Mitä on tiedon siirto ja miksi se on tärkeää?

Mitä on tiedon siirto? Jokainen uusi organisaatioon liittyvä henkilö sekä yrityksessä jo pitkään työskennelleet yksilöt tuovat mukanaan ainutlaatuisia ominaisuuksia työympäristöön. Pitkäaikaisella työntekijällä voi olla laaja, konkreettinen tietämys ja työkokemus. Nuoremmat työntekijät esittelevät erilaisia kokemuksia, jotka ovat peräisin sosiaalisista aktiviteeteista ja opiskelijajärjestöjen työstä. Mikä tahansa työntekijä voi saada palan uutta tietoa toiselta henkilöltä osana tiedon siirtoa. Miten toteuttaa tiedon siirtoa organisaatiossasi ja miksi se on tärkeää?

Mitä on tiedon siirto – sisällysluettelo:

1. Tiedon siirto organisaatiossa
2. Miten siirtää tietoa?
3. Tiedon siirto on kehitystä
4. Jatkuva tiedon siirto
5. Yhteenveto

Tiedon siirto yrityksissä

Tiedon siirto ei ole muuta kuin tiedon jakamista. Jokaisella on tietoa, joka on hankittu koulutuksen (koulu, yliopisto, koulutus) tai työkokemuksen aikana. Tiedon siirto on välttämätön osa perehdytysprosessia. Uusien työntekijöiden on oltava tietoisia kaikista perusmenettelyistä, jotka ovat tarpeen työn suorittamiseksi. Organisaatio tarvitsee tiedon siirtoa kaikissa työsuhteen vaiheissa.

Kaksi tietotyyppejä voidaan siirtää tiedon siirtoprosessin aikana organisaatiossa: know-what – sisältää määritelmiä, käsitteitä, faktoja, kuvastoja, ammattisanastoa, ja know-how – jota joskus kutsutaan yrityksen salaiseksi tiedoksi, termi viittaa tietoon ja käytännön taitoihin, jotka ovat tarpeen tiettyjen toimintojen suorittamiseksi (tekniset ja ei-tekniset, kaupalliset, markkinointi-, taloustiedot), jotka ovat salaisia ulkopuolisille tahoille, tunnistettuja ja ratkaisevia tehtävän toteuttamiseksi (tarvitaan erottamaan eri yritysten tuotteet). Niihin sisältyvät kontaktitietokannat, strategiat ja asiakaspalvelustandardit, joita käytetään päivittäisissä työmenetelmissä.

Molemmat tietotyypit, jotka ovat läsnä organisaatiossa, ovat tärkeitä, mutta ei ole epäilystäkään siitä, että know-how on tärkeämpää tehokkuuden ja toivottujen liiketoimintavaikutusten kannalta. Toisaalta työntekijöillä ei ole perustaa ilman know-whatia, joten työnantajan on siirrettävä kaikkia tietotyyppejä työntekijöilleen.

Miten siirtää tietoa?

Työpaikoilla ja organisaatioissa yhä useammin korostuu monimutkaisten tiedonhallintaprosessien toteuttaminen, mikä vaatii siirtomenetelmien luomista. Tavoitteen toteuttamiseen on kaksi perusmenetelmää.

Tieto voidaan siirtää suoraan henkilöltä henkilölle (implisiittinen tai hiljainen tieto) minkä tahansa kontaktimuodon kautta: kasvokkain, puhelimitse, sähköpostitse tai videokeskustelussa. Tämän tyyppistä tietoa voidaan käyttää helposti pienemmissä organisaatioissa, joissa yksilöt tapaavat toimistossa, toisin kuin suurissa yrityksissä, joilla on lukuisia toimipisteitä kotimaassa ja ulkomailla, erityisesti viime aikoina etätyön suosion kasvaessa.

Toinen tietotyyppi, explisiittinen tieto, edustaa tietoa ja kokemuksia, jotka on saatu joltakulta ja koodattu tiettyyn muotoon, kuten oppaaksi, hyvien käytäntöjen luetteloiksi, koulutusmateriaaleiksi, ohjeiksi, usein kysytyiksi kysymyksiksi ja moniksi muiksi. Tämän tyyppinen tiedon siirto vaatii tiedon rekisteröimistä helposti ymmärrettävään muotoon ja jakamista helposti saavutettavassa paikassa.

Tiedon siirto on kehitystä

Tiedon siirron päämäärä organisaatiossa on vähentää kuilua teoreettisen tiedon ja käytännön tiedon välillä yksittäisellä työntekijällä. Työntekijät tulevat itsevarmemmiksi ja kykenevämmiksi tehtäviensä suorittamisessa. He tarvitsevat vähemmän valvontaa johtohenkilöstöltä ja kasvattavat vastuullisuuttaan. Lisäksi tiedon siirtoon perustuva organisaatiokulttuuri stimuloi innovaatioita (laajentamalla tietoa ja taitoja tietyillä yksilöillä), mikä vaikuttaa uusien ratkaisujen luomiseen asiakkaille ja yrityksen kehitykseen.

On syytä korostaa, että yhä useammat työntekijät odottavat, että yritys tarjoaa heille laajat kehitysmahdollisuudet ja tukee heitä uusien taitojen oppimisessa, mikä voi ilmetä tiedon siirtona organisaatiossa sekä ulkoisina koulutuksina ja kursseina. Oikein suunniteltu tiedon siirtoprosessi voi olla houkutteleva tekijä, joka erottaa brändin työmarkkinoilla ja herättää kiinnostusta yritystä kohtaan potentiaalisten työntekijöiden keskuudessa.

Jatkuva tiedon siirto

Jokaisessa työpaikassa, tiimissä tai organisaatiossa voi olla esteitä, jotka haittaavat tiedon siirtoa. Syynä voi olla henkilökohtaiset syyt (itseluottamuksen puute, viestintätaitojen puute) sekä yrityksen organisaatiokulttuuri (ymmärryksen puute siitä, miksi tietoa tulisi siirtää). Nämä esteet voidaan helposti voittaa läpinäkyvän, selkeän viestinnän (tietoisuus on ensimmäinen askel kohti menestystä) ja yrityksen tietopohjan, jatkuvan koulutuksen, mentorointiohjelmien ja tietojen jakamisesta annettavien bonusten avulla.

Vakaata tiedon siirtoa voidaan helpottaa erilaisilla IT-järjestelmillä, joissa on oikeat toiminnot. Esimerkki tällaisesta järjestelmästä on Firmbee, projektinhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa keskitetyn pilvitietokannan luomisen, johon voidaan sisällyttää kaikenlaisia tietoja projektista: budjetit, kontaktitietokanta, asiakirjat ja yhteystiedot. Tällainen tietovarasto on helpoin tapa tarjota pääsy tietoon jokaiselle työntekijälle ja organisaation jäsenelle.

Yhteenveto

Tiedon siirto organisaatiossasi on keskeinen kehitysaspekti. On syytä huolehtia tiedon siirrosta organisaatiossa. Tämä voi nopeuttaa yrityksen kehitystä ja olla vastaus kasvaviin työntekijöiden tarpeisiin. Voit käyttää erilaisia menetelmiä ja työkaluja tätä tarkoitusta varten. Mieti, mitkä niistä ovat parhaat mahdollisuudet olla hyödyllisiä yrityksessäsi. Lisää nämä menetelmät ja työkalut päivittäiseen käytäntöön ja seuraa tiedon siirron positiivista tulosta.

Lue myös: Milloin sinun pitäisi lähettää lasku?

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.