Työjärjestely: 10 vinkkiä työjärjestelyn hallitsemiseen

Onko mielessäsi, mikä on menestyvien ihmisten salaisuus työssään? Luonnollisesti huomaat heti, että tämä on täysin yksilöllinen asia, sillä jokaisella työntekijällä on ainutlaatuinen joukko kovia ja pehmeitä taitoja, persoonallisuus- tai luonteenpiirteitä. Kuitenkin on yksi elementti, johon voit kiinnittää huomiota parantaaksesi päivittäisten tehtäviesi suorittamista ja lisätäksesi odotettujen tulosten saavuttamista – hyvä työorganisaatio. Miten? Alta löydät listamme 10 organisaatiovinkistä, jotka voivat tehdä sen mahdolliseksi.

Työorganisaatio – sisällysluettelo:

1. Suunnittele työsi
2. Keskity yhteen tavoitteeseen (ja tehtävään) kerrallaan
3. Muista pitää säännöllisiä taukoja
4. Aseta prioriteetteja
5. Arvioi ja hallitse aikaa
6. Perusta yksilölliset tuottavuusjaksot
7. Päästä eroon häiriötekijöistä
8. Työskentele Kanban-taulujen kanssa
9. Käytä työkaluja työn sujuvoittamiseksi
10. Aseta rajat kollegoille
11. Parempi työorganisaatio – nyt tiedät, mitä tehdä

Suunnittele työsi

Voit organisoida aikataulusi erityisessä verkkotyökalussa, verkkovihkossa tai perinteisesti paperilla (mikä tahansa tapa toimii parhaiten sinulle) – et voi unohtaa suunnitella työtäsi, jos olet kiinnostunut parantamaan organisaatiotasi. Kaikkien tehtävien kirjoittaminen tietylle päivälle tai viikolle on perusta seuraaville askelille, joita mainitsimme. Muista kuitenkin suunnitella itsellesi vain 80% työajasta – loput tulisi varata ennakoimattomille tapahtumille.

Keskity yhteen tavoitteeseen (ja tehtävään) kerrallaan

Et voi saavuttaa kaikkea, mitä olet itsellesi asettanut heti – etkä myöskään ehdi suorittaa kaikkia päivän aikana suunniteltuja tehtäviä ennen puoltapäivää. Keskity siihen, mikä on tärkeintä juuri nyt, ja näet positiivisia tuloksia.

Muista pitää säännöllisiä taukoja

On parasta suunnitella taukosi joka päivä suurin piirtein samaan aikaan (niin pitkälle kuin mahdollista) – näin kehosi pääsee tiettyyn työrytmiin, mikä helpottaa tavoitteidesi saavuttamista.

Aseta prioriteetteja

mikä tehtävä on tärkeä ja kiireellinen, ja minkä voi siirtää myöhemmäksi? Kun olet suunnitellut työsi, sinun tulisi määrittää järjestys, jossa eri vastuudet tulisi suorittaa (Eisenhowerin matriisi auttaa sinua tässä). Näin tiedät tarkalleen, mitä tehdä ja miten siirtyä sujuvasti yhdestä tehtävästä toiseen, ilman että epäröit hetkeäkään.

Arvioi ja hallitse aikaa

Parhaaksi organisoidaksesi aikasi työssä sinun tulisi myös luottaa arvioimaan, kuinka kauan tietyn tehtävän suorittaminen vie aikaa. Näin saat hallinnan ajan yli samalla kun lisäät motivaatiotasi sen suorittamiseen. Tehtäviesi tahdin jatkuva tarkistaminen puolestaan ​​antaa sinun ennakoida pullonkauloja ja oppia tulevaisuutta varten (esim. sen suhteen, että tietyn tyyppinen tehtävä vaatii pidennettyä määräaikaa). Nämä kaksi toimintoa parantavat merkittävästi työorganisaatiota.

