McGregorin Teoria X ja Teoria Y. Kuinka ymmärtää työntekijöiden motivaatiota?

Mikä on McGregorin Teoria X ja Teoria Y?

McGregorin Teoria X ja Teoria Y kehitti Douglas McGregor ja se kuvattiin yksityiskohtaisesti 1960-luvulla. Havaintojensa aikana hän huomasi, että johtajat voitaisiin jakaa kahteen lähestymistapaan työntekijöiden motivoinnin hallinnassa.

Vaikka periaatteessa hän kallistui enemmän siihen, että Teoria Y:n käyttäminen toisi merkittävämmän hyödyn, hän uskoi myös, että jotkut työntekijät tarvitsivat tiukempaa kontrollia alussa ja Teoria X:n käyttöä, jota ajan myötä voitaisiin hieman löysätä ja sujuvasti siirtyä Teoriaan Y. Kuitenkin, jotta ymmärtäisimme paremmin, mistä molemmissa lähestymistavoissa on kyse, tarkastellaan niitä ensin lyhyesti.

Teoria X

Teoria X olettaa, että johtajat uskovat ihmisten päämotivaation olevan raha ja että työntekijät ovat luontaisesti laiskoja ja kunnianhimoisia, joten he tarvitsevat tiukkaa ohjausta ja yleensä mieluummin tulevat kontrolloiduiksi, koska silloin heidän ei tarvitse olla luovia. Lisäksi Teoria X edellyttää, että:

• Ainoa tapa kannustaa on houkutteleva kannustinohjelma
• Työntekijöiden päämäärä on ansaita rahaa
• Työntekijät ovat itsekeskeisiä ja ajattelevat vain omia tarpeitaan, eivät organisaation etuja
• Työntekijät eivät pidä muutoksista ja vastustavat niitä periaatteessa
• Tehokas johtaminen vaatii läheistä valvontaa ja tehokasta kontrollijärjestelmää
• Korkeamman tason tarpeet eivät ole tärkeitä

Kuva johtajasta, joka soveltaa Teoriaa X

Teoriaa X noudattavat johtajat uskovat, että ainoa tapa motivoida työntekijöitä on kontrolloida heitä tiukasti. He usein syyttävät työntekijöitä epäonnistumisista eivätkä etsi tapaa muuttaa, esimerkiksi koulutuksen tai puuttuvan tiedon täyttämisen kautta.

He esittävät tiukan johtamistyylin ja uskovat, että johtajan tehtävä on organisoida tehtävät ja että uhkaukset rangaistuksesta ovat ainoa tapa stimuloida työntekijöitä.

Teoria Y

Teoria Y:n pääolettamus on, että työntekijät nauttivat työstään, ovat luontaisesti kunnianhimoisia ja tarvitsevat itsensä kehittämistä. Korkeamman tason tarpeet ovat heille tärkeitä, aivan kuten suurempi vapaus, joka mahdollistaa paremman tuottavuuden. Lisäksi Teoria Y olettaa seuraavaa:

• Vastuiden delegointi ja lisääminen on kasvumahdollisuus
• Työntekijöillä on kyky itseohjautuvuuteen ja itsensä suuntaamiseen
• Työntekijät ovat luovia ja haluavat saavuttaa enemmän
• Tiukat säännöt estävät työntekijöiden kehitystä ja tappavat luovuuden
• Työntekijät ovat vastuullisia eivätkä tarvitse jatkuvaa valvontaa

Kuva johtajasta, joka soveltaa Teoriaa Y

Teoriaa Y kannattavilla johtajilla on hieman innostuneempi lähestymistapa työntekijöihin ja he uskovat, että työntekijät haluavat kehittyä ja heidän ensisijainen motivaationsa ei ole raha tai oma etu. Heillä on organisaation etu mielessä, ja heille suuri motivaatio on hyvin tehdyn työn tyytyväisyys ja mahdollisuus oppia uusia taitoja.

