Mikä on laskujen sovittaminen?

Laskujen sovittaminen on prosessi, joka koostuu laskujen tietojen vertailusta pankkitilien tietojen kanssa. Se on erittäin tärkeä tehtävä kaikille yrityksille. Laskujen sovittaminen koskee sekä ostettujen tuotteiden ja palveluiden laskuja että asiakkaille lähetettyjä laskuja. Tämän toimenpiteen ansiosta voit tarkistaa, oletko myöhässä liiketoimintaan liittyvistä maksuistasi. Tämä auttaa sinua hallitsemaan saatavia paremmin. Lue artikkeli selvittääksesi, miksi laskujen sovittamista ei pitäisi laiminlyödä.

Laskujen sovittaminen – artikkelin sisältö:

1. Kuinka sovittaa saapuvat laskut?
2. Mitkä ovat saapuvien laskujen sovittamisen hyödyt?
3. Kuinka sovittaa lähtevät laskut?
4. Mitkä ovat lähtevien laskujen sovittamisen hyödyt?
5. Onko mahdollista sovittaa laskuja manuaalisesti?
6. Kuinka parantaa laskujen sovittamisprosessia?

Kuinka sovittaa saapuvat laskut?

Joka kerta, kun ostat tuotteita, saat laskun. Samoin palveluiden osalta – nekin kuitataan laskuilla. Jos yrityksesi on juuri ilmestynyt markkinoille, on riski, että kaikki kumppanit eivät ole halukkaita myymään tuotteitaan tai palveluitaan eräpäivän siirrolla. Tällaisessa skenaariossa sinun on maksettava käteisellä. Tämä maksutapa tarkoittaa, että sinun ei tarvitse sovittaa saapuvia laskuja. Käteislausumien tapauksessa voit aina olla varma, että se on kuitattu.

Jonkin ajan kuluttua, kun yrityksesi tulee tunnetummaksi urakoitsijoiden keskuudessa, yhä useammat yritykset ovat halukkaita myymään tuotteitaan sinulle eräpäivän siirrolla. Se on hyödyllistä, koska ostamalla tuotteita sinun ei tarvitse sijoittaa varojasi heti. Ainoa tehtäväsi on pitää silmällä maksuaikoja. Laskujen sovittaminen auttaa tässä tärkeässä asiassa. Kuinka sovittaa laskuja?

Kaikki, mitä sinun tarvitsee tehdä, on verrata saapuvia laskuja, nimittäin niitä, jotka olet saanut muilta yrityksiltä, pankkitiliisi. Prosessin nopeuttamiseksi voit päättää suodattaa saapuvia laskuja. Tämän toimenpiteen jälkeen saat täydellisen luettelon tapahtumista kaikista tuotteista ja palveluista maksetuista maksuista. Tällaisen luettelon avulla sinun on verrattava laskujen lukuja pankkitilien tietojen kanssa. Tarkista, onko kaikki siirretty raha saavuttanut oikean vastaanottajan vertaamalla laskun myöntäjän tietoja laskun vastaanottajan tietoihin. Jos tiedot täsmäävät ja kaikki on oikein, voit merkitä laskun maksetuksi.

Mitkä ovat saapuvien laskujen sovittamisen hyödyt?

Miksi saapuvien laskujen sovittaminen yrityksessäsi on niin tärkeää? Tämä toimenpide auttaa sinua pitämään hallinnassa kaikki maksupäivät ja -aikataulut. Jos sovittamisen jälkeen sinulla on edelleen laskuja, mutta ei vastaavia siirtoja, se tarkoittaa vain yhtä asiaa – et ole maksanut näitä laskuja. Tässä tilanteessa sinun on tarkistettava, onko maksuaika ylitetty. Jos joitakin siirtoja ei ole tehty, tarkista tilisi odottavien tilausten osiossa, ne saattavat odottaa toteutusta, tällöin ei ole syytä huoleen. Kuitenkin, jos maksuaika on ylitetty ja laskua ei ole maksettu, on parempi hoitaa kaikki maksamattomat maksut mahdollisimman pian.

Maksu, joka tehdään määräajan jälkeen, voi aiheuttaa negatiivisia seurauksia liiketoiminnallesi. Millaisia seurauksia? Laskun myöntäjä, joka ei ole saanut maksua ajallaan, voi veloittaa sinulta korkoa maksun viivästymisestä. Myöhäinen maksaminen voi johtaa alennusten ja hyvitysten menettämiseen. Maksuongelmat vaikuttavat yrityksesi imagoon, koska kukaan ei halua tehdä yhteistyötä tahojen kanssa, jotka ovat usein myöhässä maksuissa. Laskujen sovittaminen auttaa sinua välttämään tällaisia ongelmia, tämän prosessin avulla pystyt täyttämään velvoitteesi ajallaan.

Kuinka sovittaa lähtevät laskut?

