3 työkalua automatisoituun asiakirjakäsittelyyn yrityksessäsi työnkulun parantamiseksi | AI liiketoiminnassa #6

Mitä on automatisoitu asiakirjakäsittely (IDP)?

Automaattinen asiakirjakäsittely ei ole vain skannausta tai OCR:ää. Se on koko joukko tekniikoita, jotka mahdollistavat asiakirjojen tehokkaan hallinnan yrityksessäsi. Tässä ovat IDP-työkalujen tärkeimmät edut:

• Ajan säästäminen: Toistuvien tehtävien, kuten tietojen poimimisen asiakirjoista, automatisointi antaa työntekijöille mahdollisuuden keskittyä strategisempiin tehtäviin.
• Tarkkuuden parantaminen: IDP-työkalut auttavat vähentämään asiakirjakäsittelyvirheitä, mikä johtaa säästöihin ja estää vaatimustenmukaisuusongelmia.
• Vaatimustenmukaisuuden vahvistaminen: IDP-työkalut voidaan ohjelmoida noudattamaan erityisiä sääntöjä ja määräyksiä, jotta organisaatiot pysyvät vaatimusten mukaisina.
• Tehokkuuden lisääminen: IDP-työkalut voivat auttaa virtaviivaistamaan asiakirjakäsittelyä, mikä johtaa tehokkaampaan työhön.
• Asiakaspalvelun parantaminen: Nopeampi asiakirjakäsittely tarkoittaa parempaa asiakaspalvelua.

Mitä asiakirjoja voidaan käsitellä?

Ei vain laskuja tai sopimuksia voida käsitellä automaattisesti. IDP voi käsitellä monenlaisia asiakirjoja. Niiden joukossa ovat:

• Sopimukset – esimerkiksi työsopimukset tai sopimukset asiakkaiden kanssa.
• Laskut – sekä saapuvat että lähtevät laskut.
• Raportit – kuten myyntiraportit tai talousraportit.
• Kirjeenvaihto – kirjeet, sähköpostit ja muut kirjallisen viestinnän muodot.
• Lomakkeet – kyselyt, hakemukset, ilmoitukset.
• Lääketieteelliset asiakirjat – potilastiedot, testitulokset.
• Taloudelliset asiakirjat – pankkitilit, taseet.
• Oikeudelliset asiakirjat – oikeudelliset asiakirjat, hallinnolliset päätökset.

4 automatisoitua asiakirjakäsittelytekniikkaa

Älykäs asiakirjakäsittely (IDP) ei ole vain skanneri paperiasiakirjojen siirtämiseksi tietokoneelle. Se on useita tekniikoita, jotka mahdollistavat asiakirjojen tehokkaan käsittelyn. Niistä on syytä mainita:

1. OCR, optinen merkkitunnistus – perusmenetelmä tekstin lukemiseen paperiasiakirjoista. Se on useimmiten lähtökohta asiakirjojen käsittelyn ja kierron automatisoinnille yrityksessä. Se on vanha ja todistettu ratkaisu paperiasiakirjoissa olevan tekstin skannaamiseen ja tunnistamiseen. Digitalisaation lisääntyessä yhä useammat yritykset käyttävät sähköisiä asiakirjoja. Kuitenkin monissa tapauksissa lainsäädännölliset vaatimukset tekevät paperitietokantojen ylläpidosta ja käsittelystä tarpeellista. Näin ollen OCR on edelleen laajalti käytetty työkalu.
2. Tekstin tunnistus – asiakirjojen tekstirakenteen analysointi. Seuraava askel automaattisessa asiakirjakäsittelyssä on digitalisoitujen tietojen tunnistaminen. Oleellinen osa koneen ymmärrystä siitä, mitä on skannattu, on erottaminen olennaisen ja epäolennaisen tiedon välillä. Toisin sanoen, avaininformaation tunnistaminen esimerkiksi asiakirjan lähettäneen yrityksen brändistä tai satunnaisista vääristymistä tai liasta.
3. Asiakirjaklassifiointi – asiakirjojen automaattinen luokittelu kategorioihin. Tunnistetut asiakirjat tai niistä saadut tiedot lähetetään sitten digitaaliseen tietokantaan. Ne luokitellaan asiakirjan tyypin tai niiden perusteella tehtävän toimenpiteen mukaan. Tämä voisi olla esimerkiksi kokouksen päivämäärän merkitseminen kutsuttujen digitaalisiin kalentereihin hyväntekeväisyyskonsertissa tai henkilökohtaisen sähköpostin lähettäminen asiakkaalle, joka kannustaa palautteen antamiseen valituksen käsittelyn jälkeen.
4. Asiakirjahaku – tiedon nopea löytäminen asiakirjatietokannasta. IDP:n ansiosta laskun löytäminen tietystä urakoitsijasta tai tietyn summan ostetusta lipusta on yhtä helppoa kuin sanan kirjoittaminen hakukenttään.

