10 yleistä laskutyyppiä

Liiketoiminnan pyörittäminen on erottamattomasti sidoksissa laskujen laatimiseen, ja nämä tulevat kaikissa muodoissa ja kokoisissa. Jotkut ovat tuttuja ja tavallisia, kun taas toisia joudumme laatimaan harvoin. Silti ammattilaisina meidän tulisi tietää, miten valita ja laatia kaikenlaisia laskuja. Tämä artikkeli esittelee tarvittavat perusteet auttaakseen sinua erottamaan ja nopeasti valitsemaan juuri oikean tyyppiset laskut.

Laskutyyppien – sisällysluettelo

1. Proforma-lasku
2. Ennakkomaksulasku
3. Myyntilasku
4. Toistuva lasku
5. Osittainen lasku
6. Loppulasku
7. Yhteenvetolasku
8. Hyvityslasku
9. Velkalasku
10. ALV-lasku

Proforma-lasku

Proforma-lasku, tai kuten jotkut sanovat, alustava lasku, on ratkaisu suunniteltu esittelemään tarjouksesi asiakkaille. Jos he hyväksyvät ehdot ja ehdot, he maksavat laskun ja voit toimittaa yksityiskohtaiset tavarat tai palvelut.

Jos asiakkaat eivät hyväksy ehtojasi, heidän ei tarvitse maksaa. Tämä johtuu siitä, että proforma-laskujen laatiminen ei velvoita asiakkaita maksamaan eikä luo verovelvoitteita.

Mitkä ehdot sitten tarkoittavat tällaista velvoitetta? Vain silloin, kun asiakas maksaa proforma-laskun. Tällöin sinun on laadittava normaali lasku ja maksettava kaikki myyntiin liittyvät verot. Saat rahaa jopa ennen tilauksen käsittelyä. Entä asiakkaasi? He hyötyvät myös, sillä proforma-lasku mahdollistaa asiakkaan helposti ja vapaasti vertailun useiden yritysten tarjouksista valitakseen ja valitakseen oikean.

Ennakkomaksulasku

Ensisilmäyksellä ennakkomaksulasku on samanlainen kuin proforma. Mutta tarkemmin katsoen huomaat, että ne vaihtelevat. Ennakkomaksulasku sisältää maksamisvelvoitteen, kun taas proforma-lasku on vain ehdotus myyntisopimuksen tekemiseksi.

Milloin ennakkomaksulasku on hyvä valinta? Ehdottomasti, jos sinun on sitouduttava merkittäviin, näkökulmastasi, taloudellisiin resursseihin tilauksen täyttämiseksi. Ennakkomaksulasku mahdollistaa sen, että saat osan maksusta asiakkaalta jopa ennen tavaroiden tai palveluiden myyntiä. Tämä vaikuttaa positiivisesti likviditeettiisi, erityisesti suurten tilausten käsittelyssä. Voit asettaa arvon tiettynä prosenttina koko tilauksesta. Tämä antaa sinulle enemmän varmuutta siitä, että asiakkaasi eivät peruuta sopimusta, koska silloin he menettäisivät jo maksetut rahat.

Myyntilasku

Tämä on tavallinen lasku, mutta se ei voi puuttua tältä listalta. Kaupallisissa liiketoimissa tällainen lasku esiintyy useimmiten. Se on asiakirja, joka meillä kaikilla on mielessä, kun kuulemme termin lasku. Kuten muutkin laskutyypit, se sisältää kaikki 12 elementtiä, joita jokainen lasku vaatii. Se dokumentoi liiketoimintatapahtuman, joka tapahtui myyjän ja ostajan välillä. Tällainen lasku voi kattaa sekä tavaroiden myynnin että palveluiden tarjoamisen.

Toistuva lasku

Tämä laskutyyppi on hyvin yleinen palveluiden tarjoamisessa. Se laaditaan jokaisella ennalta määrätyllä ajanjaksolla. Useimmiten se on kuukausi, mutta voit myös löytää viikoittaisia, neljännesvuosittaisia tai vuosittaisia laskuja. Nämä ilmestyvät yleensä erilaisten tilauspalveluiden yhteydessä.

Jokaisen kuukauden maksu on asetettu etukäteen, joten tiedät heti, mitä summaa maksaa. Tämä toistuvien laskujen ominaisuus tekee niiden laatimisesta erittäin helppoa automatisoida. Käyttämällä laskutusohjelmaa toistuvien laskujen laatimisprosessi voi muuttua todella yksinkertaiseksi. Sinun tarvitsee vain syöttää joitakin tarvittavia tietoja, ja seuraavat laskut luodaan automaattisesti. Mitkä tiedot ovat tarpeellisia tähän? Yleensä seuraavat tiedot riittävät:

• asiakastiedot,
• tiedot siitä, mihin lasku liittyy,
• laskun summa,
• milloin seuraava lasku tulisi laatia,
• maksupäivämäärä.

Toistuvissa laskuissa jokainen seuraava lasku on hyvin samanlainen kuin ensimmäinen lasku, joka laadittiin. Ne eroavat numerosta, laatimispäivämäärästä ja myynnistä sekä eräpäivästä. Jos tiedät asiakkaidesi sähköpostiosoitteet, voit myös saada laskutusohjelmasi lähettämään nämä laskut automaattisesti, mikä varmasti säästää sinulta paljon aikaa.

