Etätyön vinkkejä HR-toimistoille

Etätyöskentelystä on tullut uusi normaali viimeisten kahden vuoden aikana, ja yhä useammat työnantajat siirtyvät etätoimisto-moodiin. On syytä huomata, että etätyöskentely kotona on edelleen hankalaa, erityisesti sellaisilla aloilla kuin henkilöstöhallinta. Miten hallita työntekijöiden työtä tehokkaasti, pitää kirjaa ja järjestää haastatteluja? Tänään haluamme tarjota joitakin käteviä vinkkejä ja niksejä henkilöstöalan toimistoille etätyöskentelystä.

Etätyöskentelyvinkit henkilöstöalan toimistoille – sisällysluettelo:

1. Voiko etätyöskentelyvinkit auttaa henkilöstöalan toimistoja työskentelemään tehokkaammin?
2. Työntekijöiden tietojen pitäminen verkossa
3. Toimittajien liikkuvuus – miten käsitellä etätyössä olevia työntekijöitä?
4. Henkilöstöalan toimistojen etätyö – yhteenveto

Voiko etätyöskentelyvinkit auttaa henkilöstöalan toimistoja työskentelemään tehokkaammin?

Aikaisemmin vain tietyille ammateille ja freelancereille sovellettu pitkäaikainen pandemia on pakottanut meidät kaikki sopeutumaan etätyöskentelyyn. Epidemian uhkan vuoksi lähes kaikki alat kohtasivat äkkiä tämän siirtymisen haasteen. Vaikka aluksi se vaikutti joissakin tapauksissa lähes epärealistiselta, käytäntö on osoittanut, että etätyöskentely on mahdollista lähes kaikilla aloilla. Henkilöstöalan toimistot ovat osoittaneet tällaisen esimerkin, sillä niiden luonne liittyy vahvasti viestintään.

On hyvä tuoda esiin ne tekijät, jotka muodostavat tehokkaan ja tuloksellisen etätyöskentelyn henkilöstöalan toimistolle. Pienestä idean kipinästä sen kaavioon, joka haarautuu erityisiin ratkaisuihin ja kaavioihin, sen toteuttamiseen ja ylläpitoon korkeimpien standardien ja ammattitaidon mukaisesti – kaikki tämä muodostaa Herculean tehtävän. Etähaastattelun toteuttaminen – onko verkkorekrytointi tehokasta?

Pandemian aikainen sosiaalinen eristyminen on merkinnyt siirtymistä suoraan kasvokkain tapahtuvista haastatteluista etärekrytointiin. Vastoin yleistä uskomusta, se on mahdollista, kun otetaan huomioon, että se on ollut käytössä jo kaksi vuotta. Videohakuvälineet, kuten Teams, Skype, Google Meet tai jopa WhatsApp tai Messenger, ovat erinomaisia työhaastatteluihin. Yksi verkkohakujen kiistattomista eduista on se, että ne aiheuttavat vähemmän stressiä työnhakijoille. Tämä varmistaa, että kysymyksiin annetut vastaukset ovat tarkkoja ja vailla perinteiseen haastatteluun liittyvää stressiä.

Kun puhutaan tiukasti teknisistä neuvoista etähaastattelujen toteuttamiseen, henkilöstöalan rekrytoijien tulisi, huolimatta tällaisen tapaamisen etäluonteesta, pysyä täysin ammattimaisina. Globaalin sulun alkaminen paljasti monia teknologisia temppuja, kuten taustan asettamisen videohakuvideossa tai visuaalisesti häiritseviä efektejä, mainitakseni muutamia. Toiseksi, keskustelun laatu on myös äärimmäisen ratkaiseva tässä tapauksessa – unohda älypuhelin kädessäsi. Valitse mieluummin jalusta kuvan vakauttamiseksi ja saadaksesi laadun ja läheisen kontaktin tunteen, joka jäljittelee todellisuutta mahdollisimman paljon.

Työntekijöiden tietojen pitäminen verkossa

Yritysprosessien digitalisointi on tullut äärimmäisen suosituksi ja käytännölliseksi covid-epidemian ja sosiaalisen eristyksen vuoksi. Henkilöstöhallinta ei olisi mahdollista ilman sähköistä dokumentointia. Se poistaa paljon taakkaa, kuten kilojen dokumenttien käsittelyä palkkojen laskemiseksi tai työntekijäkansioiden jatkuvaa täyttämistä.

On syytä korostaa tässä vaiheessa, että henkilöstöalan toimistoilla on käytössään monia järjestelmiä työntekijädokumentaation ja sähköisten asiakirjojen täydelliseen tukemiseen. Erinomainen esimerkki on firmbee.com, joka tarjoaa pääsyn kaikkiin tarvittaviin työkaluihin yritysdokumentaation täydelliseen ylläpitoon – laskut, kuitit, työntekijätiedot, palkkalaskelmat, yrityksen varat, kulut, urakoitsijoiden luettelot.

