Sähköpostin käyttö stressitasojen vähentämiseksi. 3 loistavaa tapaa käsitellä etäviestintää.

Kuinka vähentää stressitasojasi käyttäessäsi sähköpostitiliä? Tiedätkö, että sähköpostin käyttö voi merkittävästi lisätä ahdistustasoa? Saattaa tuntua, että sähköposti on ensisijaisesti kätevää. Se mahdollistaa nopean viestinnän työntekijöiden ja ulkoisten tahojen välillä, mutta samalla se luo teknostressiä käyttäjille.

Sähköpostin käyttö – sisällysluettelo:

1. Vähennä stressitasojasi
2. Kokeile toista yhteydenottotapaa
3. Älä lähetä sähköposteja perjantaisin
4. Viestitä selkeästi ja yksinkertaisesti
5. Yhteenveto

Vähennä stressitasojasi

Käytä vain työpuhelintasi. Puhelimesi tulisi olla käytettävissä yhteydenottoon vain 8 tuntia työpäivän aikana, ja sen jälkeen se tulisi sammuttaa – tätä sääntöä tulisi noudattaa niiden, jotka haluavat pitää tasapainon yksityisen ja ammatillisen elämänsä välillä. Tällaiset toimet kuin sähköpostin sammuttaminen työajan jälkeen (yritykset voivat käyttää näitä toimintoja), pakettien toimituksen viivyttäminen (aikatauluttamalla lähetys seuraavan työpäivän aamulle) tai säännöllisten postin vastaanottoaikojen suunnittelu mahdollistavat mielenterveyden huomioimisen työssä ja vapaa-ajalla.

Muista välttää sähköpostien (tai muiden yrityksen viestintäpalveluiden) asentamista yksityiseen puhelimeesi. Se on monista syistä sopimatonta, se ei ole turvallista herkän tiedon suojaamisen kannalta, ja toisaalta – se vaikuttaa hyvinvointiisi ja kykyysi levätä työpäivän jälkeen.

Kokeile toista yhteydenottotapaa

Kuinka monta kertaa olet lähettänyt sähköpostin kollegallesi tai kumppanillesi ja odottanut jopa useita päiviä vastausta, vaikka asia olisi ollut yksinkertainen ja ei kovin vaikea käsitellä? Kuten näet, jotkut ihmiset haluavat odottaa vastaustaan joka kerta, ja tämä voi turhauttaa odottavaa henkilöä.

Kuinka voit ratkaista ongelman? Voit yrittää ottaa suoraan yhteyttä henkilöön (jos se on vain mahdollista) soittamalla tai käyttämällä yrityksen pikaviestintäpalvelua, joka mahdollistaa viestien nopean näyttämisen – tee mitä tahansa ongelman ratkaisemiseksi ja saadaksesi sen päätökseen.

Sähköposti ei yleensä ole paras ratkaisu, vaikka ajattelisimme, että se on paras yhteydenottotapa työntekijöiden tai liikekumppaneiden kanssa. Tämän asian pohtiminen on tärkeää, kun viestintä voi laukaista negatiivisia tunteita – viestejä lukiessamme tulkitsemme niitä kuvitellen äänen sävyn ja keskustelukumppanin asenteen. Monissa tilanteissa, jopa nykyaikaisessa digitaalisessa aikakaudessa, suora viestintä voi tuottaa parempia tuloksia.

Älä lähetä sähköposteja perjantaisin

Kohtele muita samalla tavalla kuin haluaisit itseäsi kohdeltavan – tätä sääntöä tulisi noudattaa kaikissa työajan jälkeen lähetetyissä viesteissä. Jos et pidä sähköpostin äänestä, joka tulee klo 18 jälkeen tai myöhemmin, lopeta niiden lähettäminen itse. Riippumatta siitä, oletko tavallinen työntekijä, johtaja tai työskentelet yhdessä kumppanisi kanssa, sinun ei pitäisi näyttää saatavuutta. Se ei ole vain epäterveellistä, vaan häiritsee myös niiden henkilöiden päivärutiinia, joiden kanssa teet yhteistyötä.

On syytä muistaa välttää sähköpostien lähettämistä perjantai-iltapäivisin. On vaikeaa odottaa, että henkilö vastaa nopeasti sähköpostiimme vain muutama tunti ennen tulevaa viikonloppua – monet työntekijät esittävät asenteen, että: se voi odottaa maanantaiaamuun. Jos vain voi odottaa vastausta, voi myös odottaa sähköpostin lähettämistä, varsinkin kun kaikki aloittavat viikon lisäenergialla viikonlopun levon jälkeen.

Viestitä selkeästi ja yksinkertaisesti

Olet todennäköisesti kirjoittanut sähköpostin, jossa on useita kysymyksiä ja asioita, jotka tarvitsivat selventämistä, mutta et silti ole saanut mitään vastausta. Tämä tilanne (erityisesti jos olet odottanut vastausta) lisää stressitasoa. Valitettavasti sinun on oltava valmis siihen, että tällaisia ongelmia esiintyy ajoittain – joskus jopa useammin kuin olet odottanut. Kuinka käsitellä sitä?

Ensinnäkin, kirjoita viestin aihe selkeästi, sitten laadi sähköposti, ajatellen selkeän ja yksinkertaisen viestinnän ylläpitämistä. Joskus se pakottaa sinut rajaamaan sähköpostin aihetta. Sinun on mietittävä huolellisesti, mikä asia on sinulle tärkein ja mikä voidaan käsitellä myöhemmin (käyttäen muita viestintämuotoja).

Yhteenveto

Nopeasti kehittyvä teknologia on tuonut monia hienoja asioita arjen viestinnän helpottamiseksi sekä yksityiselämässä että ammatillisessa elämässä. Samalla olemme kohdanneet monia haasteita, erityisesti liittyen jatkuvaan saatavuuteen.

Sähköpostiviestit saapuvat jatkuvasti postilaatikkoomme – työssä, vapaa-ajalla tai jopa lomilla – mikä on esimerkki työ- ja yksityiselämän tasapainon vääristymisestä. Siksi on syytä kannustaa työntekijöitä käyttämään kaikkia edellä mainittuja vinkkejä ja neuvoja, muistaen, että kaikissa tapauksissa esimerkki on parempi, kun se tulee ylimmältä taholta.

Lue myös: Kuinka vähentää digitaalista stressiä etätyössä

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.