Miten vähentää yleiskustannuksia vuonna 2023?

Alla selitämme yksityiskohtaisesti, mitkä kululuokat kuuluvat edellä mainittuun termiin, sekä osoitamme tehokkaimmat tavat vähentää yleiskustannuksia, joita on epäilemättä syytä tavoitella nykyisessä taloudellisessa todellisuudessa.

Mitä ovat liiketoiminnan yleiskustannukset?

Yleiskustannukset (myös epäsuoriksi tai toimintakustannuksiksi kutsutut) viittaavat jatkuviin kuluihin, joita yritys aiheuttaa osana päivittäistä toimintaansa, mutta jotka eivät liity suoraan tietyn tuotteen valmistamiseen tai tietyn palvelun tarjoamiseen. Näin ollen nämä ovat kuluja, jotka yrityksen on katettava riippumatta tuotannon tai myynnin tasosta. Ne sisältävät pääasiassa:

• vuokra- tai leasingmaksut (toimistotilan, varastojen tai muiden tilojen vuokra tai leasing),
• palvelut (sähkön, veden, kaasun ja muiden liiketoimintaan tarvittavien palveluiden kulut),
• palkat ja etuudet hallintohenkilöstölle (maksetaan HR- tai talousfunktioita hoitaville työntekijöille),
• vakuutukset (sekä pakolliset että vapaaehtoiset),
• toimistotarvikkeet ja -laitteet (toimistovälineiden, tietokoneiden, tulostimien, skannerien ja muiden päivittäisessä toiminnassa tarvittavien laitteiden kulut),
• verot ja lisenssit (esim. kiinteistövero)
• poistot (varojen arvon asteittainen aleneminen ajan myötä, joka otetaan huomioon taloudellisissa lausunnoissa),
• huolto ja korjaus (saamiset, jotka liittyvät laitteiden, koneiden ja välineiden korjaukseen),
• oikeudelliset ja kirjanpitokulut.

4 tapaa vähentää yleiskustannuksia

Yleiskustannusten tehokas hallinta on ratkaisevan tärkeää yrityksen kannattavuuden ylläpitämiseksi, erityisesti vähemmän vakaissa taloudellisissa olosuhteissa. Tämän vuoksi yritykset etsivät keinoja vähentää näitä kuluja – mutta ilman, että se vaikuttaa negatiivisesti toimintaan tai tuotteiden ja palveluiden laatuun. Parhaat näistä, jotka voivat tuottaa odotettuja tuloksia vuonna 2023, esitetään alla.

1. Neuvottele sopimuksia toimittajien kanssa

Ensimmäinen tapa vähentää yleiskustannuksia on neuvotella sopimuksia nykyisten toimittajien kanssa (esim. kirjanpitopalvelut, materiaalit, oikeudelliset palvelut jne.), mikä voi viedä aikaa ja vaivannäköä, mutta sillä on potentiaalia tuottaa merkittäviä säästöjä yrityksellesi. Päätettäessä tehdä näin, määrittele erityiset tavoitteet, joita haluat saavuttaa neuvottelujen aikana (esim. alhaisemmat hinnat, pidemmät maksuehdot tai alennukset suurista ostoista) ja mitä voit tarjota vastineeksi. Etsi myös halvempia toimittajia vertaamalla markkinoilla saatavilla olevia tarjouksia (hinnan, laadun, maksuehtojen ja toimitusehtojen sekä yhteistyöhistorian osalta). Löytämäsi tarjoukset voivat olla peruste olemassa oleville toimittajille laskea hintojaan pitääkseen sinut asiakkaana.

2. Ulkoista valitut prosessit

Ulkoistaminen tarkoittaa tiettyjen tehtävien tai prosessien siirtämistä ulkopuolisille yrityksille, jotka ovat erikoistuneet näille alueille (kuten kirjanpito, asiakaspalvelu, markkinointi, rekrytointi, IT tai valmistus). Se voi auttaa vähentämään yleiskustannuksia poistamalla tarpeen palkata ja kouluttaa sisäistä henkilöstöä sekä ostaa ja ylläpitää laitteita tai infrastruktuuria. Jos haluat käyttää tätä menetelmää, sinun tulisi aloittaa tunnistamalla yrityksesi prosessit tai tehtävät, jotka voidaan ulkoistaa – eli ne, jotka aiheuttavat merkittäviä kuluja tai vaativat erikoistunutta tietämystä.

3. Suorita taloudellinen tarkastus

Toinen tapa vähentää kuluja on teettää taloudellinen tarkastus henkilöllä, joka on erikoistunut tälle alueelle. Vaikka tätä prosessia käytetään yleensä ilmaisemaan mielipide taloudellisten lausuntojen tarkkuudesta, se voi myös olla työkalu tulojen ja kulujen lähteiden ymmärtämiseksi. Näin se mahdollistaa myös arvioimisen, ovatko kaikki yleiskustannukset tarpeellisia ja kohtuullisia. Seuraavana vaiheena on puolestaan mahdollista etsiä parannuskohteita – ei vain niiden vähentämisessä, vaan myös yrityksen kannattavuuden lisäämisessä muilla keinoilla.

4. Käytä yhtä kattavaa työkalua

Sen sijaan, että maksaisit yleensä useista työkaluista tilausmuodossa, etsi vaihtoehto, joka tarjoaa kaikki (tai useimmat) yrityksesi tarvitsemat ominaisuudet. Yksi tällainen ratkaisu on Firmbee, tehokas järjestelmä projektien ja tiimien hallintaan. Projektitehtävien jakamisen ja tiettyjen käyttäjien niihin nimeämisen lisäksi voit myös toteuttaa rekrytointiprosessin (ATS-järjestelmä), rakentaa kontaktitietokantoja (CRM), hallita kalenteriasi ja tehtävälistojasi, valvoa varastoja, laatia tarjouksia asiakkaille, laskea laskuja ja pitää kirjaa kuiteista ja kuluista. Tutustu Firmbeen mahdollisuuksiin ilmaisversiolla!

Yleiskustannukset – yhteenveto

Yleiskustannusten vähentäminen, vastoin näennäistä, ei välttämättä tarkoita leikkauksia, jotka vaikuttavat negatiivisesti yrityksen tai organisaation toimintaan – parempi termi tässä yhteydessä on epäilemättä “tarpeellinen kulujen optimointi.” Loppujen lopuksi minkä tahansa liiketoiminnan tavoitteena on löytää keinoja säästää rahaa samalla kun säilytetään tai parannetaan tuotteiden tai palveluiden laatua. Ensimmäinen askel tämän saavuttamiseksi on epäilemättä perusteellinen analyysi tuloista ja kuluista, joka tunnistaa alueet, joilta säästöjä tulisi tai voidaan etsiä. Tämän jälkeen voidaan määrittää, mihin keinoihin (mukaan lukien edellä mainitut) yritys päättää ryhtyä – riippuen sen tarpeista ja kyvyistä.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.