Projektinhallintatyökalut

Projektinhallintatyökalut ovat muuttumassa välttämättömiksi. Riippumatta tyypistä, projekti vaatii aina paljon työtä. Tietenkin, jos haluat sen tehtävän hyvin ja tuovan erityisiä etuja. Miten hallita valtavaa määrää tehtäviä ja prosesseja? Miten käsitellä tätä? Vastaus on oikeat projektinhallintatyökalut. Tässä on 3 syytä, miksi tällaisten työkalujen käyttäminen parantaa jokaisen projektin tehokkuutta ja mukana olevien ihmisten tuottavuutta.

3 syytä käyttää projektinhallintatyökaluja

1. Helppo suunnittelu

Projektien monimutkaisuus vaihtelee. Jotkut niistä ovat yksinkertaisia, jotkut monimutkaisempia. Riippumatta siitä, jokaisen projektin ensimmäinen askel on (tai pitäisi olla) oikea suunnittelu. Se säästää aikaasi ja antaa laajan kuvan. Joten, aloitit suunnittelun ja näet koko suunnitelman, nyt on aika jakaa se tehtäviin ja priorisoida ne. Jos et siihen mennessä ole käyttänyt projektinhallintatyökaluja, niiden tulisi astua näyttämölle nyt.

Oikeat projektinhallintatyökalut ovat todella hyödyllisiä, kun sinun on perustettava tehtävien hierarkia, jotka sinun on suoritettava tavoitteen saavuttamiseksi. Toisin sanoen, projektin loppuunsaattamiseksi. Kuitenkin, tehtävät eivät ole yhtä tärkeitä. Jotkut niistä ovat tärkeämpiä kuin toiset. Hyvä projektinhallintatyökalu tarjoaa mahdollisuuden luoda hierarkia ja tehtävien järjestys sekä näyttää, mitkä niistä riippuvat toisistaan. Tämä säästää paljon aikaa johtajalle, joka jakaa tehtäviä, sekä koko tiimille. Jokainen projektin osallistuja tietää, mitä tehdä nyt, mitä tehdä seuraavaksi ja mikä on kunkin vaiheen määräaika.

2. Tehtävien hallinta

Jokainen projekti on, no, prosessi. Riippumatta siitä, johdatko yksin vai tiimissä, on yksi tavoite – suorittaa kilpailu mahdollisimman nopeasti ja hyvin. Ja juoksun päättäminen on mahdotonta, jos unohdat ottaa askeleita. Jokainen tehtävä on pieni askel, joka vie juoksun loppuun. Projektinhallintatyökalu on välttämätön tavoitteen saavuttamiseksi.

Sen ansiosta voit jakaa kaikki tärkeät tehtävät oikeille henkilöille ja seurata niiden edistymistä. Tämä tekee projektien hallinnasta paljon helpompaa, koska sinulla on pääsy tärkeisiin tietoihin ja voit tarkistaa, kuka on vastuussa mistäkin tehtävästä. Kaikki tämä tekee tiimityöstä tehokkaampaa, kun jokainen tiimin jäsen tietää tarkalleen, mitä tehdä. Ja vaikka hän ei tietäisikään, hän tietää, keneltä kysyä. Se on tärkeämpää kuin jotkut uskovat. Harvard Business Review’n tutkimuksen mukaan työvoiman ajan puute yhteistyöhön on yksi suurimmista esteistä onnistuneelle yhteistyölle organisaatiossa. Miten välttää se? No, käyttämällä projektinhallintatyökalua, joka antaa sinun tarkistaa tiimisi kanssa säännöllisesti, on avain.

3. Projektin seuranta projektinhallintatyökaluissa

Ok, sinulla on suunnitelma ja olet jakanut erityiset tehtävät. Projekti etenee oikeaan suuntaan. Mahtavaa! Onko nyt aika avata samppanja? Ei niin nopeasti, ystäväni.

Projektin seuranta on kolmas tärkeä syy, miksi sinun tulisi käyttää projektinhallintatyökaluja. Se auttaa keräämään tietoa ei vain itse prosessista, vaan myös tiimin jäsenistä. Ihmisillä on erilaisia taitoja ja vahvuuksia, joista osa on piilossa. Oikea projektin seuranta voi paljastaa ne!

Seuranta tarjoaa myös näkemyksen jokaisesta vaiheesta ja mahdollistaa ajan arvioimisen jokaiselle tehtävälle. Se on välttämätöntä nykyiselle ja tuleville projekteille, sillä se antaa mahdollisuuksia ennustaa, kuinka paljon aikaa tulevat projektit saattavat kuluttaa. Lyhyesti sanottuna, sen ansiosta voit tuottaa tulevia tuloksia nopeammin ja paremmin.

Helppo suunnittelu, tehtävien hallinta ja projektin seuranta ovat kolme pääsyytä, miksi sinun tulisi käyttää projektinhallintatyökaluja. Tietenkin, täydellisen projektinhallintatyökalun valinta sinulle vaatii useiden asioiden huomioon ottamista. Se riippuu projektien tyypistä, tarpeistasi, palveluista, joita haluat käyttää, ja viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, hinnoittelusta.

Firmbee antaa sinun hallita projektejasi ja tehtäviäsi, mutta myös hallita taloutta, laskuttaa, hallita asiakassuhteita ja löytää täydellinen työntekijä.

Ehkä olet juuri löytänyt täydellisen projektinhallintatyökalun? 🙂