Tietotarinoiden perusteet

Useammankin kerran olemme sattuneet osallistumaan koulutuksiin tai liiketapaamisiin. Usein tällaisissa tapaamisissa on esityksiä, jotka tiivistävät tiettyjä tilanteita yrityksessä, ja niiden muoto on niin vastustuskykyinen, että kuulijat, jos voisivat, sulaisivat ilmaan. Mitä tehdä tilanteessa, jossa meidän on valmisteltava tällainen esitys? Miten tehdä puheestamme sisällöllinen ja samalla kiinnostava yleisölle? Niin sanottu datatarinankerronta osoittautuu tässä tapauksessa hyödylliseksi.

Datatarinankerronta – sisällysluettelo:

1. Datatarinankerronta – mistä on kyse?
2. Mistä aloittaa?
3. Priorisointi
4. Miten rakentaa datatarina oikein?
5. Yhteenveto

Datatarinankerronta – mistä on kyse?

Yritysten teknologisen kehityksen myötä datan viestinnän tapa ja laatu ovat saaneet erityistä huomiota, esimerkiksi raporttien tai kaikenlaisten asiakkaille, johdolle jne. esitettävien raporttien tapauksessa. Näin ollen taistellessamme tylsiä esityksiä vastaan, datatarinankerronta syntyi.

Yksinkertaisimmillaan se on datan kertomista tavalla, joka luo sen tarinan. Numerot esitetään syy-seuraussuhteissa, niin sanotusti, mikä tarkoittaa, että vastaanottajaa ei “hyökätä” numeropinoilla. Tämän seurauksena kuulijoiden havainto on suurempi, ja välitetty tieto on heille helpommin omaksuttavissa.

Mistä aloittaa?

Ensinnäkin meidän on luotava visuaalinen esitys, joka toimii perustana. Siksi meidän on varmistettava, että tiedot, joita aiomme sisällyttää siihen, ovat oikeita. Emme saa sallia tilannetta, jossa viittaamme virheellisiin tai vanhentuneisiin tietoihin. Seuraava askel on määrittää johtopäätökset, joihin haluamme päästä.

Kun tiedämme, mitä haluamme todistaa esityksen avulla, meidän on muistettava tehdä se selväksi. Emme voi laittaa liikaa tekstiä diaan. Jokaisen dian tulisi olla konkreettinen ja selkeästi havainnollistaa asioiden ydintä. Tiedot esitetään parhaiten taulukon, kaavion tai diagrammin muodossa, mutta suositellaan myös infografiikoiden, grafiikoiden tai animaatioiden käyttöä. Tämä tapa esittää tietoa tekee siitä helpommin saatavilla katsojalle.

Jos haluamme korostaa tietyn tiedon negatiivisia sävyjä, on suositeltavaa käyttää punaisia värejä tehostamaan vaikutusta vastaanottajaan. Vastakkaisessa tilanteessa, kun haluamme välittää datan positiivista sävyä vastaanottajalle, on suositeltavaa käyttää vihreitä tai sinisiä värejä.

Fontti on myös tärkeä, valitse yksinkertainen muotoilu, ilman tarpeetonta koristeellisuutta, joka häiritsee viestin ytimen havaintoa. Sen koko on myös merkittävä, älykkäin päätös on valita optimaalisen kokoinen fontti, joka on helppo lukea vastaanottajalle. Muista myös, ettei diaan saa laittaa liikaa tekstiä – sen tulisi kuvata kaikkein olennaisimmat tiedot ja tarjota pohja esittäjälle.

Priorisointi

Jos meillä on jo visuaalinen esitys, meidän on mietittävä kuinka välittää se. Tässä datatarinankerronta tulee olemaan keskeisessä roolissa. Jotta esityksestämme tulisi kiehtova ja sisällöllinen, valmistaudu kunnolla esittämään tiedot. On olemassa kaavio, joka on perusta datan kehittämiselle seuraamalla tarinankerrontaa. On tarpeen määrittää joitakin tärkeitä kohtia esityksestämme.

Ensinnäkin meidän on pohdittava kuka on kertomuksen päähenkilö, kiinnostaako meitä yritys kokonaisuudessaan vai esimerkiksi jokin sen osastoista jne. Seuraava kysymys on määrittää tavoite tai haaste, joka kohtaa kertomuksen päähenkilöä. Lisäksi tunnista esteet, joita saatamme kohdata matkalla kohti haluttuja tavoitteita, kuten oikeudelliset nyanssit tai henkilöstöpula.

