Kuinka tehdä yhteistyötä asiakkaiden kanssa etätyöskentelyn aikana?

Kuitenkin, tämäntyyppinen muutos ei ole tullut ilman haasteita, erityisesti liikekumppaneiden suoran kontaktin puutteen vuoksi. Alla selitämme, kuinka työskennellä asiakkaiden kanssa laajalle levinneen etätyön aikakaudella varmistaaksemme, että saavutat samat tulokset kuin ennen.

Jatkuva yhteys – onnistuneen yhteistyön perusta asiakkaiden kanssa

Yksi tärkeimmistä näkökohdista asiakkaiden kanssa työskennellessä on pitää jatkuvasti yhteyttä heihin, jotta he tietävät millä vaiheella työ on, saavat vastauksia kysymyksiin heti tai eivät huolestu lopputuloksesta. Etätyön tapauksessa suora yhteys voidaan helposti korvata säännöllisillä verkkokokouksilla (valitussa pikaviestissä), sähköpostien vaihdolla tai puheluilla.

Sekä molemmille osapuolille tämäntyyppinen mahdollisuus on merkittävä etu, sillä se säästää aikaa ja taloudellisia resursseja (esim. matkakustannuksilta kumppanin tiloihin) – samalla kun saavutetaan sama tulos. Tässä suhteessa voi olla erityisen hyödyllistä asettaa kiinteä päivämäärä kokouksille (esim. viikoittain, kahden viikon välein, kuukausittain) asiakkaan tarpeiden ja yhteistyömuodon mukaan. Tällä tavoin varmistetaan kontrolli toiminnasta yhdessä jatkuvan palautteen kanssa.

Yhteisten tavoitteiden asettaminen – huolehtia molemmista osapuolista yhteistyössä asiakkaiden kanssa

Sekä paikan päällä että etätyössä on tärkeää määritellä selkeästi molempien osapuolten tavoitteet ja odotukset. Siksi ennen asiakkaan kanssa työskentelyä (ja toimintojen aloittamista) on tarpeen keskustella perusteellisesti vaatimuksista, työn laajuudesta ja odotetuista tuloksista – ja mikä tärkeintä, valmistumispäivistä ja virstanpylväistä. Tämä välttää tarpeettomia väärinkäsityksiä, mahdollistaa edistymisen seurannan ja varmistaa, että lopputuote toimitetaan odotetusti.

Tätä varten on hyödyllistä jakaa säännöllisesti erilaisia asiakirjoja, prototyyppejä tai luonnoksia, jotta toinen osapuoli voi seurata työtä ja toinen osapuoli voi saada jatkuvaa palautetta (muutosehdotuksia, kehityssuunnan hyväksyntää jne.), joka parantaa toimintojen toteutusta.

Verkko-työkalut – nopeuttaa toteutettuja prosesseja

Helpottaaksesi yhteistyötä asiakkaan kanssa etätyössä, on myös syytä käyttää erityisiä projektinhallintatyökaluja (kuten Firmbee). Tällaiset ratkaisut mahdollistavat kaikille valtuutetuille seurata työn edistymistä, vaihtaa tietoja, kommunikoida, jakaa tiedostoja, aikatauluttaa kokouksia ja suorittaa useita muita prosesseja päivittäisen yhteyden sujuvoittamiseksi.

Tällä tavoin voit helposti hallita projektin aikataulua, jakaa tehtäviä, seurata niiden toteutusta ja ylläpitää jatkuvaa viestintää. Kaikki tämä tuo suurta mukavuutta kaikille aiheeseen osallistuville ja minimoi kysymysten ja epäilyjen määrän, joka syntyy.

Nopea vastausaika – luottamuksen herättäminen

Halutessasi varmistaa tehokkaan yhteistyön asiakkaiden kanssa etätyössä, sinun tulisi myös muistaa yrittää olla saatavilla kumppaneillesi etkä viivytellä heidän viesteihinsä vastaamisessa (työ- ja yksityiselämän tasapainosta tietenkin huolehtien). Jos et pysty antamaan täydellistä vastausta heti, kerro heille, että olet saanut viestin ja palaat palautteen kanssa mahdollisimman pian. Tällöin vahvistat kumppanisi luottamusta sinuun ja tiimiisi ja minimoi myös mahdolliset huolet meneillään olevista toiminnoista.

Lisäksi kiinnostuksen ja empatian osoittaminen ilmoitettuihin tarpeisiin, erilaisten näkökulmien kuunteleminen ja ymmärtäminen sekä odotuksiin vastaaminen (erityisesti korjauksiin tai jatkokehityksen suuntiin liittyen) auttaa rakentamaan kestäviä suhteita. Ottaen huomioon etäympäristön luonteen, on syytä lähestyä näitä näkökohtia asianmukaisella huomiolla ja huolellisuudella.

Yhteistyö asiakkaiden kanssa – yhteenveto

Yhteistyö asiakkaiden kanssa etätyössä voi olla yhtä hedelmällistä kuin paikan päällä tapahtuva työ, joka sisältää kasvokkain tapahtuvaa kontaktia – kunhan varmistat, että kumppanisi saa yhtä hyvää huolenpitoa kuin ennen (vaikkakin eri muodossa). Eri tyyppiset pikaviestimet ja työkalut, jotka on kehitetty tällaisia tilanteita varten (erityisesti etäyhteyksien rakentamisen helpottamiseksi), auttavat sinua varmasti.

Kuitenkin, muista, että ratkaisevaa on pysyä joustavana ilmoitettuihin tarpeisiin ja olla valmis sopeutumaan muuttuviin tilanteisiin. Jatkuva pyrkimys parantaa prosessejasi laadukkaan palvelun varmistamiseksi – sijainnista, kontaktimuodoista ja velvollisuuksiesi toteuttamisesta riippumatta – on avain tehokkaaseen yhteistyöhön asiakkaiden kanssa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.