Mikä on organisaatiokaavio?

Kuitenkin on vielä yksi äärimmäisen tärkeä elementti, jonka saatat olla jättänyt huomiotta – tehokas rakenne, jonka yritys tai organisaatio perustaa. Tämä rakenne koostuu riippuvuuksista ja vastuista, jotka visualisoidaan tehokkaasti niin sanotussa organisaatiokaaviossa. Alla selitämme, mitä tämä työkalu tarkalleen ottaen on, sekä tuomme esiin, mitä etuja sen käyttö tuo eri toimialoilla toimiville yrityksille ja laitoksille.

Organisaatiokaavio – tai mitä?

Organisaatiokaavio ei ole vain yksinkertainen, suoraviivainen piirros, vaan monimutkainen johtamistyökalu, joka kuvaa – mutta ennen kaikkea auttaa ymmärtämään – tietyn yrityksen, laitoksen tai muun yksikön rakennetta. Se on graafinen visualisointi hierarkiasta (korkeimmasta alimpaan tasoon), vastuujen jakautumisesta sekä eri yksiköiden (eri tiimien tai yksilöiden) välisistä yhteyksistä.

Se on kätevä väline työntekijöille (erityisesti niille, jotka vasta aloittavat), sillä se auttaa heitä näkemään yrityksen tai laitoksen rakenteen selkeästi määrittelemällä kunkin yksikön roolit sekä niiden vastuu- ja osaamisalueet. Se voi olla myös käytännöllinen ulkopuolisille (kuten potentiaalisille sijoittajille tai kumppaneille), jotka haluavat tietää, miten yritys tai laitos toimii. Organisaatiokaavion ydin on siis läpinäkyvyyden ja tehokkaan resurssien hallinnan varmistamisessa.

Mitä organisaatiokaavio sisältää?

On olemassa erilaisia työkaluja, joita kuvataan (hierarkkisista, toiminnallisista, matriisista, eli jatkuviin projekteihin keskittyvistä). Tarkat elementit, jotka sisältyvät, riippuvat erityistapauksesta (erityisesti yksikön koosta ja toimialasta, jolla se toimii). Useimmiten se kuitenkin sisältää tietoa seuraavista elementeistä:

• johtajat – visualisoinnin korkeimmassa osassa ovat tärkeimmät johtotehtävät, jotka ovat vastuussa koko yrityksen tai laitoksen keskeisistä päätöksistä. Täällä esiintyvät yleensä sellaiset henkilöt kuin presidentti, varapresidentti, yleiset johtajat (kuten HR, markkinointi, kehitys, myynti jne.), ja joskus ylimmät johtajat,
• yksittäiset osastot tai departementit – jokainen osasto (esim. markkinointi, HR, IT, myynti, laki ja vaatimustenmukaisuus jne.) on esitetty erillisessä lohkossa, ja siinä on yksittäiset tehtävät ja roolit (osastojen sisällä voi myös olla tiimejä, jotka ovat vastuussa tietystä alueesta, esim. markkinointiosastolla viestintä-, suorituskyky- ja ulkoilmatyöryhmä),
• Tehtävien jakautuminen – jokaisessa osastossa tai departementissa luetellaan myös yrityksessä tai laitoksessa olevat erityiset tehtävät (johtajista vanhempiin ja nuorempiin asiantuntijoihin, harjoittelijoihin ja oppilaisiin), usein niiden määritellyillä vastuilla,
• viestintä- ja alistussuhteet – osana rakenteen graafista esitystä on myös merkitty, kuka on vastuussa toimintojensa raportoinnista ja kenelle tällainen raportti on toimitettava,
• avain/selite – graafinen visualisointi sisältää usein myös avaimen tai selitteen, joka selittää eri symbolien ja viivojen merkityksen kaaviossa. Tämä helpottaa kaikkien käyttäjien nähdä rakenteen ja ymmärtää kaikkien eri elementtien merkityksen.

Miksi yrityksellä tulisi olla organisaatiokaavio?

Mitä hyötyä on organisaatiokaavion laatimisesta? Ensinnäkin, tällä tavoin työntekijät voivat helpommin ymmärtää paikkansa rakenteessa – he tietävät, mitkä heidän tehtävänsä ovat, kenelle he ovat vastuussa (sekä perus- että korkeammilla tasoilla) ja kenelle he voivat kääntyä ongelmatilanteessa.

Lisäksi, jos he tarvitsevat tukea toiselta osastolta, he voivat tarkistaa itse organisaatiokaaviosta, kuka on vastuussa tietystä alueesta ja olla varmoja (useimmissa tapauksissa) siitä, että he ovat ohjanneet asian oikealle henkilölle. Tällä tavoin selkeästi määritellyt viestintä- ja vastuulinjat auttavat välttämään sekaannuksia ja työkatkoja. Samalla kuvattu graafinen visualisointi mahdollistaa myös alueiden tunnistamisen, joissa on puutteita tai liikaa työkuormaa, mikä mahdollistaa tehokkaamman toimintojen jakamisen.

Organisaatiokaavio – yhteenveto

Ottaen huomioon edellä mainitut edut, voimme turvallisesti sanoa, että yrityksen, laitoksen tai muun yksikön hallinta ilman organisaatiokaaviota olisi valtava ja äärimmäisen vaikea tehtävä. Viestintä olisi hitaampaa, päätökset olisivat vähemmän hyvin harkittuja (koska sisäisestä rakenteesta ja suhteista ei olisi täydellistä tietoa), ja resursseja käytettäisiin ei-optimoidulla tavalla.

Organisaatiokaavio helpottaa hallintoa, samalla kun se mahdollistaa yrityksen tai laitoksen kokonaisuuden ymmärtämisen ja alueiden tunnistamisen, joissa parannuksia ja muutoksia voidaan toteuttaa tulevaa kasvua ja menestystä varten. Näin ollen jokaisen yrityksen ja laitoksen – jopa pienen – tulisi huolehtia tarkan ja (kriittisesti) ajantasaisen organisaatiokaavion laatimisesta.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.