Projektipäällikön tärkeimmät tehtävät ja vastuut | #25 Projektinhallinnan aloittaminen

Projektipäälliköt (PM) ovat kuin toimitusjohtajia pienemmässä mittakaavassa, ajattelevat strategisesti meneillään olevasta projektista ja asettavat sen koko organisaation toimintojen näkökulmaan. Heidän tehtävänsä ovat monitieteisiä. Vaikka heidän ei tarvitse olla asiantuntijoita liiketoiminnan johtamisessa tai projektin aihealueella, heidän tulisi kuitenkin omata yleistä tietoa niistä. Vaikka paras ratkaisu ehdotetaan projektitiimin asiantuntijan toimesta, projektipäällikön on ymmärrettävä, miksi juuri se ratkaisu on paras. Mitkä siis ovat projektipäällikön päätehtävät ja vastuut?

Projektipäällikön tehtävät ja vastuut – sisällysluettelo:

1. Johdanto
2. Suunnittelu ja organisointi
3. Budjetin valmistelu
4. Projektin seuranta
5. Tiimin tukeminen
6. Viestintä sidosryhmien kanssa
7. Yhteenveto
8. Tutustu projektinhallintaohjelmistoomme

Johdanto

Projektipäällikkö ei johda ihmisiä, vaan projektia. Siksi hänen tulisi aina pitää mielessä, että tiimi koostuu asiantuntijoista, jotka tekevät työtään parhaansa mukaan. PM:n tehtävä on helpottaa näiden toimintojen toteuttamista ja antaa niille suuntaa. PM:n tulisi siis:

• Välttää mikromanageerausta – ohjeistaa tiimin jäseniä siitä, miten heidän tehtävänsä tulisi suorittaa,
• Jättää vapaus valita, miten ongelmia ratkaistaan,
• Hallita vastuuta – sovittaa tehtävien laajuus yksittäisten tiimin jäsenten kykyihin.

Kuitenkin, mitkä tehtävät kuuluvat projektipäällikön vastuisiin?

Suunnittelu ja organisointi

Aikahallinta projektissa koostuu tehtävistä, jotka sisältävät tehtävien suunnittelua ja organisointia. Suunnittelu on osa projektin elinkaarta, joka, vaikka eri suhteissa, on olennainen osa jokaisen projektivaiheen. Mutta miltä suunnittelu näyttää projektipäällikön päivittäisessä työssä, eli käytännön näkökulmasta?

Suunnittelun keskeinen näkökohta on projektinhallintaohjelmiston tehokas käyttö. Ensinnäkin tämä sisältää tehtävälistan laatimisen ja niiden priorisoimisen. Edelliseen tehtävään liittyy PM:n toinen keskeinen velvollisuus – työn organisointi.

Se ei tarkoita vain kiireellisimpien tehtävien valitsemista, vaan myös varmistamista, että ne tehdään ajallaan ja että kaikilla tiimin jäsenillä on mahdollisimman tasapuolinen työkuorma. Tämä välttää pullonkauloja. Tiimin työn väärä organisointi johtaa siihen, että yksi henkilö on vastuussa kohtuuttoman suuresta määrästä tehtäviä. Vastuiden kasaantuminen aiheuttaa muiden tiimin jäsenten työn pysähtymisen, ja projektin eteneminen hidastuu tai jopa pysähtyy.

Varmista, että käytät ohjelman monimutkaisuutta tai vaihdat sen toimintoja projektin erityispiirteiden mukaan. Loppujen lopuksi mahdollisuuksien määrä ei aina tarkoita parempaa hallintaa. Suosittelemme pysymään Lean-periaatteissa ja omaksumaan vain ne toiminnot, jotka parantavat tiimin kykyjä tai tarjoavat tarvittavat tiedot projektin etenemisen arvioimiseksi. Vaikka kauniisti esitetyt tiedot voivat houkutella sidosryhmiä, ei ole järkevää käyttää liikaa aikaa niiden keräämiseen, jos se on vain tuota tarkoitusta varten.

Budjetin valmistelu

Projektipäällikkö laatii budjetin projektin suunnitteluvaiheessa. Sitä kutsutaan PMBOK:ssa seuraavasti:

“Hyväksytty arvio projektista tai mistä tahansa työpakettirakenteen osasta tai mistä tahansa aikataulutetusta toiminnasta.” (Hyväksytty arvio projektista tai mistä tahansa työpakettirakenteen (WBS) osasta tai mistä tahansa aikataulutetusta toiminnasta.)

