Virtuaaliset tiimihenkistämis- ja yritystapahtumat. Kuinka ne suunnitellaan ja toteutetaan?

Lockdown-aikakausi kuitenkin osoitti meille, että erilaisia tapahtumia – kuten tiimihenkinen tilaisuus, konferenssi tai koulutus – voidaan järjestää myös verkossa. Monella tapaa tällaisen tapahtuman suunnittelu on samanlaista kuin paikan päällä tapahtuvan, mutta se vaatii muutamien lisätekijöiden huomioon ottamista. Alla kuvaamme 4 päävaihetta, jotka on ehdottomasti otettava huomioon, jotta tiimihenkiset tapahtumat voidaan toteuttaa tässä muodossa.

Tavoitteen, kohderyhmän ja budjetin määrittäminen tiimihenkisille tapahtumille

Työntekijöiden välisen suhteen rakentaminen, yrityksen menestyksen juhlistaminen, uusien liiketoimintakontaktien luominen? Ennen kuin aloitat minkäänlaisia toimia organisaatiossa, on ehdottomasti määritettävä, mikä tavoite asetetaan, mikä ennen kaikkea vaikuttaa siihen, kuka osallistuu (ikä, kiinnostuksen kohteet, tehtävät). Erilainen lähestymistapa on tarpeen, kun suunnitellaan tapahtumaa työntekijöille (useimmiten tiimihenkisenä tilaisuutena), ja erilainen, kun haluamme tavata asiakkaita, yhteistyökumppaneita tai liikekumppaneita.

Seuraavaksi on myös hyvä miettiä, millä budjetilla toimitaan. Vaikka yritystapahtumat verkossa eivät ole niin kalliita kuin perinteiset, ne voivat silti vaatia tiettyjä kuluja (esim. alustan, palkintojen osallistujille, vieraiden palkkio – riippuen suunnitelluista aktiviteeteista).

Kokeile Firmbee:tä ilmaiseksi!

Sopivan työkalun valinta

Kun yllä olevat asiat on määritelty, voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen, joka on sopivan alustan valitseminen tiimihenkisen tapahtuman tai muun tapahtuman järjestämiseen. Tämä vaatii analysoimista siitä, mitkä vaihtoehdot ovat saatavilla (kuten Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting tai omistetut alustat virtuaalitapahtumien järjestämiseen, kuten Hopin tai Remo). Sen jälkeen on tehtävä päätös siitä, käytetäänkö työkalua, joka toimii päivittäin työntekijöiden viestintävälineenä, vai valitaanko uusi ratkaisu.

On hyvä valita ratkaisu, joka tarjoaa korkean kuvan ja äänen laadun, ja mahdollistaa vuorovaikutuksen osallistujien välillä, mutta ennen kaikkea on valmisteltu käsittelemään suurempaa kuormitusta (esim. 100 tai enemmän henkilöitä kerralla).

Tiimihenkisen tapahtuman ohjelman laatiminen

Seuraava vaihe, joka on suoritettava, on houkuttelevan tapahtumasuunnitelman laatiminen osallistujille. Riippuen siitä, minkä tyyppiseen tapahtumaan päätät (tiimihenkinen tilaisuus, verkostoitumistapaaminen kumppaneiden kanssa jne.), on hyvä valita sopivia aktiviteetteja, kuten:

• esitelmiä ja työpajoja, jotka laajentavat tietämystä ja vahvistavat taitoja,
• pelejä ja leikkejä, jotka ovat erinomainen tapa rakentaa suhteita viihteen aikana,
• kilpailuja ja tietokilpailuja, joissa voi testata omaa tietämystään ja taitojaan (parhaiten ajassa kilpailuelementillä osallistujien välillä ja palkintojen jakaminen lopussa sitoutumisen lisäämiseksi),
• luovia työpajoja (muista kuitenkin, että sinun on toimitettava osallistujille tarvittavat välineet heidän koteihinsa).

Tapahtuman toteuttaminen

Ennen itse virtuaalista tiimihenkistä tilaisuutta tai muuta yritystapahtumaa varmista, että sinulla on järjestäjänä tarvittava tekninen infrastruktuuri, mukaan lukien vakaa internet-yhteys ja tietokonevarustus (kuulokkeet, kaiutin, toimiva kamera jne.). Järjestä myös teknisiä kokeiluja, jotta vältetään mahdolliset ongelmat. Tapahtumapäivänä muista alussa toivottaa osallistujat tervetulleiksi ja esitellä heille tapaamisen tavoite, käyttää erilaisia aktiviteettimuotoja ja pitää säännöllisiä taukoja (voit tarjota heille juomia ja välipaloja, jotka maksetaan yrityksen toimesta). Avain onnistuneeseen virtuaalitapahtumaan on osallistujien sitoutuminen, tavoitteiden saavuttaminen ja joustavuus sopeutumisessa muuttuviin olosuhteisiin – pyri huolehtimaan tästä koko tapahtuman ajan.

Tiimihenkiset tapahtumat ja muut yritystapahtumat verkossa – yhteenveto

Oikealla organisaatiolla tiimihenkinen tapahtuma tai muu yritystapahtuma verkossa voi olla yhtä houkutteleva ja tehokas kuin paikan päällä tapahtuva, vaikka se vaatii epäilemättä erilaista lähestymistapaa, erityisesti luovuuden nostamisessa aktiviteettien suunnittelussa. Ne kuitenkin liittyvät vähempään työhön, ja siten resurssien sitouttaminen on vähäisempää.

Kuitenkin riippumatta siitä, suunnitteletko tapahtumaa verkossa vai offline, voit helpottaa kaikkien tehtävien toteuttamista käyttämällä projektinhallintaohjelmaa Firmbee. Juuri siinä voit kanban-taulujen avulla jakaa kaikki tehtävät, luoda to-do-listoja, asettaa prioriteetteja, jotta voit myöhemmin seurata toteutusta (ja samalla budjettia) ja jakaa tietoja muiden kanssa, pitäen kaiken tärkeimmän yhdessä paikassa.

Jos pidät luomistamme sisällöistä, tarkista myös: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.