Yksilöllinen osaamispohja käytännön alueella – Osa 6 IPMA-sertifiointiohje

Osaamisalue “Harjoittelu” käsittelee ydinsalkun osaamisia. Se määrittelee neljätoista osaamistekijää. Ne määrittävät tekniset näkökohdat projektien, ohjelmien ja salkkujen hallinnassa. Tarkastellaan niitä tarkemmin tänään. Jatka lukemista.

Yksilöllinen osaamistaso Harjoittelu-alueella – sisällysluettelo:

1. Harjoittelu 1: Suunnittelu
2. Harjoittelu 2: Tavoitteet, päämäärät ja hyödyt
3. Harjoittelu 3: Laajuus
4. Harjoittelu 4: Aika
5. Harjoittelu 5: Organisaatio ja tieto
6. Harjoittelu 6: Laatu
7. Harjoittelu 7: Rahoitus
8. Harjoittelu 8: Resurssit
9. Harjoittelu 9: Hankinta ja kumppanuus
10. Harjoittelu 10: Suunnittelu ja hallinta
11. Harjoittelu 11: Riskit ja mahdollisuudet
12. Harjoittelu 12: Sidosryhmät
13. Harjoittelu 13: Muutos ja transformaatio
14. Harjoittelu 14: Valitse ja tasapainota

Harjoittelu 1: Suunnittelu

Suunnittelu kuvaa, kuinka yhden tai useamman organisaation vaatimukset, toiveet ja vaikutukset tulkitaan ja arvioidaan yksilön toimesta ja käännetään sitten projektin korkeatasoiseksi suunnitelmaksi varmistaen suurimman mahdollisen onnistumisen todennäköisyyden. Ulkoisen kontekstin analyysin perusteella luonnostelemme alustavan suunnitelman projektin kokonaisarkkitehtuurista, kuinka projekti tulisi perustaa, kehittää ja hallita.

Tämä sisältää resurssit, varat, sidosryhmien tavoitteet, hyödyt ja organisaatiomuutokset, riskit ja mahdollisuudet, hallinnan, lopputuotteen, prioriteetit ja kiireellisimmät asiat. Koska kaikki ulkoiset tekijät ja onnistumiskriteerit (ja/tai niiden koettu merkitys) muuttuvat usein ajan myötä, tätä alkuperäistä suunnitelmaa tulisi tarkistaa säännöllisesti, jotta se pysyy ajan tasalla. 

Harjoittelu 2: Tavoitteet, päämäärät ja hyödyt

Jokainen projekti käynnistetään, koska sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät haluavat tehdä voittoa. Tämä osaamistekijä kuvaa syitä, miksi projekti on olemassa – mitä tavoitteita ja hyötyjä on saavutettava, mitä tehtäviä on suoritettava ja mitkä sidosryhmien vaatimukset on täytettävä.

Kaikki nämä asiat johtuvat organisaation tarpeista, odotuksista, vaatimuksista ja strategisista tavoitteista, jota sidosryhmät edustavat. Tämän osaamistekijän tarkoitus on mahdollistaa yksilön rakentaa linkki sen välillä, mitä sidosryhmät etsivät ja mitä projektilta on tarkoitus toimittaa.

Harjoittelu 3: Laajuus

Laajuus määrittelee projektin erityisen keskittymisen tai sisällön. Se kuvaa tuotoksia, tuloksia, hyötyjä ja työtä, joka tarvitaan niiden tuottamiseksi. Lisäksi se kuvaa, mikä ei ole osa projektia. Olennaisesti laajuus määrittelee sen rajat. Tämä osaamistekijä on suunniteltu auttamaan yksilöä ymmärtämään, missä projektin rajat ovat, jotta sitä voidaan hallita ja valvoa, ja oppimaan, kuinka se vaikuttaa (ja siihen vaikuttavat) päätöksiin projektin hallinnassa ja sen toteutuksessa.  

Harjoittelu 4: Aika

Tämä osaamistekijä sisältää projektin kaikkien vaiheiden ja tehtävien aikatauluttamisen optimoidakseen sen toteutuksen. Aikataulutuksen tarkoitus on määrittää, milloin tiettyjä tehtäviä on suoritettava, minkä ansiosta tietyn projektin toteutus on mahdollisimman tehokasta. Tehtäviä tulisi siksi analysoida, mieluiten esittää graafisesti kaaviossa tai aikataulussa, ja jakaa ne asianmukaisille henkilöille tai tiimeille. Jokaisen tehtävän kesto tulisi arvioida ja sijoittaa aikarajaan. Tämä varmistaa, että toimintojen järjestys säilyy ja että koko prosessi on optimoitu.

Harjoittelu 5: Organisaatio ja tieto

Se kattaa väliaikaisen projektiorganisaation määrittelyn, toteuttamisen ja hallinnan. Se määrittelee tarvittavat roolit ja velvollisuudet sekä tehokkaan viestinnän organisaatiossa. Tämä osaamistekijä sisältää myös dokumentaation luomisen ja tallentamisen sekä viestintäprosessien ja henkilöstöhallinnan suunnittelun. Se varmistaa tehokkaan tiedonkulun ihmisten välillä ja korkealaatuisen päätöksenteon. 

