Miten ajanseurantasoftware lisää tuottavuutta?

Ajanseurantaohjelmistoa käyttävät jotkut nykyaikaiset yritykset. Tech Juryn esittämä tilasto osoittaa, että 17 % ihmisistä käyttää aktiivisesti joitakin työkaluja ajanhallintaan. Viime aikoina työntekijöiden tuottavuus on laskenut, ja nämä tulokset merkitsevät todellisia menetyksiä monille yrityksille. Paras esimerkki tehottomuudesta on Yhdysvallat, jossa taloudellinen vahinko on vakavaa ja nousee 50 miljoonaan Yhdysvaltain dollariin päivässä! Lue teksti selvittääksesi, kuinka ajanseurantaohjelmisto voi auttaa lisäämään työntekijöidesi tuottavuustasoa.

Kuinka ajanseurantaohjelmisto lisää tuottavuutta? – sisällysluettelo:

1. Ajanseurantaohjelmisto – hyödyt
2. Pomodoro-tekniikka
3. Myytinmurtajat
4. Synergiaefekti
5. Yhteenveto
6. Tutustu ajanseurantaohjelmistoomme

Ajanseurantaohjelmisto – hyödyt

Osoittaakseen tarkasti saatavilla olevien sovellusten potentiaalin ajan seurannassa on syytä aloittaa pääkysymyksistä, jotka hidastavat suoritusta jokapäiväisessä työssä. Oletko koskaan kuullut Parkinsonin laista? Tiedätkö, mitä tämä termi tarkoittaa?

Parkinsonin laki on aksiooma, joka toteaa, että “Työ laajenee täyttämään sen suorittamiseen käytettävissä olevan ajan”. Tämä on sääntö, jonka loi Cyril Northcote Parkinson, joka kuvasi ensimmäisen kerran havaintojaan vuonna 1955. Parkinson oli brittiläinen kirjailija, historioitsija ja julkisen hallinnon asiantuntija.

Hänen käsityksensä byrokratiasta ja organisaatiosta ovat hänen teoriansa perusta. Parkinsonin laki osoittaa keskeiset tekijät, jotka pidentävät tehtävien toteutusvaihetta tarpeettomasti – toteutus venyy maksimaaliseen mahdolliseen pituuteen. Häiriöt, tauot, keskittymisen puute, perfektionismi ja viivyttely ovat tekijöitä, joita Parkinsonin laki kuvaa.

Pomodoro-tekniikka

Vastaus tuottavuuden puutteeseen on ajanhallintatekniikka nimeltä Pomodoro. Menetelmän nimi juontaa juurensa keittiöajastimesta, joka oli muotoiltu tomaatiksi, ja jota tekniikan luoja käytti.

Pomodoro-tekniikan tehokkuus perustuu sovelluksen valtavaan yksinkertaisuuteen ja intuitiivisuuteen. Ensimmäisessä vaiheessa on valmisteltava tehtävälista – muista järjestää tehtävät niiden prioriteetin mukaan.

Seuraava vaihe on käyttää ajanseurantaohjelmistoa. On olemassa monia sovelluksia ja erilaisia ohjelmistoja, jotka käyttävät Pomodoro-tekniikkaa. Uusi teknologia mahdollistaa parametrien mukauttamisen työntekijän yksilöllisiin tarpeisiin. Lisäksi erityiset selainlaajennukset voivat automaattisesti estää kaikki häiritsevät ilmoitukset.

Ääni käynnistää 25 minuutin syklin, joka päättyy 5 minuutin taukoon. Tämä jakso toistuu 4 kertaa, ja sen jälkeen on aikaa pidemmälle tauolle. Tämä työskentelystrategia tehostaa tehokkuutta, mahdollistaa täyden keskittymisen, jakaa projektin pienempiin osiin ja auttaa säilyttämään tuoreen näkökulman. Se ei ole kaikki – ohjelmisto näyttää kaikki valmiit tehtävät, mikä lisää henkilön motivaatiota.

Myytinmurtajat

Monet yritykset viljelevät monikäyttöisiä työskentelymalleja. Sitoutuminen useisiin projekteihin samanaikaisesti esitetään usein esimerkkinä ja korkeana työntekijöiden sitoutumisen standardina – mutta mikään ei voisi olla kauempana totuudesta. Tutkimukset osoittavat, että vain 2,5 % ihmisistä omaa tämän keskimääräistä paremmat kyvyt moniajoon työssä.

