Juuri syyn analyysi – hyödyt ja tavoitteet

Parempi ratkaisu on siis suorittaa tutkimus, kuten juurisyyn analyysi (RCA). Alla selitämme, mitä tämä työkalu on, mikä sen tarkoitus on sekä mitä positiivisia tuloksia sen soveltaminen voi tuoda organisaatiolle.

Mitä on juurisyyn analyysi?

Juurisyyn analyysi on laajalti käytetty työkalu, joka toimii ei vain monilla eri aloilla (insinööritieteestä terveydenhuoltoon, lääketieteeseen ja liiketoimintaan tai valmistukseen tai laadunhallintaan), vaan se voi joskus olla hyödyllinen myös päivittäisessä elämässämme. Juurisyyn analyysi on lähestymistapa, joka järjestelmällisen prosessinsa kautta johtaa ongelmien, tapausten ja epäonnistumisten perusteiden tunnistamiseen, jotka ovat jo tapahtuneet ja ovat mahdollisia.

Sen käyttö tulee seurauksena ajatuksesta, että tähän näkökulmaan keskittyvät toimet – eli vaikeuden todellinen olemus – ovat yleensä tehokkaampia kuin yksinkertainen reagoiminen oireisiin, jotka saattavat ilmetä uudelleen jonkin ajan kuluttua.

Juurisyyn analyysin hyödyt

Juurisyyn analyysiin liittyvä pääetu on uusien tapausten ehkäisy, joka on mahdollista nimenomaan poistamalla syyt, miksi ongelmat ja epäonnistumiset tapahtuvat. Tämä parantaa tarjottujen tuotteiden, palveluiden tai prosessien laatua, vähentää syntyviä kustannuksia ja varmistaa resurssien optimaalisen käytön. Tämä ei kuitenkaan ole ainoa positiivinen tulos tämän tekniikan omaksumisesta – lisäetuina voimme mainita:

• Parempi riskienhallinta – juurisyyn analyysi auttaa ymmärtämään, mitkä tekijät voivat johtaa ongelmiin, mahdollistaen tehokkaamman riskienhallinnan sekä kertaluonteisille projekteille että päivittäisille toiminnoille,
• Lisääntynyt turvallisuus – aloilla kuten teollisuus, lääketiede tai liikenne, RCA auttaa tunnistamaan vaaroja (onnettomuuksien taustatekijöitä), mikä lisää turvallisuustasoa,
• Asiakastyytyväisyyden parantaminen – poistamalla valitusten tai moitteiden syyt, asiakkaan suhde brändiimme paranee.

Juurisyyn analyysin tavoitteet

Voi vaikuttaa siltä, että juurisyyn analyysin ensisijainen tavoite on ymmärtää ongelman tai epäonnistumisen todellinen syy, joka on vastakkain keskittymisen kanssa vain välittömiin oireisiin ja korjaaviin toimiin. Kuitenkin meidän tulisi korostaa, että tällainen toiminta on vain ilmentymä kuvattujen työkalujen käytöstä. Tämä johtuu siitä, että RCA pyrkii – erityisten vaiheiden kautta – tunnistamaan parannusalueita, mikä johtaa tehokkuuden, toteutettujen vaiheiden laadun sekä prosessien nopeuden lisääntymiseen.

Niinpä juurisyyn analyysin omaksuminen tukee tuotteiden, palveluiden tai prosessien jatkuvaa parantamista, mikä odotetaan tuovan positiivisia tuloksia kaikille sidosryhmille (työntekijät, asiakkaat, liikekumppanit jne.).

Kuinka suorittaa RCA?

Kuinka RCA-prosessi tulisi suorittaa varmistaaksesi, että se tuottaa odotettuja tuloksia? Paras tapa on seurata näitä vaiheita:

1. Tunnista ongelma – valitse tietty ongelma, tapaus tai epäonnistuminen, jota haluat tutkia, ja kuvaa sitten tarkasti, mitä tapahtui ja mitkä olivat seuraukset.
2. Kokoa tietoja – käytä raportteja, asiakirjoja, tietueita, todistajien lausuntoja ja muita saatavilla olevia lähteitä saadaksesi täydellisen kuvan tilanteesta.
3. Tunnista mahdolliset syyt – keskity tunnistamaan kaikki tekijät, jotka ovat saattaneet aiheuttaa ongelman (esim. Ishikawa-diagrammilla). Muista, että osa näistä voi olla piilossa tai ei ilmeisiä.
4. Testaa mahdolliset syyt – Kun mahdolliset syyt on tunnistettu, ne tulisi testata vahvistaakseen tai poissulkeakseen niiden osallisuuden asiassa.
5. Tunnista juurisyy – löydä epäonnistumisen taustalla oleva syy, joka on tärkein (eli jolla on pahimmat vaikutukset).
6. Ota käyttöön korjaavat toimet – tunnistettujen syiden perusteella kehitä erityisiä korjaavia toimia, jotka vähentävät tai poistavat ongelman uusiutumisen riskin. Kun olet toteuttanut ne, muista arvioida niiden tehokkuus ja pysyä joustavana (koska korjaavia toimia saatetaan joutua säätämään, kun uutta tietoa tulee saataville).

Jos et ole varma, mikä todella on vaikeuden lähde, voit kysyä työntekijöiltäsi heidän mielipidettään. Projektin ja tiimin hallintajärjestelmä, Firmbee, auttaa sinua ylläpitämään avointa viestintää. Check-in-ominaisuuden avulla voit lähettää automaattisen viestin kaikille (tai valituille) tiimisi jäsenille pyytäen heitä vastaamaan tiettyyn aiheeseen. Voit myös asettaa nämä säännöllisiksi ilmoituksiksi (esim. tiettyinä päivinä ja aikoina). Tällä tavoin saat laajemman näkökulman tiettyyn ongelmaan ja opit mahdollisista syistä muiden ihmisten näkökulmasta.

Juurisyyn analyysi – yhteenveto

Jos etsit tapaa parantaa laatua, tehokkuutta, turvallisuutta tai asiakastyytyväisyyttä tarjoamissasi tuotteissa tai palveluissa, juurisyyn analyysi sopii sinulle hyvin. Kuitenkin sinun on nöyrästi hyväksyttävä, että RCA ei ole taikapilleri, joka saa kaikki ongelmat häviämään. Silti juurisyyn analyysin periaatteiden soveltaminen tietyn ongelman perusteiden selvittämiseksi lisää merkittävästi mahdollisuuksia onnistua ja saavuttaa liiketoimintatavoitteesi. Lisäksi älä unohda, että RCA varmistaa, että ongelmat esiintyvät harvemmin (tai poistuvat), mikä on aina hyvää uutista kaikille osapuolille.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.