Miksi McGregorin Teoria X:n ja Teoria Y:n olettamukset ovat virheellisiä, ja miksi niiden tiukka soveltaminen ei hyödytä organisaatiota?

Toisaalta kontrolli ja pessimistinen näkemys työntekijästä, toisaalta suuri annos luottamusta ja uskoa ihmisiin. Kaksi ristiriitaista lähestymistapaa, joiden olettamukset ovat niin äärimmäisiä. Mutta miksi on vähän järkeä soveltaa molempia teorioita kirjaimellisesti?

Ensinnäkin yleistämisestä ja kollektiivin käsittelystä samalla tavalla ei koskaan ole hyötyä. Missä tahansa organisaatiossa on sekä erittäin kunnianhimoisia työntekijöitä, jotka eivät tarvitse paljon kannustusta työhön, ja tiukka ohjaus ja vahva kontrolli vahingoittavat heitä, sekä niitä, jotka eivät voi kuvitella toimivansa ilman sitä ja tuntevat ja toimivat paremmin tiukkojen sääntöjen alla.

Vaikuttaa siltä, että ihanteellinen ratkaisu on yhdistää kaksi teoriaa ja soveltaa niitä työntekijöiden havainnoinnin mukaan. Kuitenkin McGregor uskoi, että Teoria X:n perusta oli virheellinen sen ydinajatuksen vuoksi. Miksi? Hän uskoi, että palkkiot ja rahalliset hyödyt, eli alempien tarpeiden tyydyttäminen, eivät ole hyvä motivaatio, koska se ei ole jatkuva tarve.

Kun se on tyydytetty, työntekijöiden motivaatio katoaa. Ainoa tapa ylläpitää sitä on ottaa käyttöön houkutteleva palkankorotus- tai kuukausibonusjärjestelmä, jota voitaisiin pitää tapana muuttaa tilapäinen motivaatio jatkuvaksi.

Mitkä muut Teoria X:n perusoletukset voivat johtaa rajoituksiin? Monille työntekijöille työpaikan ilmapiiri on tärkeä, ja tiukka johtamistyyli voi johtaa häiriintyneisiin suhteisiin, väärinkäsityksiin ja jännitteisiin. Tämä voi puolestaan kääntyä työntekijöiden epävarmuudeksi, jolloin heidän luovuutensa kumoutuu.

Kun heidän itseluottamuksensa on häiriintynyt ja pelko on hallitseva tunne, he tekevät vain vähimmäisvaatimukset pelätessään julkista rangaistusta. Oletus on, että johtajilla tai valvojilla on paljon valtaa ja he ovat vastuussa lopullisista päätöksistä. Kuitenkin tämä johtamistapa ei aina ole paras. Usein työntekijöillä on paljon sanottavaa, ja heidän näkemyksensä ovat tarkkoja ja voivat kääntyä koko organisaation hyödyksi.

Vaikka McGregor arvosti Teoriaa Y sen lähestymistavasta työntekijöihin ja uskoi, että kunnioitus ja hyvä ilmapiiri työpaikalla voivat tehdä paljon hyvää (mikä on täysin totta), eivät kaikki sen olettamukset toimi kaikissa olosuhteissa. Lisäksi siihen, mitä olemme jo maininneet, eli tunnustamiseen, että koko kollektiivilla on samat motivaatiot ja se reagoi samalla tavalla tiettyyn johtamistyyliin, liittyy vielä useita rajoituksia.

Ensinnäkin tämän periaatteen tiukka soveltaminen voi johtaa työntekijöiden valtaantuloon, laiskistumiseen ja omien etujensa asettamiseen organisaation hyvän edelle. Lisäksi jotkut työntekijät tarvitsevat jopa kontrollia ja ovat tehokkaampia, kun joku asettaa heille rajoja ja normeja. He tuntevat olonsa turvallisemmaksi, kun he saavat ylhäältä alas ohjausta ja heidän työtään valvotaan tietyinä aikoina.

