Tehtävien automatisointi ja sen vaikutus organisaation tuloksiin

Tehtävien automatisointi vaikuttaa suuresti yrityksen tuloksiin. Digitalisaation ja uusien teknologioiden kehityksen myötä tehtävien automatisointi työmarkkinoilla on yhä tärkeämpää. Tämä voidaan soveltaa HR-osastoihin, joissa johtajat pyrkivät käyttämään automatisointia optimaalisesti henkilöstöhallinnan alueella. Uusien teknologioiden käyttöönotto on ratkaiseva tekijä, joka parantaa HR-prosessien laatua. Nykyajan työkalut ovat saatavilla ei vain suurille ja vahvoille organisaatioille, vaan myös pienille ja keskikokoisille yrityksille. Automatisoinnin käyttöönotto mahdollistaa tehokkaamman henkilöstöhallinnan ja voi toimia turvaventtiilinä epävarmoina talouskriisiaikoina.

Tehtävien automatisoinnin vaikutus – sisällysluettelo:

1. Tehtävien automatisointi HR-alueella
2. Tehtävien automatisoinnin käyttöönotto
3. Tehtävien automatisoinnin hyödyt
4. Yhteenveto

Tehtävien automatisointi HR-alueella

HR-osastojen työssä on merkittäviä haasteita ja odotuksia. Henkilöstöpolitiikan tehokkuudella on merkittävä vaikutus yrityksen aseman vahvistamiseen markkinoilla sekä sen imagon ja kilpailukyvyn parantamiseen. Tämä on syy, miksi on syytä hyödyntää uusia teknologioita ja parantaa työtä tällaisilla alueilla:

Rekrytointi ja työntekijöiden palkkaaminen – ehdokkaiden etsiminen on aikaa vievä tehtävä, pääasiassa työmarkkinoiden fragmentaation vuoksi, jossa on monia portaaleja ja tietokantoja, joita rekrytointialan ammattilaiset käyttävät. Ratkaisu tähän ongelmaan tulee tietotekniikan työkaluista, jotka mahdollistavat pääsyn moniin portaaleihin samanaikaisesti (monipostitus), ja tulosten suodatusmahdollisuus mahdollistaa tarkasti määriteltyjen ehdokkaiden tavoittamisen. Chatbotit, jotka voivat tehdä ehdokkaiden alustavan valinnan ja hallita työnhakijoiden tietokantoja, ovat yhtä hyödyllisiä. Lisäksi on syytä käyttää videokeskusteluja, verkkotestejä tai pelillistämistä.

Uusien työntekijöiden sopeuttaminen – on olemassa erityisiä alustoja ja perehdytysohjelmistoja, joissa on tietokantoja, jotka sisältävät ohjevideoita sekä sääntöjen ja määräysten kokoelman – kaikki tämän prosessin toteuttamiseksi. Erityisen hyödyllisiä ovat myös sellaiset toiminnot kuin tervetuloviestit, pääsy resursseihin, valmennusmoduulit ja moduulit, jotka helpottavat henkilöstödokumenttien sähköistä työnkulkua.

Osaamisen hallinta – erityisesti suunnitellut alustat mahdollistavat nopean analyysin ja tietojen käsittelyn ennakoivan analyysin avulla (historian ja nykyisten tietojen analysointi tulevaisuuden suunnittelemiseksi) osaamisen ja tietohallinnan alueella.

Rutiinitehtävät – sellaisten tehtävien automatisointi kuten koulutussuunnittelu, lomahakemusten käsittely, työaikakorttien hallinta ja yksilölliset tiedot.

KPI-indikaattorien analyysi – tehokkaampaa kustannusten hallintajärjestelmien avulla, jotka parantavat raportointia ja mahdollistavat kaikkien prosessien tehokkaan analyysin. Kehittyneet ohjelmistot mahdollistavat KPI-indikaattorien mittaamisen työntekijöiden säilyttämisessä ja vaihtuvuudessa, uusien työnhakijoiden resursseissa, tiettyjen työntekijöiden ja työryhmien tehokkuudessa, prosessien keskimääräisissä kustannuksissa ja monessa muussa.

