4 yksinkertaista vinkkiä työelämän järjestämiseen

Oletko koskaan tuntenut itsesi ylivoimaiseksi työssäsi olevien vastuutehtävien määrän vuoksi? Oletko koskaan valvonut yöllä tiukan vatsan ja huolen vuoksi huomisen tehtävistä? Oletko koskaan hermostuneesti vilkaissut kelloasi työssä, rukoillen ajan pysähtyvän niin nopeasti? Jos näin on, sinun tulisi etsiä ratkaisu varmistaaksesi, että tällaisia negatiivisia tilanteita ei tapahdu uudelleen. Tutustu neljään yksinkertaiseen vinkkiimme työelämäsi järjestämiseen. Lue lisää.

Vinkkejä työelämän järjestämiseen – sisällysluettelo:

1. Aloita suunnittelusta
2. Aseta prioriteetit
3. Arvioi aika
4. Seuraa edistymistäsi
5. Yhteenveto

Aloita suunnittelusta

Tehtävälistojen ja aikataulun (viikoittainen, tuntikohtainen – tarpeidesi mukaan) laatiminen on epäilemättä järjestämisen perusta, josta et voi luopua. Jos haluat pysyä tuottavana ja tehokkaana työssä, sinun tulisi suunnitella päiväsi. Näin siirryt sujuvasti tehtävästä toiseen ilman ajan hukkaamista.

Voit suunnitella työsi ja laatia päivittäisen aikataulusi suunnittelijassa, kalenterissa tai erityisessä ajanhallintaohjelmistossa, valinta on sinun! Muista soveltaa 60:40 sääntöä – sinun tulisi varata vain 60% työpäivästäsi arvokkaisiin aktiviteetteihin, jotta jäljelle jäävät 40% voidaan käyttää hätätilanteisiin, taukoihin tai viime hetken tehtäviin.

Jos työntekijä pitää kaikkia tehtäviä tärkeinä ja kiireellisinä, hän elää jatkuvassa stressissä eikä pysty suorittamaan suurinta osaa velvollisuuksistaan. Tämän vuoksi on tärkeää asettaa prioriteetit oikein ja suorittaa tehtävät niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan.

Aseta prioriteetit

Kuitenkin tehtävien asettaminen ei riitä, koska se ei ratkaise perusongelmaa: mistä sinun tulisi aloittaa. Tämän vuoksi toisena askeleena kohti parempaa järjestämistä mainitsemme priorisoinnin, eli sen määrittämisen, mitkä tehtävät ovat tärkeämpiä ja tulisi tehdä ensin, ja mitkä voivat odottaa.

Eisenhowerin matriisi auttaa sinua varmasti priorisoimaan. Eisenhowerin mukaan tehtävät voidaan jakaa neljään ryhmään:

• tärkeät ja kiireelliset – tehtävät, jotka on suoritettava mahdollisimman pian (esim. hätätilanne, ulkoisen projektin palautusmääräaika),
• tärkeät, mutta eivät kiireelliset – tehtävät, jotka ovat strategisesti tärkeitä, mutta voidaan suorittaa myöhemmin (tällaisia tehtäviä useimmat työntekijät tekevät mielellään),
• kiireelliset, mutta eivät tärkeät – viittaavat yleensä muiden auttamiseen heidän tehtäviensä suorittamisessa (mikä ei ole meidän vastuullamme) ja suunnittelemattomiin velvollisuuksiin,
• ei tärkeät ja ei kiireelliset – nämä ovat aktiviteetteja, jotka vievät aikaa ja edistävät viivyttelyä.

Toinen asia, joka auttaa sinua parantamaan työelämäsi järjestämistä, on arvioida, kuinka kauan tietyn tehtävän suorittaminen vie. Miten se toimii? Ensinnäkin, se motivoi sinua – haluat suorittaa ensimmäiset tehtävät annetussa ajassa (tai jopa nopeammin) toteuttaaksesi koko päivän suunnitelmasi. Toiseksi, se antaa sinulle mahdollisuuden arvioida realistisesti, kuinka monta velvollisuutta pystyt suorittamaan tiettynä päivänä. Saattaa käydä ilmi, että tärkein tehtävä vie koko päiväsi, eikä tilaa jää muiden tehtävien suorittamiseen.

Pomodoro-tekniikka, Francesco Cirillon kehittämä ajanhallintamenetelmä 1980-luvun lopulla, voi olla hyödyllinen ajan arvioimisessa ja suunnitelmaan pitäytymisessä. Se sisältää työskentelyn 25:5-mallilla – 25 minuuttia tehtäville, 5 minuuttia tauolle (toistettuna peräkkäisissä sykleissä) – ja antaa sinun pysyä hallinnassa, muistaa pitää taukoja ja keskittyä käsillä olevaan tehtävään.

Seuraa edistymistäsi

Neljäs askel kohti parempaa työelämän järjestämistä on tehtävien täyttämisen tahdin hallinta ja tehtävälistan kohteiden ruksittaminen. Tämä on välttämätöntä ensinnäkin seuraavan päivän suunnittelemiseksi ja toiseksi tarkistaaksesi, kuinka paljon aikaa kuluu tiettyyn tehtävään ja tehdäksesi muutoksia tulevaisuudessa. (esim. tutkia, miksi käytimme niin paljon aikaa johonkin, jonka ajattelimme olevan helppoa). Tämä mahdollistaa häiriöiden minimoinnin ja parhaan työaikasi määrittämisen.

Yhteenveto

Pareto-periaate sanoo, että 20% ponnisteluistasi tuottaa 80% tuloksistasi. Tämä liittyy täydellisesti työpaikkaan, mutta vain jos varmistat, että päiväsi on hyvin järjestetty. Jos haluat lisätä tuottavuuttasi, minimoida stressitekijöitä ja tuntea olosi paremmaksi edessä olevista tehtävistä, älä aliarvioi mainitsemamme tekniikoiden merkitystä. Suunnittelu, priorisointi, arviointi ja seuranta – nämä toiminnot eivät ole vaikeita toteuttaa, ja ne voivat tuoda sinulle useita positiivisia tuloksia työelämäsi järjestämisessä.

Lue myös: Pareto-periaate – 1 loistava sääntö tuottavuudelle ja tehokkuudelle.

Jos pidät sisällöstämme, liity kiireisten mehiläistemme yhteisöön Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.