Muista esittää käännekohta, eli hetki, jolloin tilanne alkaa kääntyä eduksemme, on syytä korostaa tietoja, jotka havainnollistavat tätä. Lisäksi muista korostaa yrityksen tai osaston ominaisuuksia, joita asia koskee, ja painottaa, mikä tulee näyttelemään keskeistä roolia vaikeuksien voittamisessa. Viimeinen kohta on määrittää, mitä johtopäätöksiä tilanteista on tehtävä.

Miten rakentaa datatarina oikein?

Seuraava askel on koota tarinamme. Perinteisesti meidän tulisi aloittaa johdannolla. Tässä meidän tulisi keskittyä esittelemään kuulijalle ongelman aihe. Tätä varten meidän on tunnettava hänet ja sitten mukautettava puheemme muoto hänen ajattelutapaansa. Emme voi liioitella teknologisella jargonilla, joka on vaikeaa ymmärtää ei-asiantuntijoille. Yksinkertainen kieli, joka on räätälöity yleisön tyypin mukaan, toimii paljon paremmin.

Lisäksi puheen konteksti tulisi sisältää kuulija olennaisena osana kertomusta. Jos ongelma vaikuttaa yleisöön suoraan tai epäsuorasti, he ovat varmasti kiinnostuneita asioiden kehityksestä.

Aloita aiheen esittelyllä, johon esitys liittyy. On myös syytä huomioida tarinan lähtökohta ja viitatun datan alkuperä. Tässä vaiheessa voimme havainnollistaa tietoja, näyttäen alkuperäisen tilanteen, joka on relevantti puheen jatkolle.

Sitten, seuraavien diojen perusteella, kehitä kertomusta. Tässä vaiheessa keskity päähenkilön, esimerkiksi yrityksen, tavoitteeseen ja mahdollisiin esteisiin, joita se saattaa kohdata. Tässä tiedot voivat esittäytyä suhteellisen pessimistisesti, mutta sitä ei kannata vältellä. Mainittujen tietojen negatiivinen sävy vain lisää seuraavan puheosuuden vaikutusta, jossa esittelemme käännekohtaa – ratkaisua.

Sitten on syytä korostaa ongelman kiistanalaisia näkökohtia, esimerkiksi suurempia menoja tiettyyn sektoriin verrattuna kilpailijoihin. Tämä herättää kuulijoiden uteliaisuuden, jotka miettivät, mistä mainitut erot johtuvat. Tämä saa heidät haluamaan tietää vastaukset ja samalla houkuttelee heidän huomionsa.

Esityksen ratkaiseva osa koskee käännekohtaa esittämistä. Tässä osassa meidän tulisi kiinnittää erityistä huomiota toimiin, jotka kääntävät vaakakupin eduksemme. Tapahtumien positiivista vaikutusta vastaanottajaan, esimerkiksi asiakkaaseen tai yrityksen johtoon, tulisi korostaa. Tällä tavoin ylläpidämme hänen kiinnostustaan asiaan. Tämä johtuu siitä, että kuulija ei ole kiinnostunut kuivista tiedoista, vaan hetkestä, jolloin niillä on vaikutusta todelliseen elämään tai taloudelliseen tilanteeseen – tämä kiinnostus kasvaa. Siksi korosta äkillisiä tapahtumakäänteitä, kuten voittojen kasvua. Tässä tapauksessa kaavio, joka näyttää selvästi hankkeen menestyksen, toimii hyvin.

Lopuksi jää vain tiivistää tilanne, näyttää ehdotetun strategian edut ja korostaa sovellettujen ratkaisujen positiivisia vaikutuksia ja ennakoituja hyötyjä. On syytä verrata oletettua tilanteen kehitystä ilman ratkaisumme soveltamista ja sen vaikutusta osallisiin. Tähän tarkoitukseen taulukko, joka vertaa alkuperäistä tilannetta huipentuvaan, on ihanteellinen.

Yhteenveto

Voimme määritellä datatarinankerronnan kyvyksi viestiä analyyttisiä tietoja yleisölle tavalla, joka on heille merkityksellinen ja kiinnostava.

Tämän tekniikan ansiosta koko esityksen ajan kuulijat pohtivat esiin nostettuja kysymyksiä ja odottavat vastauksia kysymyksiinsä. Siksi he muistavat hyvin kerrotun tarinan datasta sekä herättävät esittäjän odottamat reaktiot. Tarinankerronta kannustaa ihmisiä vuorovaikutukseen esittäjän kanssa, mikä tekee viestinnästä yleisön kanssa tehokasta.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.