Kuinka luoda projektin peruskirja? | #39 Aloittaminen projektinhallinnassa

Projektin peruskirjat ovat projektinhallinnan leipää ja voita. Ne tarjoavat selkeän ja ytimekkään yleiskatsauksen projektin tavoitteista ja päämääristä. Peruskirja on tärkeä asiakirja kaikille sidosryhmille, mukaan lukien projektipäällikkö, projektitiimin jäsenet sekä organisaation johto. Se muodostaa koko projektin virallisen perustan, sillä se antaa projektipäällikölle valtuudet aloittaa ja jatkaa projektia sekä määrittelee tavoitteet, laajuuden ja odotetut tulokset.

Projektin peruskirja – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Mitä projektipäällikön tulisi sisällyttää projektin peruskirjaan
3. Perustelut projektin aloittamiselle
4. Projektin tavoite
5. Projektin laajuus
6. Toimitukset
7. Projektin aikarajakehys
8. Projektin budjetti ja resurssien jakaminen
9. Projektin riskit
10. Miten projektin peruskirja eroaa liiketoimintatapauksesta?
11. Yhteenveto

Johdanto

PMBOKin mukaan projektin peruskirja on yksi tärkeimmistä asiakirjoista, jotka kuvaavat projektistrategiaa. Se määritellään seuraavasti:

“Asiakirja, jonka projektin aloittaja tai sponsori antaa, joka virallisesti valtuuttaa projektin olemassaolon ja antaa projektipäällikölle valtuudet käyttää organisaation resursseja projektitoimintaan.”

Projektin peruskirja laaditaan yleensä alussa ja pysyy muuttumattomana. Vaikka tehtävien toteuttamisen aikana pieniä tarkennuksia sallitaan. Kuitenkin, mitä asiakirjan sisällön tulisi sisältää ja miten se valmistellaan?

Mitä projektipäällikön tulisi sisällyttää projektin peruskirjaan?

Projektin peruskirjan laajuus riippuu toteutettavan projektin koosta ja tyypistä. Sen tulisi kuitenkin sisältää seuraavat elementit:

• perustelut projektin aloittamiselle,
• projektin tavoitteet,
• projektin laajuus,
• tulokset,
• projektin aikataulu,
• projektin budjetti,
• suunnitteluriskit.

Projektin peruskirjan tulisi myös sisältää yhteystiedot projektipäällikölle ja keskeisille sidosryhmille.

Perustelut projektin aloittamiselle

Kun laaditaan lyhyttä perustelua projektin aloittamiselle, on suositeltavaa käyttää etukäteen valmisteltua liiketoimintatapausta. Sen tulisi olla kirjoitettu yksinkertaisella kielellä, jotta se on ymmärrettävää henkilölle, joka käsittelee projektia ensimmäistä kertaa. Yleensä yksi tai kaksi selittävää kappaletta riittää:

• Mikä on projektin liiketoimintatausta?
• Mitä ongelmaa projekti ratkaisee tai mitä mahdollisuutta se mahdollistaa hyödyntämään? ja
• Mitkä ovat projektin odotetut tulokset?

Projektin tavoite

Ei ole järkevää sisällyttää kaikkia tavoitteita projektin peruskirjaan. On parempi keskittyä päämäärään ja niihin, jotka ovat suoraan sen alapuolella hierarkiassa. Lopulta liiketoimintatapauksessa projektin tavoitteen kuvaus tulisi antaa vastaus kysymykseen “Mitä aiomme tehdä?”, joka on voimassa koko projektin ajan. Päämäärät ja tavoitteet asettavat suunnan, johon projektin toiminnot suuntautuvat. Niiden tulisi olla selkeitä ja mitattavissa sekä linjassa organisaation yleisten tavoitteiden kanssa.

Projektin laajuus

Projektin laajuus, joka sisältyy peruskirjaan, määrittelee projektin rajat, mukaan lukien mitä projekti kattaa ja mitä se ei kata. Sen on sisällettävä selkeä kuvaus projektin tuloksista sekä mahdolliset rajoitukset tai oletukset, jotka vaikuttavat siihen. On siis syytä pohtia kysymyksiin “Mitä tehtäviä toteutetaan?” ja “Mitä tehtäviä ei toteuteta?”. Tämä on erityisen tärkeää projekteissa, joissa on useita sidosryhmiä, joiden sanattomat odotukset projektin tuloksista voivat paljastua tällä tavoin.

Toimitukset

Projektin peruskirjan tulisi sisältää luettelo kaikista projektin toimituksista, mukaan lukien lyhyt kuvaus kustakin ja erityiset tavoitteet, joita kohti ne työskentelevät. Siinä tulisi myös olla aikaraja jokaiselle kohteelle, mieluiten viittauksella virstanpylvääseen, sekä henkilö tai tiimi, joka on vastuussa niiden toimittamisesta.

Projektin aikarajakehys

Projektin peruskirjan tulisi myös sisältää yleinen projektiaikataulu, joka on syytä visualisoida aikajanalla. Siihen projektipäällikön tulisi merkitä projektin aloitus- ja päättymispäivät, virstanpylväät tai suunnitellut päivämäärät tulosten toimittamiselle.

Projektin budjetti ja resurssien jakaminen

Projektin peruskirjan tulisi myös sisältää yleinen projektibudjetti, joka esitetään useimmiten taulukkomuodossa. Tämä helpottaa seuraavien osoittamista:

• Pääkustannusluokat – arvio työvoimasta, materiaaleista ja laitteista,
• Suunniteltu muutosten alue – ottaen huomioon hintavaihtelut tai ennakoimattomat kulut,
• Varat ja budjettirajoitukset.

Tässä asiakirjan osassa tulisi myös yksityiskohtaisesti kuvata resurssien jakaminen, mukaan lukien henkilöstö, laitteet ja tilat.

Projektin riskit

Projektin peruskirjan riskiosiossa tulisi hahmotella mahdolliset riskit ja miten niihin reagoidaan. Tämä sisältää mahdollisten riskien tunnistamisen, kuten:

• viivästykset,
• kustannusylitykset tai
• laajuuden muutokset.

Niiden listaaminen auttaa sidosryhmiä varmistamaan, että projektipäällikkö, projektitiimi ja organisaatio ovat valmiita mahdollisiin ongelmiin ja heillä on suunnitelma niiden lieventämiseksi tai välttämiseksi.

Liiketoimintatapaus vs projektin peruskirja

Projektin peruskirjan ja liiketoimintatapauksen välinen ero on ensisijaisesti siinä, mihin tarkoitukseen ne on valmisteltu. Projektin peruskirja on asiakirja, joka käynnistää projektin, kun taas liiketoimintatapaus perustelee, miksi projekti tulisi aloittaa. Peruskirja määrittelee, mitä projektissa tehdään, kun taas liiketoimintatapaus vastaa kysymykseen “Mihin tarkoitukseen?”. Molemmat asiakirjat ovat erittäin tärkeitä projektin asianmukaiselle hallinnalle ja auttavat tekemään siitä onnistuneen.

Yhteenveto

Projektin peruskirja on olennainen asiakirja, joka toimii perustana projektin toteuttamiselle ja valtuuttaa sen aloittamisen. Se hahmottaa projektin tavoitteet, päämäärät, laajuuden, budjetin, resurssien jakamisen ja aikataulun. Se myös tunnistaa mahdolliset riskit ja oletukset, mikä lisää mahdollisuuksia, että projekti etenee suunnitelmien mukaan.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.