Ishikawa-diagrammi – syy-seuraus ongelman analyysi

Oletko huomannut, että olet viime aikoina tehnyt vähemmän voittoa, asiakaskuntasi ei kasva ja työntekijäsi antavat irtisanomisilmoituksia? Ehkä voisit havaita muita vaikeuksia yrityksessäsi? Huonon kunnon syyt yrityksessä eivät aina ole ilmeisiä, minkä vuoksi Ishikawa-diagrammi luotiin auttamaan niiden tunnistamisessa. Seuraavassa artikkelissa selitämme, kuinka suorittaa syy-seurausanalyysi yrityksen ongelmista!

Ishikawa-diagrammi – sisällysluettelo:

1. Mikä on Ishikawa-diagrammi?
2. Ishikawa-diagrammin tyypit
3. Ishikawa-diagrammi – syy-seurausanalyysi
4. Ishikawa-diagrammin edut ja haitat
5. Yhteenveto

Mikä on Ishikawa-diagrammi?

Ishikawa-diagrammi on työkalu, joka kuvastaa visuaalisesti tietyn vaikeuden syitä ja seurauksia. Tämän seurauksena se helpottaa liiketoimintaprosessien analysoimista, olipa kyseessä tuotanto, markkinointitoimet, tulevat toimet tai yrittäjien kohtaamat haasteet.

Ishikawa-diagrammin tyypit

On useita tapoja suorittaa syy-seurausanalyysi. Suosituin on epäilemättä niin sanottu 6M, mutta myös 3M, 8P, 4S -diagrammit ovat sovellettavissa. Tietyn tyypin valinta riippuu käsiteltävästä asiasta tai toimialasta, jolla toimimme.

6M-menetelmä

6M vastaa kuudesta tekijästä, joita se on suunniteltu analysoimaan. Näitä ovat:

• Työvoima (ihmiset) – viittaa prosessiin osallistuvien ihmisten asenteisiin ja osaamiseen;
• Materiaalit – sisältää kaikki työkalut, resurssit, jotka ovat tarpeen prosessien toteuttamiseksi, olipa niiden laatu riittävä;
• Koneet (koneet) – liittyy teknologisiin laitteisiin ja välineisiin, joiden kautta tuotteita luodaan ja palveluja suoritetaan, määrittäen niiden tehokkuuden ja suorittaen korjauksia;
• Menetelmät (käytetyt menetelmät) – viittaa tuotannon, palvelujen toteuttamisen menettelyihin ja menetelmiin, tarjoavatko suoritusmittausmenetelmät luotettavaa ja oikeaa tietoa prosesseista, onko niin sanottuja pullonkauloja?;
• Johtaminen (johtamistapa) – eli päätöksenteko, viestintätyyli, tehtävien delegointi ja toimintojen suunnittelu yrityksessä;
• Äiti Luonto tai Ympäristö – sisältää kaikki ulkoiset tekijät, jotka vaikuttavat liiketoimintaan, esim. säädökset, maantieteellinen sijainti, satunnaiset tapahtumat jne.

3M-menetelmä

Yksinkertaistettu versio edellä mainitusta menetelmästä on 3M. Se rajoittuu vain kolmeen näkökulmaan:

• Työvoima (ihmiset);
• Koneet (koneet);
• Materiaalit.

Se on hyödyllinen vähemmän monimutkaisille prosesseille, joita ei tarvitse tarkastaa ja hienosäätää niin usein.

8P-menetelmä

Tämä malli on laajin kaikista täällä esitellyistä. 8P vastaa:

• Ihmiset – kuka osallistuu prosessiin ja miten he ovat mukana?
• Menettelyt (menettelyt) – mitkä ovat suositukset, säännöt yrityksen prosesseille? Täyttävätkö ne tehtävänsä?
• Paikat (sijainti) – missä yrityksen toiminnot tapahtuvat, onko parempia paikkoja niiden toteuttamiseen?
• Poliitikot (säännöt) – mitä standardeja on yrityksessä tai laitoksessa? Noudatetaanko niitä?
• Prosessit (prosessi) – mitkä ovat prosessin vaiheet ja varmistavatko ne tuottavuuden?
• Hinta (hinta) – mikä on yrityksen kulujen suhde saatuun voittoon?
• Markkinointi (markkinointi) – mikä on yrityksen markkinointistrategia? Miten tuotteita tai palveluja markkinoidaan?
• Tuote (tuote) – mitä tavaroita tuotetaan/mitä palveluja tarjotaan? Miten niitä voidaan parantaa?