Miten automaattinen asiakirjakäsittelyohjelmisto toimii?

Asiakirjakäsittelyohjelmisto on työkalu, joka käyttää IDP-tekniikoita yritysprosessien automatisoimiseen. Se toimii sekä tietokoneilla että pilvessä ja voi integroitua muihin järjestelmiin, kuten ERP:hen (Enterprise Resource Planning) tai CRM:ään (Customer Relationship Manager).

Document AI Googlelta

Document AI on Googlen pilvipohjainen palvelu, joka sisältää asiakirjojen automaattisen käsittelyn. Se hyödyntää koneoppimista rakenteellisten tietojen erottamiseksi epästrukturiteista asiakirjoista.

Document AI tarjoaa monia ominaisuuksia, jotka tekevät siitä tehokkaan työkalun asiakirjakäsittelyyn, kuten korkea tarkkuus, skaalautuvuus, joustavuus ja turvallisuus. Googlen Cloud AI -teknologian ja valmiiksi koulutettujen mallien tai mukautettujen mallien avulla Workbenchissä Document AI voi käsitellä monenlaisia asiakirjatyyppisiä korkealla tarkkuudella ja nopeudella. Sen kiistattomat edut ovat:

• Yksi alusta asiakirjakäsittelyyn – yhden alustan käyttäminen mahdollistaa nopean pääsyn kaikkiin malleihin ja työkaluihin, mukaan lukien valmiiksi koulutetut mallit asiakirjakäsittelyyn, kuten OCR ja Form Parser, sekä erikoismallit tietyille toimialoille.
• Googlen AI-teknologia – Document AI käyttää Googlen kuvantunnistusta (mukaan lukien OCR) ja luonnollisen kielen käsittelyä (NLP) luodakseen valmiiksi koulutettuja malleja korkealaatuisille, suurille asiakirjoille.
• Tietojen rikastaminen – kyky tarkistaa ja rikastaa käsiteltyjä tietoja Googlen tietopohjan teknologian avulla, joka mahdollistaa yritysnimien, osoitteiden ja muiden tietojen tarkistamisen Internetissä saatavilla olevan tiedon perusteella.
• Ihmisen vahvistuksen lisääminen prosessiin – uusi Human-in-the-Loop AI -ominaisuus saavuttaa korkeamman tarkkuuden asiakirjakäsittelyssä lisäämällä ihmisen hyväksymisen hetken valittuihin prosesseihin.

Document AI:n vahvuus Googlen tarjoamana on sen integrointi muihin Google Cloud -palveluihin, mikä auttaa sinua luomaan kehittyneitä työnkulkuja. Kokeile sitä verkossa tästä osoitteesta.

Rossum

Vaikka Document AI Googlelta on paras yrityksille, jotka haluavat hyödyntää kehittyneitä pilviteknologioita ja integroida asiakirjakäsittelyn muihin pilvipalveluihin, Rossum on erinomainen valinta yrityksille, jotka tarvitsevat joustavan ja skaalautuvan ratkaisun, jota voidaan mukauttaa erityisiin liiketoimintatarpeisiin.

Lähde: Rossum.ai

Toisin sanoen, Rossum on hieman vähemmän monimutkainen mutta helpommin käytettävä työkalu, joka hyödyntää tekoälyä tietojen erottamiseksi asiakirjoista. Se voi poistaa manuaaliset asiakirjasyöttöprosessit ja parantaa tietojen tarkkuutta. Pilven ansiosta Rossum on nopea, tarkka ja helppokäyttöinen. Se toimii hyvin erilaisten asiakirjatyyppien, kuten laskujen, sopimusten ja lomakkeiden käsittelyssä.

