Mitä on projektinhallinta? | #2 Projektinhallinnan aloittaminen

Melkein kaikki ovat hallinnoineet jonkinlaista projektia elämässään. Ehkä se oli syntymäpäiväjuhlan järjestäminen, luokkaretki tai ehkä tiimin johtajan rooli työssä. Kaikkia näitä aktiviteetteja voidaan kutsua projektinhallinnaksi. Tämä johtuu siitä, että on tarpeen sovittaa yhteen erilaisia tehtäviä ja synkronoida vähintään muutaman yhteistyössä olevan henkilön toiminnot, jotta saavutetaan tietty arvo, esimerkiksi hyvät syntymäpäiväjuhlat tai matka, jota muistellaan hymyillen. Mikä on projektinhallinta? Lue artikkelimme ja opi lisää.

Projektinhallinta – sisällysluettelo:

1. Mikä on projektinhallinta?
2. Projektinhallinnan standardi
3. Projektinhallinnan arvo
4. Yhteenveto

Mikä on projektinhallinta?

Ammattimainen projektinhallinta on olennainen osa liiketoimintaa. Se vaatii oikeaa tietoa, työkaluja ja tekniikoita. Mutta ennen kaikkea se vaatii kykyä yhdistää ne tehokkaasti. Projektinhallinta varmistaa, että projekti voidaan saattaa päätökseen ajallaan ja budjetin rajoissa. Projektinhallinnan ansiosta projektipäällikön kanssa työskentelevä projektitiimi kommunikoi tehokkaasti ja saavuttaa asetetut tavoitteet.

Projektinhallinnan avulla projekti päättyy jonkin arvon tarjoamiseen, joka on erittäin tärkeä yritykselle tai asiakkaalle – jotain enemmän kuin pelkkä prosessin kaikkien vaiheiden läpikäyminen, joka päättyy valmiin tuotteen luovuttamiseen, joka vastaa alkuperäistä sopimusta. Vaikka projektiin liittyvä arvo saattaa olla puhtaasti liiketoiminnallinen, sen tarkoitus on usein sosiaalinen tai ympäristöllinen.

Tänään haluamme vastata kysymykseen siitä, mitä projektinhallinta on. Tarkastelemme myös, miltä uusi arvoon perustuva, ei prosessiin perustuva projektinhallinnan standardi näyttää, ja vastaamme kysymykseen, miksi projektinhallinta on tärkeää.

Projektinhallinnan standardi

Projektinhallinnan standardi Project Management Institute (PMI) -järjestöltä luotiin, koska huolimatta vuosien käytännöstä ja paremmista työkaluista, silti:

• 48 % projekteista ei valmistu ajallaan
• 43 % projekteista ylittää budjetin
• 31 % ei saavuta tarkoitustaan

Kaikki tämä johti projektinhallinnan tutkijoita ja käytännön toimijoita tarkastelemaan tarkemmin, mitä päivittäisestä projektinhallintakäytännöstä puuttuu. Raportit osoittavat, että muutokseen sopeutuminen monimutkaisissa tehtävissä, kuten projekteissa, portfoliossa ja ohjelmissa, on ongelma. Tämä johtuu siitä, että todellisuudet, joissa projekteja on hallittava, muuttuvat niin nopeasti, että kaavamaisten prosessien mukaan toimivat yritykset eivät usein kykene pysymään niiden dynamiikan perässä. Myötävaikuttavia tekijöitä ovat:

• liiketoiminnan digitalisaatio – eli tarve parantaa kykyä organisoida hybridin tai etätiimin työtä, joka usein toimii asynkronisesti ja käyttää pilvityökaluja vaihtelevilla käyttöoikeustasoilla,
• markkinadynamiikan lisääntyminen – eli tarve tehdä muutoksia käynnissä oleviin projekteihin, jotta niiden tulokset vastaavat nykyistä kysyntää.