4S-menetelmä

Sitä käytetään tyypillisesti palvelualoilla. Se sisältää 4 elementtiä:

• Toimittajat (toimittajat) – mistä hankimme tavaroita?
• Järjestelmät (järjestelmät) – mitä prosesseja yrityksessä tapahtuu ja mitä niissä voidaan parantaa?
• Taidot – mitkä tiimin taidot ovat meille arvokkaita, ja mitä taitoja meidän tulisi kehittää?
• Ympäristö – mikä on asiakkaan kokemus yrityksestämme, mitä tulisi muuttaa palvelun parantamiseksi?

Ishikawa-diagrammi – syy-seurausanalyysi

Luodaksesi Ishikawa-diagrammin, seuraa alla esitettyjä vaiheita. Havainnollistamme sitä esimerkillä verkkokaupan alalta (verkkokauppamme).

1. Tunnista ongelma

Tai – mitkä ovat havaittavat seuraukset yrityksen toimintahäiriöstä? Nämä voivat olla ongelmia, jotka liittyvät huonoon tuotantolaatuun, laskeviin voittoihin, alhaiseen kannattavuuteen jne. Ongelman määrittäminen ei aina ole helppoa, joten on hyvä aika ajoin analysoida yksittäisiä prosessielementtejä (esim. myynti) ja kuunnella asiakaspalautetta sekä kannustaa työntekijöitä raportoimaan virheistä, ideoimaan.

2. Määritä syy-kategorioita

Nämä ovat alueita, joita analysoimme. Käytä mitä tahansa edellä mainituista luokitteluista – 6M, 3M, 8P tai 4S – tätä tarkoitusta varten. Sovita ne tarpeisiisi ja toimialaan, jolla toimit. Tässä esimerkissä päätimme 6M-mallista:

• Ihmiset – mitä vaikeuksia huomaat henkilöstössäsi?
• Johtaminen – mitä virheitä tehdään johtamistasolla (voi sisältää, miten kommunikoida työntekijöiden kanssa, valvoa yksittäisiä prosesseja)?
• Ympäristö – noudattaako yritys säädöksiä? Ovatko viimeaikaiset ulkoiset tapahtumat, jotka ovat olleet meidän hallitsemattamme, vahingoittaneet verkkokaupan toimintaa?
• Menetelmät – mitä puutteita havaitaan asiakkaan ostoprosessissa?
• Koneet – toimiiko verkkosivusto sujuvasti ja onko se turvallinen käyttäjien henkilötiedoille?
• Materiaalit – onko yrityksellä useita viestintäkanavia asiakkaan kanssa? Onko alusta integroitu muihin portaaleihin?
3. Tunnista ongelman erityiset syyt

Tässä vaiheessa tunnista, mihin näkökohtiin sinun tulisi kiinnittää huomiota ja määritä yrityksen alhaisen kannattavuuden syyt. Harkitse kutakin 6M-mallin elementtiä. Syyt eivät aina ole ilmeisiä ensisilmäyksellä – käytä “miksi” -kysymystekniikkaa viisi kertaa selvittääksesi pääsyyn.

4. Ishikawa-diagrammin laatiminen

Sen tulisi näyttää suurin piirtein tältä. Ymmärtäminen vaikutusten ja syiden välisistä yhteyksistä pitäisi mahdollistaa asianmukaisten ratkaisujen soveltaminen ongelmaan. Tämä voi sisältää työkaluja, jotka ovat erityisiä lean management -strategialle.

Kuva 1. Esimerkki Ishikawa-diagrammista verkkokaupalle

Ishikawa-diagrammin edut ja haitat

Kuten kaikilla analyysimenetelmillä, sillä on omat vahvuutensa ja heikkoutensa. Tässä tapauksessa erottamme muun muassa:

EDUT

• Se helpottaa olemassa olevien ongelmien syiden ja yrityksen heikkouksien havaitsemista;
• Se on kätevä tiimipalavereissa, ideoinnissa;
• Se parantaa viestintää tiimin kanssa;
• Se auttaa uuden yritysstrategian laatimisessa tai säätämisessä;
• Se on läpinäkyvä ja helppo toteuttaa.

HEIKKOUKSET

• Se vaatii täyttä sitoutumista ja rehellisyyttä tiimin jäseniltä;
• Liiallinen keskittyminen väärille alueille, keskeisten unohtaminen;
• Ne ovat joskus aikaa vieviä – voi kestää jonkin aikaa löytää tietyn tilanteen syyt;
• Monimutkaisemmissa ongelmissa syy-seurausanalyysi ei välttämättä riitä.

Yhteenveto

Ishikawa-diagrammi on universaali analyysityökalu, jota voidaan soveltaa eri liiketoiminta-aloilla. Sen avulla minimoit prosessien kustannus- ja tappioriskit, ja jos otat ennaltaehkäiseviä toimenpiteitä – poistat virheet ja parannat yrityksen tehokkuutta ja voittoja.

Lue myös: Kuinka toteuttaa Agile yrityksessäsi?

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.