Mitä on heimotieto organisaatiossa?

Kuitenkin, virallisten periaatteiden lisäksi yrityksessä tai organisaatiossa on olemassa toinen, vähemmän muodollinen ja enemmän salainen osaaminen, jolla on samanlainen vaikutus toteutettujen toimintojen tehokkuuteen kuin kaikilla sovituilla menettelyillä – niin sanottu heimotieto. Tämän päivän artikkelissa keskitymme heimotietoon organisaatiokontekstissa. Näytämme sen hyödyt ja rajoitukset sekä tapoja sen hyödyntämiseen liiketoimintasi suorituskyvyn parantamiseksi.

Mitä on heimotieto?

Heimotieto viittaa epäviralliseen, käytännön tietoon, taitoihin tai vinkkeihin, joita kertyy organisaation tai yhteisön sisällä, mutta ei dokumentoidussa tai laajalti saatavilla olevassa muodossa. Se siirtyy tyypillisesti suullisesti yksittäisten ryhmän jäsenten välisissä vuorovaikutuksissa.

Liiketoiminnan tapauksessa heimotieto kehittyy kokemusten, käytäntöjen, uskomusten ja tapojen seurauksena ryhmän ihmisten keskuudessa, usein pitkän aikavälin suhteiden ja yhteistyön perusteella. Se voi sisältää muun muassa vivahteita, epätavallisia tapauksia, monimutkaisia ongelmia, arvokkaita ratkaisuja tai käytännön niksejä, joita organisaation jäsenet hankkivat työssään ja vuorovaikutuksissaan muiden kanssa (esim. asiakassuhteissa).

Mitkä ovat heimotiedon hyödyt?

Epävirallinen ja dokumentoimaton tieto muokkaa usein organisaation käytäntöjä, päätöksiä ja suorituskykyä yhtä paljon kuin viralliset uutiset. Tässä on syytä huomauttaa, että ne liittyvät ensisijaisesti tapoihin käsitellä epätavallisia tai monimutkaisia kysymyksiä, joita ei ole lueteltu virallisissa asiakirjoissa, mikä voi auttaa ratkaisemaan vaikeita tilanteita nopeasti ja tehokkaasti. Samaan aikaan ne helpottavat työnkulkua ja vaikuttavat toimitettujen tuotteiden tai tarjottujen palveluiden laatuun. Heimotietoon liittyviä lisäetuja ovat:

• Tehokas resurssien käyttö (ajan, rahan ja energian säästäminen),
• Parantunut työteho (samanlaisten virheiden välttäminen kuin aikaisemmilla työntekijöillä).
• Työntekijöiden välisen suhteen vahvistaminen (tiedon siirtäminen vaatii vuorovaikutusta),
• Joustavuuden lisääminen (vaihtoehtoisten lähestymistapojen ja toimintatapojen seuraaminen tilanteissa, joissa standardimenetelmät eivät ole tehokkaita),
• Kontekstin tarjoaminen (epävirallinen tieto sisältää yleensä tarinoita, jotka auttavat ymmärtämään, miksi yritys omaksuu tiettyjä käytäntöjä tai tekee erityisiä päätöksiä).

Mitkä ovat heimotiedon rajoitukset?

Vaikka ei ole epäilystäkään siitä, että heimotieto – koska se sisältää kontekstia, jota ei ole saatavilla virallisissa asiakirjoissa – on äärimmäisen arvokasta, siihen liittyy tiettyjä rajoituksia. Tärkeimmät niistä ovat:

• Työntekijän mahdollinen lähtö – jos epävirallista tietoa ei siirretä muille (esim. sisäisten koulutusten tai mentorointitapaamisten muodossa), on erittäin todennäköistä, että arvokkaan työntekijän lähdön myötä tieto itsessään katoaa organisaatiosta.
• Johdonmukaisuuden puute – yksittäisillä ryhmän jäsenillä voi olla erilaisia tulkintoja ja lähestymistapoja samoihin ongelmiin, mikä voi johtaa johdonmukaisuuden puutteeseen organisaation toiminnassa.
• Vaikeudet skaalautuvuudessa – kun tieto ja taidot siirtyvät suullisesti tai muilla epävirallisilla tavoilla, voi syntyä vaikeuksia, kun suuri määrä työntekijöitä tarvitsee siirtoa.
• Innovaatioiden puute – ihmiset, jotka luottavat perinteisiin, tuttuihin käytäntöihin, saattavat vastustaa muutosta ja pidätellä uusia ideoita, ratkaisuja ja innovaatioita.
• Rajoitettu soveltaminen uusissa konteksteissa – pidetty tieto on usein räätälöity erityisiin olosuhteisiin, mikä tekee sen siirtämisestä uusiin tilanteisiin vaikeaa tai sopimatonta (erityisesti dynaamisesti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä ja asiakasodotuksissa ja -tarpeissa).

Miten saat heimotietoa työntekijöiltäsi?

Yksi projektin ja tiimin hallinnan työkaluista, jolla voit hankkia tällaista heimotietoa yrityksessäsi, on Firmbee. Sen sisäänkirjautumisominaisuuksien avulla voit luoda toistuvia ja automatisoituja kysymyksiä, jotka lähetetään tiimisi jäsenille (kaikille tai vain valituille). Sellaiset kysymykset auttavat sinua pysymään ajan tasalla yksittäisten työntekijöiden kokemuksista ja näkemyksistä ja mahdollistavat ajantasaisen tietopohjan luomisen.

Yhteenveto

Heimotiedon hallinta on keskeinen haaste organisaatioille, jotka haluavat hyödyntää tehokkaasti tiimeissä kertynyttä epävirallista älykkyyttä. Tässä suhteessa toimenpiteet, kuten mentorointiohjelmien toteuttaminen (kokemuksen siirtämiseksi vanhemmilta työntekijöiltä), säännöllisten kokousten ja keskustelujen järjestäminen (tiedon siirtämisen varmistamiseksi, esim. tapaustutkimusten kautta) tai keinojen etsiminen dokumentoimiseksi (esim. usein kysytyt kysymykset, tapaustutkimukset tai sisäiset oppaat), auttavat varmasti.

Kuitenkin kaikki toteutetut toimet on suunnattava kulttuurin luomiseen, joka arvostaa jakamista ja taitojen ja näkökulmien monimuotoisuutta. Vain näin yritys voi tehokkaasti hyödyntää saatavilla olevia tyyppejä samalla kun se minimoi niihin liittyvät riskit.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.