Budjetin valmistelu ja kulujen hallinta projektissa ei ole helppo tehtävä. Huolellisesti suunnitelluista kuluista huolimatta muutoksia tarvitaan lähes jokaisessa toteutettavassa projektissa. Siksi hyvin suunniteltu projektibudjetti edellyttää vähintään 10-15 % ennakoimattomiin kuluihin. 20 % kaikista kustannuksista katsotaan turvalliseksi rajaksi, mutta on projekteja, joissa budjetin muutokset ovat jopa suurempia.

Liiallisten poikkeamien estämiseksi suunnitelluista menoista on siksi tarpeen paitsi suunnitella taitavasti ottaen huomioon todennäköisimmät kulut. PM:n on myös kiinnitettävä huomattavaa huomiota kulujen seurantaan meneillään olevassa projektissa, jotta hän voi reagoida ajoissa esimerkiksi hintojen muuttuessa.

Projektin seuranta

Toinen tärkeä vastuualue projektipäällikölle on projektin seuranta. Se mahdollistaa riskien järkevän käsittelyn, muutosten ennakoimisen ja niihin proaktiivisen reagoimisen.

Kuitenkin, seuranta ei tarkoita vain nousevien riskien seuraamista. Projektipäällikön vastuut projektin seurannassa sisältävät myös:

• Tilastojen pitäminen tehtävien edistymisestä,
• Budjetin toteutumisaste,
• Työnkulun hallinta ja optimointi.

Kaikkien projektipäällikön seurantavastuiden tavoitteena on optimoida toiminnot niin, että projekti toteutuu suunnitellusti, sekä oppia, miten toistuvat prosessit monissa projekteissa etenevät ja muuttuvat.

Tiimin tukeminen

Projektipäälliköiden vastuisiin kuuluu tiimin muodostaminen, sen työn organisointi ja koordinointi, mutta myös yhteistyön päättäminen niiden kanssa, jotka eivät suorita velvollisuuksiaan tyydyttävästi.

Tiimiä muodostaessaan PM:n on varmistettava, että sen jäsenillä on yhdessä kaikki taidot, jotka ovat tarpeen projektitavoitteen saavuttamiseksi. Lisäksi on varmistettava, että tiimissä on selkeä vastuunjako ja läpinäkyvyys.

Muista, että projektipäälliköiden ei tarvitse, eikä heillä edes voi, olla asiantuntijoita jokaisen projektin osallistujan edustamalla alalla. He ovat vastuussa asiantuntijoiden tukemisesta työssään ja siitä, että projektin toteutustapa on ymmärrettävä ja tehokas, ja että tiimin työnkulku on optimoitu.

Viestintä sidosryhmien kanssa

Toinen projektipäällikön tehtäväalue on viestintä sidosryhmien kanssa. Keskeinen tehtävä on valita tiedot, jotka välitetään oikeille ihmisille oikeaan aikaan – eli optimoida viestintäkanavat sekä varmistaa, että kaikki sidosryhmät ymmärtävät heille välitetyt viestit projektista. Tämä voi osoittautua erityisen tärkeäksi teknisesti monimutkaisissa tai erittäin erikoistuneissa tehtävissä, jotka liittyvät koko projektiin.

PM on se, joka pitää säännöllisiä kokouksia sidosryhmien kanssa ja valmistelee raportteja. Joskus nämä ovat lyhyitä sähköposteja, ja joskus ne ovat monisivuisia asiakirjoja, jotka sisältävät yksityiskohtaisia tietoja ja analyysejä.

Pidä mielessä, että PM:n edustava rooli ei aina ole miellyttävä. Erityisesti silloin, kun heidän on viestittävä negatiivisia tietoja projektista sidosryhmille. Juuri silloin hyvin kehittyneet pehmeät taidot osoittautuvat erittäin hyödyllisiksi.

Yhteenveto

Projektipäällikkö on henkilö, joka on vastuussa projektien suunnittelusta, koordinoinnista ja valvonnasta. Hänen päätehtävänsä ovat:

• Projektin toteutussuunnitelman laatiminen ja tehtävien toteutuksen organisointi,
• Projektin budjetin määrittäminen,
• Seuranta – kuluista, riskeistä ja mahdollisista ongelmista,
• Projektitiimin työn organisointi
• Sidosryhmien viestintä ja raportointi

Projektipäällikön on siis oltava laaja-alaisesti pätevä – sekä erikois- että ihmissuhteissa. Hänen tulisi myös tutustua projektinhallintamenetelmiin, kuten vesiputousmalliin, Agileen ja Scrumiin.

Tutustu projektinhallintaohjelmistoomme:

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.