Projektinhallinnan käytännön toimijoiden vastaus on korostaa:

• joustavaa projektinhallintaa – eli globaalia siirtymää yksityiskohtaisesta tehtävien suunnittelusta jatkuvaan työskentelyyn tiimin yhteistyön parantamiseksi ja sidosryhmien tarpeisiin dynaamisesti vastaamiseksi,
• organisaation kulttuuria lahjakkuuden säilyttämisessä, ja ennen kaikkea
• tulosta, ei projektin tulosta (toimitettavaa), joka vastaa suunnitelmaa, ja seurauksena yhä enemmän painotetaan arvoa ja kysymystä “miksi?”

On käynyt ilmi, että projektinhallinnan päämäärä on luoda arvoa. Se tarkoittaa jatkuvaa työn ja luotavan tuotteen merkityksen ja merkityksen korostamista sekä kysymyksiin “miksi” ja “mihin tarkoitukseen?” vastaamista, jotka koskevat paitsi yrityksen visiota myös projektissa mukana olevien päivittäisiä toimintoja. Kaikki tämä tekee projektista syvästi mukana olevista sidosryhmistä, projektipäälliköistä ja tiimin jäsenistä.

Projektinhallinnan arvo

Projektinhallinta voi tuottaa erinomaisia tuloksia, vaikka tiimi olisi melko pieni. Kuitenkin sen ei tarvitse olla muodollista hallintoa, joka kattaa kaikki projektin osa-alueet ja tuottaa raportteja tiimin suorituksen jokaisesta yksityiskohdasta. Loppujen lopuksi moderni projektinhallinta ei ole arvo sinänsä, kuten se usein oli viime vuosisadalla. Sen ensisijainen tarkoitus on auttaa projektien toteuttamisessa. Siksi se käyttää vain niitä työkaluja, jotka tuovat todellista hyötyä. Ja se määrittelee projektipäällikön huolehtivaksi hoitajaksi, ei autoritaariseksi johtajaksi tai johtajaksi.

Toisin sanoen projektinhallinnan on tarkoitus luoda selkäranka, joka on tarpeen projektin ohjaamiseksi uusissa, vaikeammissa tai riskialttiimmissa hetkissä, jotka liittyvät:

• suunnitteluun, organisointiin ja tietoon perustuvien päätösten tekemiseen – mikä yleensä on tuettu omistautuneilla ohjelmistoilla, kuten Firmbee, Asana tai Jira
• optimaalisten olosuhteiden luomiseen tiimiyhteistyölle
• budjetin laatimiseen ja valvontaan
• projektin tilan jatkuvaan seurantaan ja analysointiin
• muutoksiin vastaamiseen ja riskien hallintaan

Tämä selkäranka määritellään tiimin ja annetun projektin tarpeiden mukaan työkalujen avulla, jotka osoittautuvat hyödyllisiksi tietyssä hetkessä. Projekteja kannattaa hallita useista syistä. Ensinnäkin, koska se parantaa tiimin tehokkuutta. Toiseksi, koska hallinta luo organisatorisen kehyksen yhteistyölle, joka, jos se toteutetaan hyvin, muuttuu käteväksi ja näkymättömäksi sen käyttäjille. Kolmanneksi, koska hallinta luo järjestystä, jotta toteutettava suunnitelma on selkeä kaikille osapuolille. Tämä helpottaa varmistamista, että kaikki ovat “saman sivun” päällä.

Yhteenveto

Perinteinen projektinhallinta perustui prosessien standardointiin. Tämä tarkoitti kehyksen luomista, jota voitaisiin käyttää toistuvasti, parantaen siten yrityksen tehokkuutta. Kuitenkin tämä lähestymistapa ei toimi 21. vuosisadalla. Siksi Project Management Institute on ottanut käyttöön uuden hallintostandardin – arvoon perustuvan standardin.

Se mahdollistaa suuremman joustavuuden ja korostaa projektissa työskentelevän tiimin roolia. Toisin sanoen se on siirtynyt merkittävästi lähemmäksi ketterän hallinnan (Agile) periaatteita, jotka ovat lähtöisin ohjelmistokehityksestä, ja joita PMI on tähän asti pitänyt vain mielenkiintoisena faktana.

Olemme juuri vastanneet kysymykseen: Mikä on projektinhallinta? Tutustu myös muihin sarjoihimme Pythonista ja Javascriptista!

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.