Parhaat käytännöt laskujen laatimisessa

Mitkä ovat parhaat käytännöt laskujen laatimisessa? Onko totta, että kuka tahansa voi laskea laskun? Tiedätkö, miten laskuja voi laatia nopeasti ja tehokkaasti? Tällä hetkellä näyttää siltä, että vain kokeneet kirjanpitäjät eivät ole ainoita, jotka voivat laskea laskuja. Koska asiantuntijoilla on omat salaisuutensa, olemme keränneet joitakin yksinkertaisia vinkkejä ja neuvoja auttaaksemme sinua prosessissa. Sinun pitäisi pystyä laatimaan laskuja itsenäisesti, kun tiedät parhaat käytännöt asiakirjojen laatimisessa. Lue artikkeli saadaksesi lisätietoja.

Laskujen laatiminen – sisällysluettelo:

1. Käytä valmiita malleja
2. Lisää logo
3. Luettavuus ensin
4. Vältä virheitä
5. Anna tarkka maksupäivämäärä
6. Tarjoa verkkomaksu
7. Lähetä laskusi verkossa
8. Parhaat käytännöt laskujen laatimisessa – yhteenveto

Käytä valmiita malleja

Aloitamme parhaat käytännöt laskujen laatimisessa ehdotuksesta käyttää valmiita malleja. Lasku on virallinen asiakirja, joka vahvistaa kaupan myyjän ja ostajan välillä. Sen on sisällettävä tietyt elementit, joita ei voida jättää pois ja jotka laki vaatii. Sinun ei tarvitse käyttää erikoisohjelmistoa laskujen laatimiseen – voit käyttää jopa taulukkolaskentaohjelmaa tai tekstinkäsittelyohjelmaa.

Internetissä on monia valmiita malleja. Nämä mallit helpottavat merkittävästi laskutusta. Kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä, on täyttää tyhjät kohdat sisällöllä, ja lasku on valmis. Tällainen lasku sisältää kaikki tarvittavat, tärkeät tiedot. Valmiita malleja löytyy myös laskutusohjelmista. Se on erityisen hyvä lähde malleille, koska kaikki ne on luonut asiantuntijat. Voit olla varma, että laskustasi ei puutu yhtään vaadittua elementtiä, erityisesti niitä, joita laki edellyttää.

Lisää logo

On olemassa joitakin etuja logon lisäämisestä laskuille. Millaisia etuja? Logon lisääminen auttaa sinua rakentamaan yrityksesi ammattimaista imagoa. Se vaikuttaa positiivisesti asiakassuhteisiin. Laskut, joissa logo on näkyvissä, erottuvat samankaltaisten asiakirjojen joukosta. Tämä voi vaikuttaa maksunopeuteen, koska erottuva lasku on helppo löytää ja siksi asiakas voi maksaa sen ensin. Lisäetuna logon olemisesta laskussasi on brändisi tunnistettavuuden lisääntyminen. Entä jos sinulla ei vielä ole logoa? Voit luoda sen itse tai palkata asiantuntijan.

Luettavuus ensin

Luovuus kannattaa, mutta joillakin aloilla ei ole hyvä liioitella luovaa lähestymistapaa. Kirjanpito on yksi niistä. Kovat faktat ja luotettavat tiedot ovat täällä tärkeämpiä. Laskutusprosessissa valitse luettava ja läpinäkyvä asiakirjarakenne. Pidä se siistinä ja järjestyksessä, jotta kaikki tarvittavat tiedot löytyvät nopeasti. Laskun tulisi esittää tiedot:

• Myyjä ja ostaja
• Hyödykkeet tai palvelut, joista lasku on
• Kaikkien laskun kohteiden arvo
• Maksettava kokonaissumma
• Milloin ja miten maksu suoritetaan

Jos kaikki nämä elementit ovat näkyvissä, se tarkoittaa, että olet tehnyt hyvää työtä. Jokainen, joka näkee asiakirjasi, tietää, mistä on kyse. Tämä voi vaikuttaa positiivisesti maksuprosessiin.