Lähtevät laskut ovat laskuja, jotka yrityksesi lähettää asiakkailleen, kun tuote on myyty tai palvelu on toimitettu. Lähtevien laskujen sovittaminen auttaa sinua pitämään silmällä kaikkia velvoitteitasi. Tämän toimenpiteen ansiosta tiedät tarkalleen, kuka on maksanut sinulle ja kuka on maksussa myöhässä. Kuinka todellisuudessa lähtevien laskujen sovittaminen tehdään?

Pankkitilien tiedot on ristiviitattava kaikkiin myönnettyihin lähteviin laskuihin. Prosessin nopeuttamiseksi voit päättää suodattaa lähteviä laskuja. Tämän toimenpiteen jälkeen saat täydellisen luettelon tilille maksetuista maksuista. Seuraavassa vaiheessa sinun on verrattava kaikki pankkitilien tiedot lähteviin laskuihin. Tarkista huolellisesti, vastaavatko laskun maksaneen henkilön tai yrityksen tiedot laskun ostajan tietoja.

Erityistä varovaisuutta suositellaan laskujen sovittamisessa, erityisesti jos on useita laskuja, joissa on sama maksettava summa, mutta eri asiakkaille. Tarkkuuden puute sovittamisessa voi johtaa laskun yhdistämiseen väärään asiakkaaseen. Vältä tällaisia virheitä tarkistamalla kaikkien siirtojen otsikot. Niin kauan kuin tiedät, mihin tuotteeseen tai palveluun maksu on tehty, sen pitäisi olla helppoa yhdistää siirto oikeaan lähtevään laskuun. Mutta miksi laskujen sovittaminen on niin tärkeää?

Mitkä ovat lähtevien laskujen sovittamisen hyödyt?

Lähtevien laskujen sovittaminen antaa sinulle käsityksen yrityksen nykyisestä taloudellisesta tilanteesta. Laskujen sovittamisen ansiosta tiedät, mitkä sinulta myönnetyt laskut on jo maksettu, ja tiedät, mitä tuloja voit odottaa tililläsi lähitulevaisuudessa. Sovittamisprosessi auttaa sinua huomaamaan kaikki asiakkaat, jotka ovat myöhässä maksujen kanssa tuotteistasi tai palveluistasi. Tarkkojen tietojen avulla voit päättää ryhtyä toimiin tällä alueella ja pakottaa velallisesi hoitamaan vaatimuksesi. Älä epäröi lähettää asiakkaille lempeitä muistutuksia heidän maksustaan, minkä tahansa viivästyksen tekeminen voi johtaa ongelmiin saataviesi perinnässä. Älä laiminlyö lähtevien laskujen sovittamista.

Onko mahdollista sovittaa laskuja manuaalisesti?

Jos et myönnä monia laskuja, laskujen sovittaminen ei vie paljon aikaasi. Samoin, jos et ole myöntänyt monia kustannuslaskuja, saapuvien laskujen tarkistaminen ei pitäisi olla vaikeaa. Pienellä määrällä asiakirjoja kaikki laskujen sovittaminen voidaan tehdä manuaalisesti. On kätevää luoda luettelo kaikista saapuvista laskuista, joista voit merkitä kaikki jo maksetut ja nähdä loput, jotka vielä odottavat kuitattavaksi. Sinun tulisi luoda samanlainen luettelo kaikista lähtevistä laskuista. Tässä luettelossa merkitset kaikki asiakkaidesi maksamat laskut nähdäksesi ne, jotka ovat maksussa myöhässä.

Laskuja sovittaessasi prosessin nopeuttamiseksi on viisasta käyttää hyvin valmisteltua taulukkoa. On hyvä laittaa kaikki laskut aikajärjestykseen.

Yritä merkitä kaikki saapuvat maksetut laskut heti, kun saat siirron tilillesi. Laskujen manuaalinen sovittaminen ei ehkä ole paras vaihtoehto niille, joilla on paljon laskuja. Mitä tehdä helpottaaksesi laskujen sovittamisen toimintaa, kun tarkistettavia asiakirjoja on paljon enemmän? Kuinka käsitellä sovittamista, jota ei voida tehdä manuaalisesti?

Kuinka parantaa laskujen sovittamisprosessia?

Helpottaaksesi laskujen sovittamisprosessia, jota ei voida tehdä manuaalisesti, on hyödyllistä käyttää erityistä ohjelmistoa. Omistettu sovellus auttaa sinua löytämään kaikki erimielisyydet lähtevien laskujen ja tilisi siirtojen välillä. Sovelluksen avulla voit helposti määrittää, onko asiakkaasi maksanut laskun kokonaan, osittain tai onko maksussa myöhässä. Tietokoneohjelmisto mahdollistaa kaikkien erääntyneiden laskujen nopean löytämisen, mikä voi mahdollistaa velkojen perimisen tarvittaessa. Et koskaan unohda maksupäivää ostetuille tuotteille ja palveluille. Sovellus auttaa sinua säästämään paljon aikaa, jota voit käyttää muilla liiketoiminta-alueilla.

Lue myös: Mikä on laskualennus?

Automaatioiden ansiosta yrityksesi voi vähentää laskutuskustannuksiaan 29 %. Tarkista ilmainen laskutusohjelma ja laskutusohjelmisto.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.