Miten johtajat voivat tehokkaasti hallita odotuksia?

Kuinka johtajat voivat tehokkaasti hallita odotuksia etätyöntekijöilleen? Eri aloilla työskentelevät työntekijät ovat toivottaneet tervetulleeksi mahdollisuuden työskennellä etänä – se säästää aikaa, joka aiemmin kului työmatkoihin (ja usein ruuhkissa seisomiseen tai julkisen liikenteen viivästyksiin), mahdollistaa keskittymisen työhön ilman häiriöitä toimistokollegoiden muodossa tai tehtävien suorittamisen missä tahansa yksilöllisten tarpeiden ja suunnitelmien mukaan. Johtajat näkevät myös sen hyödyt – useimmat tutkimukset osoittavat, että etätyöntekijöiden tuottavuus on sama tai joskus jopa korkeampi kuin toimistotyöntekijöiden. Kuitenkin etätiimin valvominen asettaa epäilemättä haasteita ja vaatii erilaisia yhteistyösääntöjä.

Kuinka johtajat voivat tehokkaasti hallita odotuksia – sisällysluettelo:

1. Ota ensimmäinen askel – määritä yhteistyösäännöt
2. Aloita ensimmäisestä päivästä – perehdytysprosessi
3. Panosta tehokkaaseen viestintään
4. Etätyöntekijöiden odotusten viestiminen – yhteenveto

Oikea etäyhteistyö syntyy molempien osapuolten sitoutumisesta, ja se on hyvin vakiintuneen ja selkeän viestinnän tulos. Se helpottaa hyvien suhteiden ylläpitämistä etätyöntekijöiden kanssa. Tänään näet vinkkimme siitä, kuinka keskustella etätyöntekijöiden kanssa kehittääksesi viestintästrategiaasi, joka välittää viestisi ja luo oikeat työskentelyolosuhteet.

Ota ensimmäinen askel – määritä yhteistyösäännöt

Mitkä tunnit etätyöntekijöiden tulisi olla työssä? Kuinka heidän tulisi raportoida suorituksestaan? Kuinka usein palautekokoukset, joissa tiivistetään edistymistä, pidetään?

Nämä ovat vain jäävuoren huippu kysymyksistä, joita kaikille tehokasta etäyhteistyötä toteuttaville johtajille esitetään. Tämän askeleen ottaminen vaatii ymmärrystä siitä, mitkä ovat etätyön haasteet (mukaan lukien oikean ajanhallinnan ongelma, työ- ja vapaa-ajan tasapainon periaatteiden rikkoutuminen, helpot häiriöt, viestintävaikeudet, laitteiden toimimattomuus tai ihmissuhteiden puute), sekä keinojen löytämistä niiden lieventämiseksi tarjoamalla työntekijöille paras ympäristö tehtäviensä suorittamiseen kotoa.

Etäyhteistyön periaatteiden lisäksi on myös syytä valita yhteiset tavoitteet, joita henkilöltä odotetaan saavutettavaksi tietyssä ajassa (KPI:t). Tämä on helpoin tapa viestiä odotuksesi samalla varmistaen työntekijän tuottavuuden, joka pyrkii saavuttamaan ne ja pitää itsenäistä silmällä, missä hänen työnsä tällä hetkellä on. Sellaisia tavoitteita tulisi asettaa jokaiselle työntekijälle, sillä ne auttavat pitämään heidät motivoituneina työskentelemään.

Aloita ensimmäisestä päivästä – perehdytysprosessi

Perehdytysprosessin oikea toteuttaminen, eli uusien työntekijöiden esittely yritykselle ja heidän tehtävilleen, on ratkaisevan tärkeää sekä heidän mukavuutensa varmistamiseksi organisaatiossa että sääntöjen ja odotusten tuntemiseksi. Siksi sinun tulisi miettiä ja kirjata nämä asiat ennen ensimmäistä kokousta (edellisen kohdan mukaisesti) varmistaaksesi, että kaikki on heille selvää ja että he ymmärtävät vaatimustensa laajuuden. On hyödyllistä, että työntekijä näkee, että kuvattuja yhteistyöohjeita sovelletaan kaikkiin tiimin jäseniin, jos niitä noudatetaan – helpottaa niiden hyväksymisprosessia ja tottumista toimintatapoihin.

Jos nykyiset ja ei-uudet työntekijät siirtyvät etätyöhön, voit silti päättää toteuttaa eräänlaisen perehdytysprosessin – kokouksen järjestäminen ja selkeästi selittäminen, kuinka nykyinen yhteistyö muuttuu ja mitä jokaiselta odotetaan, on erittäin suositeltavaa. Etätyötä tekevien on ymmärrettävä tällaiset asiat, koska monet työnantajat edelleen pitävät etätyötä etuna (eikä tehokkaana tapana suorittaa päivittäisiä tehtäviään), mikä tarkoittaa, että työntekijöille asetetaan tiettyjä lisävastuita tai rajoituksia.

Panosta tehokkaaseen viestintään

Yksi suurimmista haasteista etätyössä on epäilemättä tehokkaan viestinnän toteuttaminen yksilöiden välillä – monet työntekijät ilmoittavat, että juuri tämä alue on heille kaikkein ongelmallisin, sillä se haittaa heidän tehtäviensä suorittamista. Loppujen lopuksi etädialogit eivät koskaan voi korvata kasvokkain tapahtuvia keskusteluja eivätkä salli palautteen saamista yhtä nopeasti kuin silloin, kun olet samassa huoneessa tai rakennuksessa (koska esimerkiksi joku on juuri kokouksessa, missaa ilmoituksen, avaa ja unohtaa vastata jne.).

Kuitenkin voit helpottaa prosessia tarjoamalla työntekijöille tietoa yrityksen käyttämistä viestintävälineistä ja viestintäsäännöistä, jakamalla asiat esimerkiksi kiireellisiin ja ei-kiireellisiin. Yksityiskohtaiset ohjeet muistutusten lähettämisestä jo kysyttyjen asioiden tai tarkistettavaksi lähetettyjen asioiden osalta voivat myös olla hyödyllisiä.

Etätyöntekijöiden odotusten hallinta – yhteenveto

Oikea viestintä johtajan odotuksista siitä, kuinka työskennellä ja jokaisen työntekijän suorituksesta, on perusta tehokkaalle etäyhteistyölle. Tämän vuoksi on niin tärkeää, että valmistelet kuvauksen selkeistä ohjeista, joihin jokaisella tiimin jäsenellä on pääsy ja jotka he tietävät, kuinka noudattaa.

Kuitenkin sinun on muistettava, että työsi johtajana ei pääty siihen. Jotta voit vastata odotuksiisi käytännössä, sinun on huolehdittava säännöllisistä tiimikokouksista (jotka keskittyvät myös integraatioon osana henkilökohtaisten kontaktien päivittämistä), tarjottava teknistä tukea ongelmatilanteissa sekä autettava työn organisoinnissa ja huolehdittava oikeasta työ- ja vapaa-ajan tasapainosta. Kun yhdistät kaikki nämä elementit, hallitset varmasti etätiimiäsi ammattimaisesti.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.