Kuinka parantaa tuottavuutta Kanban-menetelmällä?

Valmistusteollisuudesta lähtöisin oleva Kanban-menetelmä (jota Toyota toteutti ja jota alun perin käytettiin vain prosessinhallintaan) on otettu käyttöön muilla aloilla ja sitä käytetään nykyään usein työskentelyn hallintaan. Sen tarkoitus on varmistaa, että jokainen projektitiimin jäsen saavuttaa maksimaalisen tuottavuutensa, samalla kun huolehditaan sujuvasta työnkulusta ja ennakoidaan pullonkaulojen syntymistä. Miten tämä menetelmä toimii ja miksi sillä on myönteinen vaikutus työntekijöiden tuottavuuteen?

Kanban-menetelmä – sisällysluettelo:

1. Kanban-menetelmä
2. Miten Kanban lisää tuottavuutta?
3. Yhteenveto

Kanban-menetelmä

Kanban-menetelmä perustuu kolmeen pääperiaatteeseen: visualisointi (japaninkielinen sana kanban tarkoittaa visuaalista taulua), yksittäistehtävyys (työn määrän rajoittaminen) ja työnkulun hallinta prosessin parantamiseksi.

Ensimmäisen periaatteen osana käytetään erityisiä Kanban-tauluja, jotka ovat banaalisti yksinkertaisia tehdä ja käyttää, ja ne on jaettu kolmeen osioon: tehtävät (takapainotteiset asiat), tekeillä (käynnissä olevat tehtävät) ja valmiit (jo tehdyt asiat). Jokaisen taululla olevan tehtävän, joka on osoitettu tietylle työntekijälle, tulisi kulkea näiden kolmen sarakkeen läpi varmistaakseen työnkulun hallinnan, tietoisuuden siitä, mihin henkilö keskittyy tietyllä hetkellä, ja kyvyn havaita pullonkauloja (esim. viivästyksiä), jotka voivat vaikuttaa liiketoiminnan toimintaan negatiivisesti.

Kanban-menetelmä olettaa myös, että työn määrää on rajoitettava, sillä monitehtäväisyys ei (toisin kuin usein uskotaan) tuo odotettuja tuloksia. Se perustuu myös jatkuvaan havainnointiin prosessin parantamiseksi ja tehokkuuden lisäämiseksi (havaitsemalla esteitä tai pullonkauloja, jotka voivat vaarantaa asetettujen tulosten saavuttamisen).

Miten Kanban lisää tuottavuutta?

Yllä lueteltujen elementtien oppiminen ja ymmärtäminen on olennaista vastattaessa kysymykseen siitä, miten Kanban-menetelmä parantaa tuottavuutta.

Aloitetaan ensimmäisestä periaatteesta, joka koskee tehtävien visualisointia. MIT:n tutkijoiden vuonna 2014 tekemän tutkimuksen mukaan ihmisen aivot käsittelevät visuaalisessa muodossa (kuva) esitettyä tietoa 60 000 kertaa nopeammin kuin kirjoitetussa muodossa (teksti). Lisäksi Sosiaalitieteiden Tutkimusverkoston tutkimuksen mukaan 65 % maailman ihmisistä on visuaalisia oppijoita, mikä tarkoittaa, että he omaksuvat tietoa helpommin katsomalla sitä kuin kuulemalla siitä. Näin ollen tehtävien visualisointi lisää tuottavuutta, sillä se tekee sinut tietoiseksi siitä, kuinka monta tehtävää on tehtävänä ja motivoi sinua suorittamaan tehtävän toisensa jälkeen.

Toinen periaate koskee työn määrän rajoittamista. MIT:n tutkija John Little toteaa, että työskentelemme hitaammin, jos yritämme suorittaa useita tehtäviä samanaikaisesti – ja olemme tuottavampia, kun keskitymme yhden tehtävän suorittamiseen ja siirrymme sitten seuraavaan. Uskotaan, että jokaisella työntekijällä tulisi olla enintään kolme tehtävää – kun tämä ylitetään, suorituskykyongelmia tai pullonkauloja voi syntyä. Liiketoiminnassa monitehtäväisyyttä pidetään illuusiona, kuten useat tutkimukset, mukaan lukien Kansasin osavaltion yliopiston tutkijoiden tutkimukset, ovat vahvistaneet.

Kolmannen periaatteen ydin löytyy hollantilaisesta tutkimuksesta, joka osoitti, että pelkkä havainnointi voi olla voima ihmisen käyttäytymisen muuttamisessa. Tutkimuksessa, joka tehtiin kotitalouksissa, havaittiin, että perheet, joilla oli hyvin näkyvät sähkömittarit, käyttivät 30 prosenttia vähemmän sähköä kuin naapurinsa, joiden mittarit olivat piilossa. Tutkijat sanovat, että nämä perheet saivat visuaalista palautetta, jonka perusteella he muuttivat käyttäytymistään – Kanban-taulut toimivat samalla tavalla. Ne auttavat sinua visualisoimaan työnkulkuasi ja parantamaan prosesseja.

Yhteenveto

Kuten näet, Toyotan saavuttamat tulokset ja yllä mainitut tutkimukset ihmisen käyttäytymisestä osoittavat, että Kanban-taulujen käyttö auttaa lisäämään tehokkuutta. Kanban-menetelmä on ollut menestyksekäs eri liiketoiminta-alueilta tuleville tiimin jäsenille.

Lue myös:Onko projektinhallintatyökalu todella tarpeellinen organisaatiossasi?

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.