Vältä virheitä

Virheiden tekeminen on inhimillistä, vaikka meidän on tehtävä kaikkemme niiden välttämiseksi. Virheellisten laskujen laatimisella on seurauksia. Millaisia seurauksia? Yleensä epätarkkuuksien selittäminen vie aikaa ja vaatii lisätyötä, joten on parempi tarkistaa lasku huolellisesti ennen sen lähettämistä asiakkaalle. Jopa paras malli ei voi suojata sinua kirjanpitovirheiltä. Laskutusohjelmat ovat suositeltavia tässä tilanteessa, koska ne tarjoavat sinulle moduuleja, jotka mahdollistavat oikeiden ja tarkkojen laskujen laatimisen. Jos etsit ilmaista laskutusohjelmaa, kokeile Firmbeeä. Se mahdollistaa kaikkien tyyppisten laskujen laatimisen mukautetuilla valuutoilla, verokannoilla ja alennuksilla ilman virheitä.

Anna tarkka maksupäivämäärä

Kaikki liiketoimintapuolueet arvostavat nopeita maksusuorituksia laskuilleen. Monet yritykset odottavat maksua toimituksen yhteydessä. Teoreettisesti tällainen maksutapa on nopea ja turvallinen ja velvoittaa asiakkaan välittömään maksamiseen. Käytännössä se ei kuitenkaan aina ole niin. Jotkut yritykset maksavat vain kerran viikossa, mikä voi liittyä sisäisiin menettelyihin, asiakirjojen kiertoon tai järjestelyihin kirjanpito-toimiston kanssa.

Laskut, joissa maksu suoritetaan toimituksen yhteydessä, eivät aina ole hyödyllisiä – niiden laatiminen voi aiheuttaa hankaluuksia asiakkaille. Voit odottaa välitöntä maksua, kun toimitat tuotteet asiakkaalle itse. Kaikissa muissa tilanteissa voit odottaa ongelmia. Useimmat asiakkaat odottavat maksua eräpäivän jälkeen. Tarkat maksupäivämäärät suojaavat sinua tarpeettomilta keskusteluilta, odottamattomilta ongelmilta ja erimielisyyksiltä. On aina parempi antaa tarkat, selkeät ja läpinäkyvät maksusäännöt.

Tarjoa verkkomaksu

Tällä hetkellä, uusien teknologioiden aikakaudella, miksi et siirtyisi verkkomaksuihin – voisiko tämä olla vaihtoehto, joka helpottaa prosesseja asiakkaille? Verkkomaksuja on paljon enemmän kuin pankkisiirtoja. Jotkut asiakkaat haluaisivat maksaa luottokortilla tai suoraan pankkitililtään. Tällaiset ratkaisut ovat olleet tunnettuja vuosia ja ovat erityisen hyödyllisiä sähköisten laskujen maksamisessa. Saavuta kilpailuetu ja käytä verkkomaksuja yrityksessäsi. Jos liiketoimintasi käsittelee innovatiivisia tuotteita, se on vieläkin tärkeämpää.

Lähetä laskusi verkossa

On aika viimeiselle, mutta yhtä tärkeälle, käytännölle laskujen laatimisessa. Sähkölaskuilla on sama oikeudellinen arvo kuin paperiasiakirjoilla. Se, että voit lähettää ne nopeasti asiakkaallesi, on niiden suurin etu. Verkkoposti toimii 24 tuntia vuorokaudessa, seitsemänä päivänä viikossa. Tämä tarkoittaa, että maksaminen voi tapahtua nopeammin. Laadi laskusi sähköisesti nopeuttaaksesi kaikkia prosesseja. Tällaisen laskun ei tarvitse olla tulostettu, vähennät paperin kulutusta, mikä vaikuttaa merkittävästi ympäristöön.

Muista kuitenkin, että sähköistä laskua on säilytettävä niin kauan kuin laki vaatii. Pidä järjestys laskuissasi, laadi ne uudelleen joka kerta, kun asiakkaat ostavat tuotteesi tai käytä laskutusohjelmistoa – ole järjestelmällinen ja pidä asiakirjasi käden ulottuvilla.

Parhaat käytännöt laskujen laatimisessa – yhteenveto

Laskujen laatiminen ei tarvitse olla asiantuntijan tehtävä, ja tällä hetkellä mikä tahansa yrityksen omistaja voi yrittää laatia laskuja itsenäisesti. Mitkä ovat parhaat käytännöt laskujen laatimisessa? Tiedätkö, miten laskuja voi laatia nopeasti ja tehokkaasti? Asiantuntijoilla on omat salaisuutensa, mutta jopa yksinkertaiset vinkit voivat olla hyödyllisiä, erityisesti laskutuksen alussa.

 

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.