Muilla työntekijöillä moniajo tarkoittaa suoritettujen tehtävien tehokkuuden heikkenemistä. Tällaisen tuloksen syynä on virheiden lisääntynyt riski ja keskittymisen menetys, sekä joidenkin tehtävien unohtaminen. Moniajo-kulttuuri vähentää luovuutta ja lisää stressitasoa.

Ihmisen aivojen toimintamekanismit mahdollistavat keskittymisen yhteen aktiviteettiin kerrallaan, joten moniajo-tekniikka ei ole integroitu ihmisen kehon pääelimeen. Kokemukset ovat osoittaneet, että moniajo voi johtaa älykkyysosamäärän laskuun ja vahingoittaa aivoja.

Työnantajien on muistettava, että heidän tulisi tarjota etuja sekä vanhemmille että sinkuille, jotka asuvat yksin. Yrityksen on tyydytettävä erilaisia tarpeita eikä ketään saa jättää huomiotta.

Ammattimaisen ajanseurantaohjelmiston tulisi paitsi lisätä tuottavuus tuloksia työntekijöidesi keskuudessa, myös taata suoja tehottoman johtamisen negatiivisilta vaikutuksilta. Ajan seuranta pakottaa ohjelmiston käyttäjän keskittymään täysin yhteen tehtävään.

Synergiaefekti

Yhä useammat ihmiset ovat huolissaan sekä fyysisestä että henkisestä terveydestään. Kasvava yhteiskunnallinen tietoisuus on saanut yritykset etsimään yhä parempia ratkaisuja, jotka ylittävät lääketieteelliset ja urheilupaketit. Jotkut yritykset (erityisesti toimistot) ovat päättäneet tarjota ilmaisia palveluja hierojilta tai tarjota hierontatuoleja rakennuksissaan.

Ajanseurantaohjelmistoa kehitetään jatkuvasti, mikä tarkoittaa, että markkinoilla on yhä enemmän universaaleja ja toiminnallisia työkaluja. Kaikkien toimintojen rekisteröinti mahdollistaa tiettyihin tehtäviin käytetyn ajan seurannan ja hallinnan. Täydellinen tieto ajanhallinnasta on tarpeen koko päivän aikataulun optimointiin.

Kontrolli tuloksista voi tunnistaa ne päivittäisen skenaarion elementit, joilla on suurin vaikutus tehokkuuteen. Pareto-säännön mukaan 20 % kaikista tehtävistä voi tuottaa 80 % kokonaisproduktiivisuudesta. Selvittääkseen, mitkä tehtävät ovat tärkeimpiä, on hallittava aika tietoisesti.

Ajan hallinta ryhmissä ja tiimeissä on yhtä tärkeää kuin yksilöllinen ajanhallinta. Yhä useammat yritykset päättävät ottaa käyttöön erityisiä sovelluksia aikataulun hallinnan helpottamiseksi ja luodakseen tehokkaan verkoston työntekijöiden välille.

Sellaiset päätökset eivät yllätä minua – tilastot osoittavat 25 %:n kasvua tuottavuudessa organisaatioissa, joissa viestintätasot ovat korkeita. Modernit sovellukset integroivat kaikki hankkeen osallistujat, ja mikä tärkeintä, asettavat aikarajat kaikille toiminnoille.

Yhteenveto

Ajan hallintateknologia mahdollistaa automaation kaikille tarpeettomille toiminnoille. Kaikki tiimin jäsenet voivat saada tietoa tehtävästä ilman suoraa puuttumista heidän työaikatauluunsa. Lisäksi kollektiivinen kontrolli tehtävistä lisää motivaatiota projektin loppuunsaattamiseen ja eliminoi mahdolliset puutteet, samalla kun työn tehokkuus pysyy korkealla tasolla.

Lue myös: Globaalit johtamistrendit liiketoiminnassa vuosina 2022 ja 2023

Tutustu ajanseurantaohjelmistoomme:

Jos pidät sisällöstämme, liity kiireisten mehiläistemme yhteisöön Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.