Lisäksi tämän menetelmän omaksuminen voi johtaa siihen, että johtajat ottavat tiettyjä tehtäviä itselleen sen sijaan, että delegoisivat niitä eteenpäin työntekijöiden kehittämiseksi. He tekevät niin oman etunsa vuoksi, koska se on kätevää ja he pääsevät vastuistaan.

Tarkoittaako tämä, että McGregorin Teoria X ja Teoria Y eivät ole järkeviä?

McGregorin Teoria X:n ja Teoria Y:n näkeminen mustavalkoisena ei ole järkevää, mutta se ei tarkoita, että kaikki sen olettamukset olisivat vääriä. McGregorin Teoria X ja Teoria Y tulisi ottaa ohjeina, perusasioina ja soveltaa omiin tarpeisiin. Sääntöjen mukaan jotkut Teoria X:n olettamukset toimivat hyvin vähemmän kokeneille työntekijöille, jotka vasta aloittavat kehityksensä ja uransa, ja paras oppimismetodi heille on, kun se otetaan ripauksella suolaa. Tämä ratkaisu on ihanteellinen työntekijöille, joiden tiukat säännöt mahdollistavat heidän toimia oikein ja auttavat heitä saavuttamaan tavoitteensa.

Sen sijaan Teoria Y, tai ainakin osa sen olettamuksista, toimii hyvin kokeneille ammattilaisille, jotka tuntevat arvonsa ja tarvitsevat paljon vapautta levittää siipiään. Rajoittaminen ja tiukkaan kehykseen laittaminen voivat demotivoida ja murskata heidät.

Näistä olettamuksista on opittavaa. Silti hyvän tiimijohtamisen perusta on tunnustaminen, että jokainen työntekijä on erilainen eikä mikään yksittäinen menetelmä ole aina tehokas kollektiiville.

Kuinka ymmärtää työntekijöiden motivaatio ja mitä menetelmää meidän tulisi soveltaa, jotta se olisi mahdollisimman hyödyllistä?

Johtajan tai valvojan tehtävä ei pitäisi olla vain vastuuksien delegointi, vaan myös työntekijöiden käyttäytymisen tarkka havainnointi ja sen analysoiminen, ja sitten soveltuvan johtamistavan käyttöönotto heidän tarpeidensa mukaan. Joskus tämä vaatii enemmän joustavuutta ja irtautumista tietyn Teorian tiukasta kehyksestä.

Työntekijöiden motivoinnin ymmärtämisen perusta on määrittää ongelma, jonka tiimi kohtaa, ja yrittää löytää elementti, jota on parannettava. Ehkä tehottomuus ja demotivaatio johtuvat kannustimien puutteesta, mutta se voi myös viitata sisäiseen konfliktiin organisaatiossa tai tiedon puutteeseen. Tällainen analyysi auttaa määrittämään tiimin tarpeet ja toiveet sekä auttaa valitsemaan tietyn työtyylin. Saattaa olla tarpeen ottaa joitakin elementtejä sekä McGregorin Teoriasta X että Teoriasta Y, ja ehkä jopa ottaa käyttöön muita sääntöjä.

Kuitenkin muutosten tekeminen ei tarkoita prosessin loppua. Ei aina ensimmäinen yritys ole hyvä ja tuo odotettua tulosta, minkä vuoksi on niin tärkeää valvoa ja seurata muutoksia.

Jos huomaat, että tiimin työstä tulee tehokkaampaa ja työntekijät ovat halukkaampia ja motivoituneempia työskentelemään, se tarkoittaa, että toteuttamasi muutokset tuottavat toivottua vaikutusta. Jos ei, on tarpeen aloittaa prosessi alusta ja ehkä kiinnittää enemmän huomiota ensimmäiseen vaiheeseen, eli ongelman määrittämiseen.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.

Nicole Mankin

HR-päällikkö, jolla on erinomainen kyky luoda positiivinen ilmapiiri ja kehittää arvokasta ympäristöä työntekijöille. Hän rakastaa nähdä lahjakkaiden ihmisten potentiaalin ja mobilisoida heidät kehittymään.

View all posts →