Virallinen ja epävirallinen palaute työpaikalla. 8 tärkeää palautetyyppiä, jotka jokaisen johtajan on hyvä tietää.

Virallinen ja epävirallinen palaute – nämä ovat kaksi useista palautteen tyypistä, joita voit odottaa työpaikalla. Tehokas henkilöstöhallinta pyrkii järjestämään kaikkien työntekijöiden toiminnot auttaakseen saavuttamaan kaikki yrityksen päämäärät. Kaikkien viestintäkanavien työpaikalla on oltava toiminnassa, muuten tavoitteiden saavuttaminen voi olla estynyt. Palaute on toimivan viestinnän perusta organisaation sisällä ja ulkopuolella. Suuret ihmissuhteet, työntekijöiden sitoutuminen ja kaikkien osapuolten keskinäinen ymmärrys riippuvat hyvästä, sujuvasta viestinnästä.

Virallinen ja epävirallinen palaute – sisällysluettelo:

1. Mitä on palaute?
2. Tehokas palaute työpaikalla
3. Virallinen ja epävirallinen palaute työpaikalla
4. Yhteenveto

Mitä on palaute?

Palaute, kuten se ymmärretään työpaikalla, on kokonaisuus viestejä työntekijän ja organisaation muiden osien välillä. Tällaisessa muodossa palaute on loistava työkalu oppimiseen, kehittämiseen ja muutosten toteuttamiseen, joka voi perustua työntekijän tai hänen kollegoidensa saamaan kokemukseen. Palautteen pääasiallinen tavoite henkilöstöhallinnan näkökulmasta on luoda ympäristö, joka mahdollistaa tulevien toimintojen ja päätösten muutokset tiedon lisääntyessä.

On olemassa monia eri palautemenetelmiä, ja se voi olla sekä: suoraa, epäsuoraa, luottamuksellista, alkeellista tai yksityiskohtaista. Työntekijät voivat odottaa negatiivista ja positiivista palautetta. Molemmissa tapauksissa palautteen on oltava rakentavaa, sillä sen tulisi auttaa kehittämään hyviä tapoja ja korjaamaan virheitä. Epäasiallisesti annettu negatiivinen palaute voi olla konfliktin lähtökohta, ja se vaikuttaa vastaanottajaan varmasti tuhoisasti. Palaute vaikuttaa työn tehokkuuteen, työntekijän henkilökohtaiseen kasvuun ja auttaa motivoimaan yksilöitä hankkimaan uusia osaamisia ja taitoja. Se parantaa viestintää, tiimityötä ja sitoutumista.

Tehokas palaute työpaikalla

Se, miten palaute annetaan, määrittää sen tehokkuuden. Palautetta annettaessa esimiehen tulisi keskittyä työ tulosten parantamiseen. Liiallista kritiikkiä, subjektiivisia mielipiteitä tulisi välttää työsuoritusta käsiteltäessä. Kaikki esimiehet ovat yhtä mieltä siitä, että negatiivisen palautteen antaminen on vaikeinta – on paljon helpompaa kehua kuin moittia.

Silti korjaava, negatiivinen palaute on välttämätöntä yksilöiden ja tiimien tehokkuuden ylläpitämiseksi vaaditulla tasolla. Käytännön näkökulmasta on paljon parempi antaa palaute, joka on jäsennelty, organisoitu ja hyvin harkittu ennen prosessia. Hyvää palautetta varten on parempi pitää erityinen kokous työntekijän kanssa, jossa kaikki työasiat voidaan käsitellä kerralla.

Palaute tulisi sisältää seuraavat elementit:

• analyysi nykytilanteesta, ongelman tunnistaminen, ongelman syiden selvittäminen, tietyn, konkreettisen käyttäytymisen osoittaminen
• palautteen tavoite tulisi esittää, samoin kuin odotetut tulokset
• rakentavan palautteen tulisi olla kuvailevaa, ei arvostelevaa
• äänensävy ja puhetapa tulisi mukauttaa työntekijän yksilöllisyyteen. Sanamuotojen tulisi olla tilanteeseen sopivia, kaikki tiedot tulisi antaa kunnioituksella vastaanottajaa kohtaan
• työntekijällä on oikeus vastata ja reagoida annettuun palautteeseen, sekä esimiehen että työntekijän tulisi pyrkiä löytämään paras ratkaisu ongelmaan, heidän tulisi pyrkiä keskinäiseen ymmärrykseen
• korjaavan suunnitelman toteutumista tulisi tarkistaa ja kaikki työntekijän käyttäytymisen parannukset tulisi kiittää.

Virallinen ja epävirallinen palaute työpaikalla

Palaute voidaan luokitella eri kriteerien mukaan, ja se voi olla joko:

• arvostelevaa ja korjaavaa (palautteen muoto)
• vertailua tai ohjaavaa (annettavan tiedon tyyppi)
• ex-post ja ex-ante (antamisen ajankohta)
• virallista ja epävirallista (palautteen lähde)

Suosituimmat palautteen tyypit ovat virallinen ja epävirallinen. Virallinen palaute esiintyy muodossa virallisia raportteja ja analyysejä, jotka kuvaavat saavutettuja tuloksia ennalta määriteltyjen tavoitteiden perusteella.

Moista palautetta sisältää elementtejä, kuten yksityiskohtaisia kriteerejä, osaamiskuvauksia ja standardikokoelmia. Parannusratkaisut luetellaan, jos poiketaan suunnitelmasta tai tehdään virheitä. Virallisen palautteen muoto voi olla joko arvosteleva tai korjaava. Virallinen palaute on yleensä suunniteltua ja ennakoitua ja kiinteästi määriteltyä.

Epävirallinen palaute nähdään enemmän hyödyllisenä tietona tai negatiivisena arviona, jonka esimies antaa työntekijälle parantaakseen hänen suoritustaan ja tehokkuuttaan. Joskus epävirallinen palaute liittyy ad hoc -luonteisiin tilanteisiin ja jokapäiväisiin sosiaalisiin vuorovaikutuksiin. Tällaisen palautteen luonteen määrittäminen on vaikeampaa, mutta tärkeintä on se tieto, jonka yksilö saa organisaatiorakenteesta. Epävirallinen palaute voi olla erittäin subjektiivista.

Virallinen palaute nähdään enemmän objektiivisena, konkreettisena ja helposti analysoitavana, kun taas epävirallinen palaute koetaan enemmän tehokkaana ja vaikuttavana.

Yhteenveto

Palautteen antaminen ei ole helppo tehtävä. Sitoutumista ja avointa asennetta mahdollisiin hyötyihin vaaditaan sekä esimieheltä että hänen työntekijältään. Molempien osapuolten on oltava vakuuttuneita viestintänsä arvosta, eikä heidän tulisi osoittaa puolueellisuutta tai negatiivisuutta. On hyödyllistä antaa palautetta ilman kiirettä ja suuremmalla huolella pääasialliselle tiedolle. Palaute näyttelee avainroolia ihmissuhteiden viestinnässä ja voi auttaa korjaamaan käyttäytymisvirheitä, sekä poistaa epäilyksiä, estää kriisitilanteita ja edistää työntekijöiden ammatillista kasvua.

Tarkista 5 suosituimmat joukkorahoituksen tyypit

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa.