Miten suunnitella muutoksenhallintaa yrityksessä?

Mitä on muutoksenhallinta yrityksessä?

Muutoksenhallinta on prosessi, joka sisältää uusien toimintatapojen suunnittelun ja toteuttamisen yrityksessä. Tämä lähestymistapa olettaa, että muutos ei rajoitu yksittäisiin tehtäviin tai osastoihin, vaan sen tulisi vaikuttaa koko organisaatiorakenteeseen.

Tämän strategian tavoitteena on järjestää ja kohdata erilaisia haasteita, joita monet yritykset kohtaavat.

Muutoksenhallinta yrityksessä – milloin toteuttaa?

Voimme erottaa useita edellytyksiä, joissa on järkevää aloittaa muutosten tekeminen tai kun se on väistämätöntä ja ratkaisevaa yrityksen selviytymisen kannalta. Näitä ovat esimerkiksi:

• Yrityksen uudelleenjärjestely tai fuusio;
• Muutokset ja teknologiset kehitykset, jotka muuttavat koko toimialan toimintaa;
• Halukkuus parantaa tehokkuutta;
• Korkea työntekijöiden vaihtuvuus;
• Uuden kehitysstrategian toteuttaminen;
• Uuden johtamistyylin käyttöönotto – ketterä tai lean-johtaminen;
• Organisaatiorakenteen muuttaminen.

Kotterin muutoksenhallintamalli

Kotterin muutosmalli koostuu 6 vaiheesta ja sitä käyttävät johtajat organisaatiomuutosten onnistuneessa toteuttamisessa. Nämä esitetään seuraavasti:

1. Luo kiireen tunne

Ensimmäinen askel on luoda tietoisuus muutoksen tarpeesta. Kaikkien tiimin jäsenten on ymmärrettävä, että muutos on välttämätöntä yrityksen jatkuvalle kehittämiselle. Tämä on keskeinen näkökohta, joka määrittää toteutettujen muutosten tulevan kestävyys. Tämän saavuttamiseksi on tarpeen tunnistaa ongelmat ja mahdollisuudet. Paras tapa tehdä tämä on osallistaa työntekijät ja kannustaa heitä keskustelemaan asiasta. Selitä syyt, miksi muutos on tällä hetkellä tarpeen yritykselle. Voit myös osallistaa alan ulkopuolisia henkilöitä saadaksesi laajemman näkökulman.

2. Laadi tiimi tai nimeä henkilöitä, jotka ovat vastuussa muutoksenhallintaprosessista

Tämän vaiheen toteuttaminen riippuu organisaatiosi koosta ja resursseista. Yleisenä sääntönä on kuitenkin suositeltavaa delegoida tällainen tehtävä luotettavalle henkilölle, jolla on kyky johtaa koko prosessia. Hänen tulisi olla kokenut ja tuntea koko organisaation toiminta sekä omata johtamis- ja viestintätaitoja.

3. Muotoile visio ja strategia muutokselle

Visio on tärkeä osa strategian kehittämistä, koska se helpottaa yrityksen strategisten tavoitteiden ymmärtämistä. Lisäksi vision tulisi näkyä kaikilla yrityksen osa-alueilla. Tällä tavoin voit rakentaa sitoutumista tiimiltäsi sekä vaikuttaa positiivisesti ulkoiseen viestintään ja brändiarvoon. Tulevien muutosten ja parannusten havainnollistamiseksi voit käyttää prosessikaavioita.

4. Poista esteet ja lisää motivaatiota

Alussa on tärkeää tietää, mitkä rajoitteet (pullonkaulat) yrityksellä on. Mitkä liiketoimintaprosessit aiheuttavat tappioita ja vähentävät tiimin tehokkuutta? Yritä löytää ratkaisuja niiden poistamiseksi tai negatiivisten vaikutusten minimoimiseksi. Muista myös osallistaa ja palkita työntekijöitä muutoksen tukemisesta. Seuraa edistymistä, esimerkiksi KPI:den avulla.

5. Keskity lyhyen aikavälin tavoitteisiin ja juhli pieniä onnistumisia

Aseta saavutettavissa olevia tavoitteita – tämä on erityisen tärkeää muutoksen toteuttamisen ensimmäisissä vaiheissa, jolloin tiimi saattaa helposti epäillä ja lannistua. Voit käyttää SMART-periaatetta strategisten tavoitteiden asettamiseen.

6. Ylläpidä saavutettua tasoa

Usein todellinen haaste on toteuttaa muutoksia siten, että niistä tulee osa jatkuvaa oppimista ja kehittämistä eri liiketoiminta-alueilla. Siksi analysoi systemaattisesti onnistumisia ja parannettavia asioita. Kannusta työntekijöitä jakamaan ideoitaan – heillä on laaja ja käytännön tietämys yrityksen prosesseista. He voivat huomata puutteita, joita korkeammassa asemassa olevat eivät näe. Voit myös hyödyntää vertailua ja ottaa inspiraatiota muiden yritysten kokemuksista.

Muutoksenhallinnan edut ja haitat

Mitkä ovat muutoksenhallintastrategian toteuttamiseen liittyvät edut ja haitat yrityksessä? Selvitetään!

EDUT

• Parempi ymmärrys yrityksen toiminnasta ja organisaatiokulttuurista johdon ja työntekijöiden keskuudessa;
• Se on hyvä lähtökohta uusille, innovatiivisille ratkaisuilla;
• Lisää tiimin jäsenten motivaatiota päivittäisessä työssään;
• Mahdollistaa tehottomien prosessien poistamisen;
• Lisää organisaation kykyä sopeutua muutokseen;
• Mahdollistaa yrityksen laajan kasvun ja sopeutumisen markkinoiden dynaamisiin muutoksiin;
• Varmistaa johdonmukaisuuden yrityksen toiminnassa.

EPÄONNISTUMISET

• Koko prosessi voi tökkiä (kuitenkin, pidä mielessä, että kaikki suuret muutokset organisaatiossa eivät saisi olla äkillisiä ja harkitsemattomia);
• Jos et ota työntekijöidesi mielipiteitä huomioon, he saattavat tuntea vastahakoisuutta ja vastustaa muutosta. Tällä tavoin estät itsesi onnistumasta uuden strategian toteuttamisessa;
• Muutosten toteuttaminen voi myös edellyttää koulutusta työntekijöille, mikä aiheuttaa lisäkustannuksia.
• Valitut tekniikat eivät välttämättä sovi yrityksen toiminnan erityispiirteisiin. Tämän seurauksena prosessiin käytetty vaivannäkö ja työ osoittautuvat tehottomiksi.

Yhteenveto

Muutoksen hallinta yrityksessä on olennainen osa menestyksekästä kehitystä ja sopeutumista muuttuvaan liiketoimintaympäristöön. Se vaatii strategista lähestymistapaa, tehokasta viestintää, työntekijöiden osallistumista ja tehokasta edistymisen seurantaa. Se on prosessi, joka varmistaa sujuvan sopeutumisen ja haluttujen tulosten saavuttamisen nykypäivän erittäin epävakaissa markkinaolosuhteissa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.