Tehtävien automatisoinnin käyttöönotto

Tehtävien automatisointi HR-prosesseihin on tehokasta vain tarkalla toteutuksella, joka on valmisteltava erityisellä huolella. Tällainen lähestymistapa auttaa välttämään tulevaisuudessa huonosti säädettyihin ratkaisuihin liittyviä ongelmia. Ensimmäinen toimenpide tehtävien automatisoinnin käyttöönotossa tulisi olla HR-alueiden analysointi, joihin tehtävien automatisointi voidaan ottaa käyttöön ja joissa tällaisesta toiminnasta voi olla mitattavia etuja. Aluksi on syytä valita vähemmän monimutkaisia prosesseja kokeilumielessä uusien työkalujen testaamiseksi ja mahdollisten ongelmien tunnistamiseksi.

Seuraavassa vaiheessa tulisi määrittää tavoitteet, jotta myöhemmin voidaan tarkistaa, onko tehtävien automatisointi palvellut tarkoitustaan. Sitten on tehtävä päätös ja valittava projektikoordinaattori sekä oikeat työkalut. Lopuksi ei saa unohtaa työntekijöitä, jotka on tiedotettava muutoksista ja uuden ratkaisun käyttöönotosta. Uusien teknologioiden ja työkalujen käyttöönoton tarve on selitettävä heille, ja sitten on tarjottava koulutusta näiden uusien teknologioiden käytössä.

Tehtävien automatisoinnin hyödyt

Tehtävien automatisoinnin henkilöstöhallinnassa tulisi tuoda organisaatiolle konkreettisia etuja, muuten automatisoinnin käyttöönotto on turhaa. Tehtävien automatisoinnin menestystä määrittävät keskeiset hyödyt ovat:

Tehtävien rajoittaminen – jotka suoritetaan manuaalisesti ja vaativat työntekijöiden väliintuloa. Nämä ovat pääasiallisia tehtäviä, kuten tietojen kerääminen, raportointi ja analyysien valmistelu.

Tehtävien nopeampi suorittaminen – rekrytointiprosessien menettelyjen luominen, jotka käsittelevät hakua, valintaa ja perehdytystä, on erittäin aikaa vievää. Tehtävien automatisointi lyhentää merkittävästi näihin toimintoihin liittyvää aikaa.

Virheiden vähentäminen – ihmistyö on alttiina virheiden riskille. On jopa sanonta: vain ne, jotka eivät tee mitään, eivät tee virheitä. Modernit työkalut voivat vähentää virheiden mahdollisuutta.

Arvokkaiden työntekijöiden hankinta – tehtävien automatisointi rekrytoinnissa ja valinnassa lisää mahdollisuuksia saada todella hyviä työntekijöitä. Tämä lisää tyytyväisyyttä tehokkaasta palkkaamisesta ja sopeuttamisesta.

Nykyajan teknologiset ratkaisut mahdollistavat edellä esitettyjen toimintojen laadun ja olosuhteiden monipuolisen parantamisen kaikissa HR-osastojen toiminnoissa. Tällaiset ratkaisut ovat erinomaista tukea sekä työntekijöille että johtohenkilöstölle.

Yhteenveto

Ottaen huomioon kaikki tehtävien automatisoinnin hyödyt HR:ssä herää kysymys, miksi niin monet organisaatiot markkinoilla eivät ole ottaneet tällaisia ratkaisuja käyttöön? Syitä voi olla monia, kuten huoli tarvittavien muutosten käyttöönotosta, tietämyksen puute uusien teknologioiden kyvyistä, joita johtohenkilöstö esittelee, ja pitkäaikaisen yrityksen kehittämisstrategian puute. Ongelmana on myös ihminen itse ja hänen roolinsa työympäristössä, jota hallitsee tekoäly. On syytä huomata, että tehtävien automatisoinnin käyttöönotto HR-osastoissa on ensisijaisesti mahdollisuus, joka voi tarjota tukea työntekijöille, ei uhka tai kilpailu heille.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.