Harjoittelu 6: Laatu

Laatu projektissa voidaan ymmärtää kahdella tavalla. Ensinnäkin se tarkoittaa prosessin laatua – eli sitä, kuinka projekti on organisoitu. Se viittaa standardien käyttöönottoon, toteuttamiseen ja tarkistamiseen, laadun ylläpitämiseen projektin jokaisessa vaiheessa. Toisaalta se tarkoittaa tuotteiden ja koko projektin tulosten laadun hallintaa ja valvontaa. Laadun käsite kattaa koko projektin sen käynnistämisestä valmiin ratkaisun luovutukseen.

Harjoittelu 7: Rahoitus

Rahoituksen käsite kattaa kaikki toiminnot, jotka liittyvät projektin varojen arvioimiseen, suunnitteluun, käyttöön ja hallintaan. Projektin alkuvaiheessa yksilön on määritettävä, mitkä kustannukset ovat tarpeen projektille – tätä kutsutaan budjetin määrittämiseksi. Yksilön on myös toteutettava toimenpiteitä, jotka liittyvät siihen, miten projekti rahoitetaan tai rahoitetaan. 

Harjoittelu 8: Resurssit

Tämä osaamistekijä sisältää kaikkien projektin tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavien resurssien määrittelyn, hankinnan, hallinnan ja kehittämisen. Nämä resurssit voivat olla ihmisiä, mutta myös heidän tietonsa ja kokemuksensa, tilat, laitteet, materiaalit tai työkalut jne. – kaikki tavarat, jotka ovat tarpeen suunniteltujen tehtävien suorittamiseksi ja asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä osaaminen määrittelee, kuinka hankkia ja käyttää resursseja, optimoida ja hallita niitä projektin mahdollisimman tehokkuuden saavuttamiseksi.

Harjoittelu 9: Hankinta ja kumppanuus

Se kattaa kaikki prosessit hankintasuunnittelusta ostoihin ja sopimushallintaan. Se mahdollistaa parhaan saatavilla olevan arvon saamisen tietystä toimittajasta tai kumppanista, mikä auttaa tuottamaan parhaan arvon ostajalle ja organisaatiolle. 

Harjoittelu 10: Suunnittelu ja hallinta

Suunnittelun perusteella kaikki sen elementit muodostavat tasapainoisen suunnitelman. Sen toteutusta tulisi valvoa ja päivittää säännöllisesti projektissa tai sen kontekstissa tapahtuvien muutosten mukaisesti. Tämä osaaminen yhdistää kaikki tarvittavat tiedot ja mahdollistaa päätöksenteon. Olennaiseen sykliseen prosessiin kuuluu peräkkäin: suunnittelu, toteutus, seuranta ja suunnitelman tai sen toteutuksen korjaaminen.

Harjoittelu 11: Riskit ja mahdollisuudet

Se käsittelee projektissa syntyvien riskien tunnistamista, arvioimista, strategista suunnittelua ja hallintaa. Oikea riskien ja mahdollisuuksien hallinta voi auttaa päättäjiä tekemään tietoon perustuvia päätöksiä saatavilla olevan tiedon perusteella ja asettamaan prioriteetteja tietyille toiminnoille. Riskien hallinta on jatkuva prosessi – joten se tapahtuu koko projektin elinkaaren ajan.

Harjoittelu 12: Sidosryhmät

Tämä osaamistekijä sisältää sidosryhmien asenteiden ja odotusten tunnistamisen, analysoimisen, sitouttamisen ja hallinnan. Tämän osaamistekijän pääasiallinen tavoite on varmistaa, että yksilö ylläpitää sidosryhmien sitoutumista hallitsemalla tehokkaasti sidosryhmien odotuksia ja etuja sekä niiden vaikutusta projektiin.

Harjoittelu 13: Muutos ja transformaatio

Muutos (eli nykytilanteen parantaminen, menneisyys mielessä) ja transformaatio (eli uusien tilanteiden kehittäminen, tulevaisuuden vision perusteella) mahdollistavat prosessit, työkalut ja tekniikat, joiden avulla organisaatio ja sen työntekijät voivat tehdä muutoksia, jotka johtavat muutoksen omaksumiseen ja toteuttamiseen. Tämä mahdollistaa odotettujen tulosten ja koko projektin onnistumisen saavuttamisen.

Harjoittelu 14: Valitse ja tasapainota

Tämä on viimeinen osaamistekijä. Se kuvaa salkkujen komponenttien valitsemista ja tasapainottamista. Se keskittyy projektien ja ohjelmien suorituskyvyn arvioimiseen, valitsemiseen ja seurantaan varmistaen, että salkku kokonaisuudessaan tuo optimaalista hyötyä organisaatiolle.

Olet juuri lukenut artikkelin Yksilöllisestä osaamistasosta Harjoittelu-alueella. Lue myös: Kuinka käsitellä suuria ongelmia projektinhallinnassa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.