• Automaattinen tietojen keruu: Työkalu luokittelee asiakirjat automaattisesti, poistaen tietojen syöttövirheitä, jotka voivat johtaa maksuihin ja seuraamuksiin. Se voi käsitellä asiakirjatietoja kaikissa muodoissa ja kanavissa, automatisoida viestintää manuaalisen seurannan poistamiseksi, suodattaa roskapostia ja kaksoiskappaleita sekä ohjata ja käsitellä asiakirjoja joustavalla jonotusjärjestelmällä.
• Edistyneet ominaisuudet: Rossum tarjoaa ominaisuuksia, kuten esikäsittely, validointi, jälkikäsittely ja raportointi. Tämä tekee työkalusta monipuolisen ja mukautuvan erilaisiin liiketoimintatarpeisiin.
• Mukautetut ratkaisut: Rossum tarjoaa mukautettuja ratkaisuja eri toimialoille ja tarpeille, kuten kirjanpitoon, perehdyttämiseen, toimitusketjun hallintaan, tilausten hallintaan ja laadunvarmistukseen.

Docsumo

Docsumo on paras yrityksille, jotka haluavat käsitellä asiakirjoja nopeasti ja tehokkaasti ilman, että heidän tarvitsee osallistua monimutkaisiin mallikoulutusprosesseihin. Se on alusta, joka mahdollistaa suurten määrien epästrukturitun asiakirjatiedon käsittelyn yli 99 % tarkkuudella. Se tarjoaa monia ominaisuuksia, kuten automaattisen asiakirjaklassifioinnin, tietojen luokittelun, älykkään OCR:n, reaaliaikaisen tietojen validoinnin ja paljon muuta.

Lähde: Docsumo.com

Docsumo on ihanteellinen pienille ja keskikokoisille yrityksille, jotka haluavat virtaviivaistaa asiakirjakäsittelyään.

• Monipuolisuus – Docsumo voi käsitellä erilaisia asiakirjamuotoja, kuten laskuja, pankkitiliotteita, sopimuksia, rahtikirjoja, energialaskuja ja paljon muuta.
• Älykäs erottaminen – Edistyneen tekoälyteknologian ansiosta Docsumo voi tarkasti erottaa ja tarkistaa vain tarvitsemasi kentät niin monimutkaisista asiakirjoista.
• Tietojen validointi – Luo Excel-tyyppisiä sääntöjä ja kaavoja validoidaksesi eristetyt tiedot asiakirjan sisällä, asiakirjojen välillä tai tietokannan kanssa.
• Automaattinen luokittelu – Docsumo voi automaattisesti erottaa eri asiakirjat ennen niiden käsittelyä, jolloin tiedot voidaan siirtää oikeaan tietokantaan.
• Integraatio järjestelmiin – Toimialasta riippumatta – vakuutus, rahoitus, logistiikka – Docsumo tarjoaa valmiin API:n, joka voidaan helposti integroida olemassa oleviin järjestelmiin.
• Turvallisuus – Alusta on GDPR-yhteensopiva, SOC2-sertifioitu ja HIPAA-yhteensopiva, mikä varmistaa, että yritystiedot ovat turvassa ja hallinnassasi.

Docsumo on saanut kiitosta monilta yrityksiltä ympäri maailmaa, mukaan lukien Arbor Realty Trust ja National Debt Relief, joka ylpeilee 95 %:n kosketusvapaalla käsittelyasteella ja 99 %:n tarkkuudella kattavan automaation ansiosta.

Yhteenveto

Automaattinen asiakirjakäsittely on avain monien yritysten työn virtaviivaistamiseen. Työkalujen, kuten Document AI Googlelta, Rossumilta ja Docsumolta, avulla yritykset voivat nopeuttaa liiketoimintaprosessejaan, parantaa tietojen tarkkuutta ja parantaa asiakaspalvelua. Oikean työkalun valinta riippuu yrityksen erityistarpeista, mutta kaikki nämä ratkaisut tarjoavat kehittyneitä ominaisuuksia, jotka auttavat yrityksiä menestymään nykypäivän digitaalisessa maailmassa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.