Perusta yksilölliset tuottavuusjaksot

Milloin työskentelet parhaiten? Sen selvittäminen, oletko tuottavampi aamulla, keskipäivällä vai iltapäivällä (ja miten tämä liittyy aterioihisi työssä) on lähtökohta päivittäisen työsi paremman organisoinnin kannalta. Onhan parasta jättää itsellesi haastavimmat tehtävät silloin, kun olet tuottavimmillasi, jotta niiden suorittaminen olisi ainakin hieman helpompaa. Vähiten tuottavuuden aikana sinun tulisi puolestaan ​​suorittaa automaattisia ja toistuvia tehtäviä, jotka eivät vaadi paljon sitoutumista. Tämä lähestymistapa auttaa sinua pääsemään eroon työssä hukatun ajan tunteesta.

Päästä eroon häiriötekijöistä

Muista, että mikään ei vaikuta päivittäisten tehtävien suorittamiseen yhtä huonosti kuin jatkuva alistuminen häiriötekijöille kaikissa muodoissaan – sosiaalisen median tarkistaminen, työkavereiden tapaaminen tai sähköpostien tarkistaminen. Miksi? Koska mielessämme kestää hetki keskittyä käsillä olevaan tehtävään, ja jokainen häiriö heikentää keskittymistämme, ja meidän on aloitettava alusta. Tämän vuoksi on hyvä idea estää tiettyjä sivustoja työsi ajaksi tai käyttää Pomodoro-tekniikkaa (joka tukee työskentelyä sykleissä) välttääksesi häiriötekijöihin alistumista.

Tässä asiassa on myös syytä huomata, että kohtaat häiriötekijöitä sekä toimistossa että työskennellessäsi kotoa – tunnista, mikä useimmiten häiritsee sinua työssäsi, ja yritä sitten poistaa nämä ongelmat parantaaksesi työnkulkuasi.

Työskentele Kanban-taulujen kanssa

Tehtäviesi visualisointi Kanban-taululla (sarakkeiden jako on tekemättä-tekemässä-valmis) parantaa työnkulkujen hallintaa. Lisäksi se antaa muille mahdollisuuden nähdä, voivatko he tällä hetkellä käyttää resurssejasi, tai ehkä keskityt tärkeään tehtävään etkä voi löytää tilaa auttaa.

Käytä työkaluja työn sujuvoittamiseksi

Ajattele tämän tyyppistä ohjelmistoa (kuten meidän Firmbee-projektinhallintaohjelmamme), jos työskentelet tiimissä ja tunnet tarpeen parantaa viestintää yksittäisten tiimin jäsenten välillä. Ratkaisut, jotka mahdollistavat kaikkien tarvittavien tietojen tallentamisen prosesseista yhteen paikkaan, voivat hyvin nopeasti ja tehokkaasti parantaa mukana olevien työn organisointia. Sinun on kuitenkin muistettava valita ne oikein tiimisi tarpeiden mukaan (analysoimalla ongelmia aiheuttavat alueet).

Aseta rajat kollegoille

Viimeinen neuvo on sellainen, jota harvat haluavat ottaa vastaan, koska uskotaan, että tekemällä niin saat “epäauttavan ystävän” leiman. Kuitenkin joskus on parempi viestiä kollegoille, että et voi auttaa heitä tällä hetkellä kuin pakottaa itsesi tukemaan muita ja myöhemmin kohdata viivästyksiä omissa tehtävissäsi, mikä voi vahingoittaa sekä sinua (fyysiset ja henkiset terveysvaikutukset, jotka liittyvät stressiin ja ylitöihin) että organisaatiota (myöhästyneiden määräaikojen vuoksi).

Parempi työorganisaatio – nyt tiedät, mitä tehdä

Voit ajatella, että yllä luetellut vinkit ovat “triviaaleja” ja varmasti eivät riitä siivoamaan kaaosta työelämässäsi. Kuitenkin yritä sisällyttää joitakin päivittäisiin aktiviteetteihisi, ja huomaat nopeasti, että tulokset ylittävät ennusteesi. Tietenkin ei ole niin, että kaikki yllä luetellut vinkit toimisivat tarkalleen tilanteessasi (kaikki riippuu siitä, mitä ongelmia olet tähän mennessä kohdannut työsi organisoinnissa), mutta ne ovat epäilemättä sopiva lähtökohta ajatella muutosta, toteuttaa se ja sitten – nauttia tuloksista.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.