Mikä on RACI-kaavio?

Aikana, jolloin projektit ovat yhä monimutkaisempia ja monipuolisempia, ja mukana olevat tiimit koostuvat monista eri osaamisalueiden omaavista ihmisistä, selkeän vastuunjaon varmistaminen on ratkaisevan tärkeää. Työkalu, kuten RACI-kaavio, voi olla hyödyllinen tässä asiassa. Alla käsittelemme tarkalleen, mitä tämä ratkaisu on ja miten se voi tukea toimintaasi.

RACI-kaavio – mikä tämä työkalu on?

RACI-kaavio on projektin ja organisaation hallintatyökalu, joka on suunniteltu määrittämään tietty henkilö tiettyihin tehtäviin tai aktiviteetteihin projektissa tai prosessissa. Sen käyttö auttaa hallitsemaan vastuuta tehokkaasti – se tuo selkeyttä jakoon, minimoi riskin unohtaa suoritettavat aktiviteetit ja parantaa viestintää (kun yksi henkilö on riippuvainen toisesta vastuistaan).

Näin ollen tämän työkalun käyttö helpottaa suunnittelua ja edistymisen seurantaa, samalla mahdollistamalla asetettujen tavoitteiden saavuttamisen. Kuvattua ratkaisua käyttävät tällä hetkellä eri toimialoilla toimivat yritykset sekä niin sanotun kolmannen sektorin organisaatiot.

Miltä RACI-kaavio näyttää?

Vastuumatriisi voi tarkalleen ottaen näyttää erilaiselta riippuen tietystä tiimistä, projektista tai organisaatiosta. Useimmiten se kuitenkin esitetään kaaviona, jossa tehtävät tai projektin elementit ovat yhdessä ulottuvuudessa (esim. sarakkeissa) ja niihin määrätyt henkilöt tai tiimit toisessa (esim. riveissä).

Suuremmissa projekteissa tai organisaatioissa taulukko voi olla monimutkaisempi (esim. sisältää myös päätöksentekotasoja). Alla olevat merkinnät (jotka selittävät tämän työkalun toista nimeä – RACI) käytetään osoittamaan kullekin henkilölle määrätyt roolit:

• R – Vastuullinen – henkilö, joka on velvollinen suorittamaan tehtävän,
• A – Tilivelvollinen – henkilö, joka on hyväksyttävä tietyn tehtävän suorittaminen,
• C – Konsultoitu – henkilö, jolla on erikoistunutta tietoa ja joka voi auttaa tietyn tehtävän suorittamisessa,
• I – Tiedotettu – henkilö, joka tarvitsee tietoa tehtävän edistymisestä, mutta ei ole aktiivisesti mukana sen toteuttamisessa.

RACI-kaavion käytön hyödyt

Kuvattujen työkalujen pääasiallinen tarkoitus on määrittää tarkasti, kuka on vastuussa tietyn tehtävän suorittamisesta, mikä poistaa epäselvyyksiä ja ristiriitoja vastuuden ymmärtämisessä, vähentäen virheiden riskiä (erityisesti tehtävien päällekkäisyyksiä tai niiden unohtamista).

Tämä ei kuitenkaan ole ainoa etu, jonka tämä lähestymistapa tuo käynnissä oleville projekteille ja prosesseille. RACI-kaavio mahdollistaa myös:

• parantaa viestintää tiimissä – kun kaikki tietävät, mitkä roolit ja tehtävät on heille ja muille määrätty, päivittäinen viestintä ja yhteistyö helpottuvat ja sujuvoituu,
• varmistaa tehokkaan resurssien hallinnan – yksittäisten tehtävien määrääminen henkilöille, joilla on parhaat taidot niiden suorittamiseen, mahdollistaa resurssien optimaalisen käytön (ja samalla varmistaa, että tehtävät jaetaan tasaisesti, jos mahdollista). Samalla se tukee budjetin puitteissa pysymistä,
• hallita riskiä tehokkaasti – määrittämällä hyväksyjän rooli (Tilivelvollinen) jokaiselle tehtävälle, voidaan tarkasti tunnistaa henkilö, joka tekee lopullisen päätöksen, ja näin estää mahdollisia ongelmia,
• tehostaa liiketoimintaprosesseja – työkalu mahdollistaa myös avaintehtävien tunnistamisen, mikä antaa mahdollisuuden miettiä liiketoimintaprosesseja uudelleen ja välttää tarpeettomia viivästyksiä tai aukkoja toiminnassa.

RACI-kaavio – yhteenveto

Kuvattu työkalu auttaa varmistamaan läpinäkyvyyden tehtävien jakamisessa, jotta viivästyksiä voidaan minimoida, roolin ymmärtämisessä esiintyvät ristiriidat voidaan poistaa ja kaikki projektin osallistujat voivat työskennellä yhdessä harmonisesti. RACI-kaaviota käytettäessä tehtävät on kuitenkin määrätty todellisten taitojen ja osaamisten mukaan, jotta jokaisella tiimin jäsenellä on selkeästi määritellyt roolit ja he tietävät, mitä heiltä odotetaan projektin aikana.

On myös tärkeää varmistaa, että työkalua päivitetään säännöllisesti työn edetessä ja muutoksia tehdään projektiin. Tämä varmistaa sopeutumisen muuttuviin olosuhteisiin, estää konflikteja ja ylläpitää käynnissä olevien toimintojen sujuvuutta.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.