Osittainen lasku

Suurten projektien yhteydessä osittaiset laskut ovat suosittuja. Tässä tilanteessa sovittu työ jaetaan vaiheisiin. Kun tietty vaihe on täytetty, laadit osittaisen laskun. Tämä laskutustapa koskee sekä tavaroiden toimitusta että palveluiden tarjoamista. On parasta määrittää maksuaikataulu etukäteen, jo sopimuksen allekirjoitusvaiheessa. Näin voit informoida asiakkaitasi etukäteen ilman, että yllätät heitä laskulla, jonka laadit.

Mitkä ovat osittaisten laskujen edut? Ne tarjoavat sinulle suurempaa likviditeettiä, samalla kun asiakkaasi välttää erittäin suurta laskua koko tilauksen valmistuttua, koska maksut jakautuvat osiin ja leviävät ajan myötä.

Loppulasku

Tämä laskutyyppi esiintyy tyypillisesti tilauksen valmistuttua. Se voi tulla yhdessä ennakko- tai osittaislaskujen kanssa. Laadit loppulaskun laskemalla summan, joka on ero tähän mennessä valmistuneiden ja selvitettyjen laskujen sekä sopimuksen kokonaismäärän välillä. Miten se tehdään? Sinun on vähennettävä projektia varten laatimiesi ennakko- tai osittaislaskujen arvo kokonaisprojektin arvosta.

Yhteenvetolasku

Yhteenvetolasku on käytännöllinen, kun asiakas on tehnyt useita tilauksia kanssasi. Sinun ei tarvitse laatia erillistä laskua jokaiselle tilaukselle. Tässä tapauksessa voit käyttää yhteenvetolaskua. Tietenkin, jotta tämä ratkaisu olisi sinulle edullinen, yksittäisten tilausten ei saa venyä ajassa. Miksi? Sinun on muistettava, että saat rahat vasta jonkin ajan kuluttua laskun laatimisesta. Siksi, jos odotat liian kauan ennen yhteenvetolaskun laatimista, rahat hyvitetään tilillesi valmistuneista tilauksista.

Käytännössä voit aikatauluttaa yhteenvetolaskun tietyn ajanjakson välein, esimerkiksi viikon tai kuukauden. Viikon tai kuukauden lopussa kokoat yhteen kaikki tilaukset, jotka olet tehnyt kyseiseltä asiakkaalta, ja valmistelet yhden yhteenvetolaskun. Voit myös käyttää tätä laskutyyppiä, kun asiakas on tehnyt tilauksen, mutta myöhemmin lisäsi jotain muuta. Tässä tapauksessa sinun ei tarvitse laatia kahta erillistä laskua, vaan voit sisällyttää molemmat tilaukset yhteenvetoon.

Hyvityslasku

Hyvityslasku on eräänlainen hyvityslasku. Sitä käytetään tyypillisesti, kun asiakas on palauttanut tuotteen, maksanut tuotteesta mutta haluaa peruuttaa tilauksen tai saanut vaurioituneita tai liian pieniä tavaroita, mikä edellyttää hinnan alennusta korvauksena. Voit myös antaa tämän laskun, kun haluat antaa asiakkaalle lisäalennuksen tilauksen valmistuttua ja maksettua. Se on myös sovellettavissa, kun laskussa on virheellinen ja paisutettu kokonaissumma, mikä vaatii korjauksia.

Hyvityslasku tarkoittaa, että myyjä on velkaa rahaa ostajalle. Se on myyjän vahvistus siitä, että hän on antanut ostajalle jonkinlaista hyvitystä. Ostaja voi käyttää tätä hyvitystä tulevissa ostoissa tai pyytää palautusta.

Velkalasku

Tämä on korjaava laskutyyppi, jonka lähetät asiakkaalle, kun teet virheen myytyjen tavaroiden tai palveluiden arvon aliarvioinnissa. Velkalasku tarkoittaa, että laskun summan lisäksi asiakas on myös velkaa sinulle sen summan, jonka lasku on laatinut. Ero hyvityslaskun tai velkalaskun ja tavallisen laskun välillä on se, että lähetät tavallisen laskun, kun tavarat tai palvelut on myyty. Hyvityslasku tai velkalasku kuitenkin ilmenee sen jälkeen, kun tavallinen lasku on laadittu korjataksesi laskussa näkyvät summat.

ALV-lasku

Maissa, joissa on ALV (arvonlisävero), hyvin yleinen laskutyyppi on ALV-lasku. Se dokumentoi tavaroiden ja palveluiden myynnin ALV-velvollisilta tahoilta. Tämä on yleensä suurin osa yrityksistä, jotka toimivat tällaisissa maissa. Kiinnostavaa on, että vaikka maassasi ei ole ALV:tä, jos myyt tavaroita tai palveluita maihin, joissa on ALV, saatat joutua laatimaan laskun, joka sisältää ALV:n.

Lue myös: 5 yleisintä laskutusvirhettä

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.