Mikä on tiimin peruskirja? 5 tärkeää syytä, miksi sinun tulisi laatia se

Mikä on tiimin peruskirja?

Tiimin peruskirja on asiakirja, jota käytetään työntekijöiden työn järjestämiseen ja koordinoimiseen. Se voi olla erilaisissa muodoissa – yksinkertainen teksti Microsoft Wordissa, taulukko Excelissä tai monimutkaisessa projektinhallintatyökalussa luotu taulukko. Se sisältää kaikki tiedot tehtävistä, jotka tiimin jäsenet ovat vastuussa, osoittaen kunkin henkilön vastuut, työaikataulun ja käytettävissä olevat resurssit. Sen tulisi olla laadittu selkeästi ja läpinäkyvästi. Lisäksi sitä on päivitettävä työn edetessä, jotta se heijastaa toimintojen vauhtia tai mahdollisia muutoksia aikataulussa tai vaatimuksissa.

Kuinka tehdä tiimin peruskirja?

Tiimin peruskirjan osat riippuvat tietyn organisaation tarpeista, mutta useimmiten se sisältää seuraavat tiedot:

• tiimin nimi,
• tavoitteet, jotka on saavutettava,
• tehtävät, jotka on suoritettava,
• määräajat,
• työntekijöiden vastuut,
• vaadittavat resurssit (työkalut, ohjelmistot, varat),
• viestintäsuunnitelma (kokoukset, viestintätyökalut),
• mahdolliset riskit ja korjaavat toimenpiteet,
• avainmittarit (KPI:t).

Tiimin peruskirjan luomisen hyödyt

Tiimin peruskirja on työkalu yksittäisten toimintojen suunnitteluun ja järjestämiseen – se mahdollistaa selkeän määrittelyn siitä, milloin ja miten annetut tehtävät suoritetaan. Tämä ei kuitenkaan ole ainoa toiminto, jonka tämä ratkaisu voi tarjota. Sen tavoitteisiin kuuluu myös:

• koordinaatio – hyvin laadittu asiakirja auttaa kaikkia ymmärtämään, mitä heiltä odotetaan ja mitä tehtäviä on suoritettava,
• vastuiden määrittäminen – määrittää selkeästi, kuka on vastuussa kustakin tehtävästä, poistaen hämmennystä ja epäselvyyksiä, jotka voivat joskus johtaa konflikteihin tai viivästyksiin,
• edistymisen seuranta – tämä asiakirja mahdollistaa sen seuraamisen, mitkä tehtävät on jo suoritettu ja mitkä ovat kesken. Tällä tavoin voit nopeasti tunnistaa mahdolliset pullonkaulat, jotka voisivat viivästyttää projektiasi,
• viestintä – tämä asiakirja voi toimia kehyksenä sekä sisäiselle että ulkoiselle viestinnälle,
• riskienhallinta – voi sisältää tietoa mahdollisista riskeistä ja korjaavista toimenpiteistä hätätilanteessa.

Kuten näet, tiimin peruskirja voi tuoda sinulle ja kollegoillesi useita etuja. Ensisijaisesti se parantaa työtehokkuutta, koska se määrittää tavoitteet, tehtävät, määräajat ja vastuut. Se myös parantaa viestintää tiimissä, koska se määrittää säännöt työpaikalla. Se auttaa myös ratkaisemaan mahdollisia konflikteja ja luomaan positiivista ilmapiiriä, mikä kääntyy suuremmaksi sitoutumiseksi ja tuottavuudeksi.

Yhteenveto

Yksi onnistuneen projektinhallinnan keskeisistä elementeistä on epäilemättä vankkojen perustusten luominen tiettyjen tehtävien järjestämiseksi ja suunnittelemiseksi. Vaikka se saattaa vaikuttaa melko triviaalilta ratkaisulta, hyvin laadittu tiimin peruskirja voi täydellisesti heijastaa suoritettujen tehtävien dynamiikkaa ja suhteita tiimissä.

Juuri tästä syystä sitä käytetään jatkuvasti yhtenä työkaluna, jolla varmistetaan, että projekti tai tehtävä tuottaa odotettuja tuloksia. Se on erityisen hyödyllinen, kun huomaat viestintäongelmia tiimissäsi, työkaverit eivät tiedä, mitkä ovat heidän vastuunsa, ja kun sinulla on vaikeuksia seurata heidän edistymistään.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.