksia kehittyviin tarpeisiin (esim. talouden muuttuessa). Lisäksi se mahdollistaa yritysten pitää tarkkaa silmällä sopimusten eräpäiviä, jotta ne voivat suunnitella ja toimia sen mukaisesti, kun nämä päivät lähestyvät.

Yhteenveto

Tehokas sopimushallinta on kriittistä yritysten toiminnalle kaikilla aloilla. Toisaalta se on osa liiketoiminnan päivittäistä toimintaa, ja toisaalta se on olennaista asetettujen liiketoimintatavoitteiden saavuttamiselle (vaikka ei suoraan). Dynaamisessa liiketoimintaympäristössä organisaatiot, jotka ovat perustaneet tehokkaan sopimushallintaprosessin, pystyvät reagoimaan markkinamuutoksiin nopeasti, minimoimaan olemassa olevat riskit ja saavuttamaan suuremman toimintatehokkuuden. Tämän seurauksena tämä prosessi on voimakas työkalu kilpailuedun rakentamisessa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.