Miksi työnkulkujen luominen on tärkeää?

Jokainen organisaatio – olipa se sitten pieni yritys, keskikokoinen yritys tai monikansallinen konserni – pyrkii jatkuvasti saavuttamaan mahdollisimman suuren tehokkuuden. Tämä on erityisen tärkeää nykyisessä digitaalisessa aikakaudessa, jolloin kilpailu on kovaa. Tämän vuoksi yrittäjät etsivät keinoja virtaviivaistaa yrityksen päivittäistä toimintaa – yksi tapa on luoda työnkulkuja. Miksi on niin tärkeää, että organisaatiot suunnittelevat kattavasti, miten työ siirtyy henkilöltä toiselle?

Työnkulku – sisällysluettelo:

1. Mitä on työnkulku?
2. Miksi työnkulkujen käyttöönotto on kannattavaa?
3. Kuinka toteuttaa työnkulku?
4. Yhteenveto

Mitä on työnkulku?

Viime vuosina työnkulku on tullut eräänlaiseksi muotisanaksi liiketoimintamaailmassa, josta kuulee usein (esim. työhaastatteluissa), mutta jota ei välttämättä nähdä toteutettuna käytännössä. Liiketoiminnan työnkulut ovat toistuvia menettelyjä, jotka koostuvat sarjasta tehtäviä, jotka on suoritettava säännöllisesti tietyssä ja johdonmukaisessa järjestyksessä. Ne voidaan suunnitella toimimaan sekä yksittäiselle henkilölle että riippuvien henkilöiden ryhmälle.

Oikein suunniteltuina ne mahdollistavat syklisten ja toistuvien tehtävien suorittamisen. Tällainen menettely kääntyy koko tiimin tehokkaampaan työskentelyyn ja siten paremman tuottavuuden ja tehokkuuden koko yritykselle, sekä pienemmän virheiden tekemisen riskin. Työnkulut tukevat myös osastojen välistä yhteistyötä, nopeuttaen yksittäisten toimintojen suorittamista. Tärkeää on, että automatisoitujen ratkaisujen käyttö tarjoaa suuremman hallinnan nykytilanteeseen tehtävien osalta.

Miksi työnkulkujen käyttöönotto on kannattavaa?

Oikein rakennetut työnkulut varmistavat, että tärkeät prosessit tehdään joka kerta oikealla tavalla. Ne mahdollistavat useiden liiketoiminnan kannalta tärkeiden etujen saavuttamisen, kuten:

• tehtävien suorittamisen nopeuttaminen työssä noudatettavien standardien määrittelyn ansiosta,
• asetettujen tavoitteiden tehokkaampi saavuttaminen tavoitteiden mukaan johtamisen toteuttamisen ja tehtävien tehokkaamman suorittamisen ansiosta,
• parempi viestintä tiimissä, koska jokaiselle henkilölle on annettu tietty rooli (parempi ymmärrys roolista tiimissä),
• jatkuva tiedon ja informaation vaihto yksittäisten työntekijöiden välillä
• suurempi sitoutuminen työhön lisääntyneen vastuun ansiosta,
• parempi tehtävien suorittaminen valitsemalla parhaat ihmiset tiettyihin aktiviteetteihin, mikä takaa siten suuremman asiakastyytyväisyyden,
• vähemmän virheiden tekemisen riskiä tehtävien automatisoinnin avulla,
• käynnissä olevien prosessien virtaviivaistaminen ja keskittyminen tärkeisiin aktiviteetteihin havaitsemalla ja poistamalla redundanssia (turhia aktiviteetteja),
• jatkuva työ tuotteen parantamiseksi varmistamalla, että jokainen seuraava työnkulku toteutetaan paremmin.

Lisäksi työnkulun toteuttaminen antaa työntekijöille paremman näkemyksen yksittäisistä liiketoimintaprosesseista, jolloin he näkevät kokonaiskuvan ja varmistavat, että suoritettavat tehtävät auttavat heitä saavuttamaan odotetut tavoitteet. Se myös poistaa läpinäkyvyysongelman, kun on kyse yksittäisten osastojen suorittamista toiminnoista. Huolellinen dokumentointi ja kaikkien tarvittavien tietojen jakaminen yhteisellä alustalla on helpoin tapa tehdä työstä tehokkaampaa ja minimoida virheiden riski.

Kuinka toteuttaa työnkulku?

Voit toteuttaa työnkulun organisaatiossasi käyttämällä ratkaisuja, kuten Firmbee, hallitaksesi projektejasi paremmin.

Hyvin suunniteltu työnkulku voi olla muodoltaan kanban, jossa on huolellisesti valitut projektiosiot, tehtävät ja tehtävien tilat.

Lähde: kanban-taulu ilmaisesta projektinhallintatyökalusta: www.firmbee.com

Varmista kuitenkin, että valitsemasi vaihtoehto on räätälöity liiketoimintasi ja työntekijöidesi tarpeisiin. Oikean työnkulun automatisointityökalun valitseminen voi aluksi olla haastavaa, mutta hyvä valinta antaa sinulle mahdollisuuden nähdä useita etuja pitkällä aikavälillä.

Yhteenveto

Tiettyjen tehtävien suorittamisen automatisointi antaa sinulle mahdollisuuden nähdä merkittäviä muutoksia työntekijöiden ja koko osaston työssä. Pitkällä aikavälillä se kääntyy korkeampaan tehokkuuteen, mikä puolestaan johtaa lisääntyneisiin mahdollisuuksiin yrityksen kasvaa, toteuttaa uusia ratkaisuja ja rakentaa sen innovaatioita. Joten jos haluat nähdä huomattavia muutoksia yrityksesi tärkeimmissä liiketoimintaprosesseissa, harkitse työnkulkujen luomista työntekijöillesi.

Lue myös: Mitä on asynkroninen viestintä?

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.