Monet henkilöstöalan toimistot pääsevät käsiksi moderneihin ja intuitiivisiin CMR-strategioihin, jotka pitävät tarkkuuden suurten yritysten toimiston tasolla. Yrityksen hallinta dokumentaation osalta voi olla yhtä tehokasta etätyössä kuin paikan päällä. Tämä on erityisen lohduttavaa tänään, kun on niin yleistä työskennellä liikkeellä.

Toimittajien liikkuvuus – miten käsitellä etätyössä olevia työntekijöitä?

Yksi henkilöstöosaston tärkeimmistä tehtävistä on valvoa työntekijöiden työn laatua ja tarkistaa heidän tehokkuutensa. Kuitenkin kahden vuoden covid-rajoitukset ovat paljastaneet monia esteitä, kuten motivaation puutteen ja masennuksen lisääntymisen työntekijöiden keskuudessa, joista osa johtuu suoran viestinnän puutteesta. Etätyöskentely alkaa olla hankalaa, erityisesti kun perhevelvoitteita on paljon tasapainotettavana, priorisoitavana ja aikataulutettavana. Siksi etätyöskentelyvinkkeihin tutustuminen tulisi olla pakollista.

Monet työntekijät ovat kokeneet sen erittäin vaikeaksi, väittäen, että työpaikka ja sijainti antoivat heille mielenrauhaa keskittyä. Muita etätyöhön liittyviä esteitä on lueteltu alla:

Myyjien työ suurimmassa osassa tapauksia sisältää matkustamista ja asiakkaille tapaamista, mikä epidemiologisten rajoitusten aikana ei yksinkertaisesti ole suositeltavaa. Silloin myyjien on siirryttävä täysin etätilaan ja otettava yhteyttä urakoitsijoihin vain puheluiden ja videokonferenssien avulla. On syytä huomata, että tämä myyntitapa (etänä) voi olla yhtä tehokasta kuin suora keskustelu asiakkaan kanssa.

Halusimme jakaa tässä vaiheessa tieteellisen mielenkiinnon – kognitiotieteen alalla tehdyt tutkimukset ovat osoittaneet, että ihmisen aivot reagoivat yhtä lailla todellisen maailman ärsykkeisiin kuin tietokoneen näytöltä tuleviin kuviin. Tämä tarkoittaa, että oikealla mielentilalla keskustelu toisen henkilön kanssa kommunikaattoreiden, kuten Skypen tai Teamsin, kautta voi olla lähes identtinen keskustelulle henkilön kanssa, joka istuu vastapäätäsi. Tämän vuoksi asiakasneuvottelut ja myynti videopuheluiden kautta voivat olla erittäin tehokkaita.

Jotta myyntiosasto voitaisiin siirtää etätyöhön, henkilöstöalan toimistojen tulisi järjestää koulutustilaisuuksia, joissa esitellään käytännöt, varoitetaan ja koulutetaan sekä esitellään etätyöskentelyvinkkejä, jotka voivat auttaa henkilöstöalan toimistoa pysymään tehokkaana. Tällaisissa koulutuksissa (tietenkin webinaarin muodossa) käsitellään tehokkaita tapoja organisoida työaikaa etätoimistossa.

Mutta älkäämme unohtako etätyön tarjoamia mahdollisuuksia ja mukavuutta. Myyntiosaston työntekijät näkevät etätyön tarkoituksenmukaisena, sillä sähköpostin, viestinnän, tutkimuksen ja videokonferenssien avulla on mahdollista tehdä erittäin tehokasta myyntiä.

Henkilöstöalan toimistojen etätyö – yhteenveto

Etätyöskentely on tullut normiksi hygieniarajoitusten vuoksi, ja kaikki merkit viittaavat siihen, että etätoimisto jää kanssamme pidemmäksi aikaa. Kyse ei ole vain pandemiaan liittyvistä seikoista, sillä rajoituksia lopulta lievennetään ja poistetaan, mutta etätyön mukavuus ja mahdollisuus hoitaa virallisia velvoitteita mistä tahansa maapallon kolkasta avaa aivan uuden horisontin. On käynyt ilmi, että henkilöstöalan toimistot voivat työskennellä yhtä tehokkaasti verkossa kuin perinteisessä, paikallisessa työskentelyssä.

Siirtyminen verkkoon on ilmiselvästi aluksi ongelmallista, mutta maailma etenee eteenpäin ja tämä työskentelymalli on yksinkertaisesti muuttumassa normiksi, johon sopeutua. Toivomme, että tämän lyhyen oppaan avulla olemme tarjonneet teille joitakin käteviä etätyöskentelyvinkkejä henkilöstöalan toimistoille. Käykää vapaasti läpi muita artikkeleita, jos koette, että tämä oli vaivan arvoista.

Jos pidätte sisällöstämme, liittykää vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa ja Twitterissä.