Mitä on työanalyysi? 7 parasta tekniikkaa työanalyysin suorittamiseen henkilöstöhallinnossa

Mitä on työanalyysi? Oletko koskaan kuullut tällaista termiä, tiedätkö mitä sinun on tehtävä analysoidaksesi työntekijän asemaa? Jos et tiedä työanalyysistä – on aika perehtyä asiaan – lue artikkeli ja selvitä lisää työanalyysin määritelmästä ja tunnetuimmista tekniikoista, joita käytetään työn arvioinnissa.

Mitä on työanalyysi? – sisällysluettelo:

1. Mitä on työanalyysi?
2. Työpaikan analyysi
3. Työanalyysin tekniikat
4. Taitoanalyysi
5. Osaamisanalyyssi
6. Yhteenveto

Mitä on työanalyysi?

Työanalyysi on arviointiprosessi, joka kattaa roolin ja tietyssä työssä tarvittavat pätevyydet. Se on yksi tärkeimmistä ihmisten johtamisen menetelmistä kaikissa organisaatioissa. Analyysin tavoitteilla on useita ulottuvuuksia ja päämääriä: työpaikan kuvaus, urakehityspolun suunnittelu, työpaikan organisointi, valinta ja rekrytointi, työpaikkojen arviointi ja palkkarakenteen valmistelu yrityksessä.

Työanalyysi sisältää järjestelmällisen tiedonkeruun, joka liittyy annettuun työpaikkaan, keskittyen etuihin, joita tällaisesta asemasta on yrityksessä. Lisäksi työanalyysi keskittyy tarvittaviin taitoihin ja tietoon, joita henkilö tarvitsee työskennellessään tässä työpaikassa.

Työpaikan analyysi

Työpaikan analyysin tulisi tarjota tietoa liittyen yksityiskohtaisiin kysymyksiin, kuten:

• Mihin työpaikka on tarkoitettu?
• Mitkä ovat velvollisuudet?
• Mistä työntekijä on vastuussa?
• Millainen on meneillään olevien toimintojen tehokkuus?
• Millainen on raportointirakenne?
• Mitkä ovat motivoivat tekijät?
• Mitkä ovat työolosuhteet, työpaikan varusteet ja ergonomia?

Työpaikan analyysi on käytäntö, jonka tavoitteena on kerätä erityistä tietoa. Analyysin ensimmäinen vaihe vaatii yrityksen asiakirjojen käyttöä, jotta saadaan lisätietoa liiketoiminnasta, sen tavoitteista, menettelyistä ja organisaatiorakenteesta.

Seuraavassa vaiheessa työpaikka, velvollisuudet, meneillään olevat toiminnot ja aseman yleinen tavoite käyvät läpi tarkastuksen. Tässä vaiheessa on hyödyllistä käydä keskustelua osaston tai osaston johtajan ja työntekijöiden kanssa. On hyödyllistä pyytää työntekijöitä pitämään päiväkirjaa meneillään olevista toiminnoista viikon tai kahden ajan. Työpaikan havainnointi on hyödyllistä, samoin kuin työvarjostus päivän aikana.

Työanalyysin tekniikat

On olemassa monia työanalyysin tekniikoita, jotka auttavat keräämään tietoa nopeasti ja tehokkaasti.

• Keskustelu – yleensä pidetään työntekijöiden kanssa. Kaikki kerätty tieto on vahvistettava johtajan tai tiiminvetäjän kanssa. Tärkeimmät asiat ovat: itsenäisyyden taso, tyypilliset ongelmat, vaikeustaso, tarvittava pätevyys, tarvittavat taidot. Edut: joustavuus, yksinkertaisuus. Haitat: aikaa vievä, työläs tiedon analysointi.

• Kyselylomakkeet – täytetään työntekijöiden toimesta, vahvistetaan johtajan tai tiiminvetäjän toimesta. Täällä on ratkaisevaa kyselylomakkeen sanamuoto, joka tarvitsee sisältää yksinkertaisia, läpinäkyviä, ymmärrettäviä kysymyksiä. Edut: hyödyllinen monien työpaikkojen analysoimiseen, säästää paljon aikaa. Haitat: kyselylomakkeen valmistelu vie aikaa, tulosten tarkkuus riippuu kyselylomakkeen laadusta ja vastaajien tulkintataidoista.

• Tarkistuslista – tässä menetelmässä käytetään erityistä kyselylomaketyyppiä. Kyselylomake on voimakkaasti jäsennelty ja sisältää vain sellaisia kysymyksiä, jotka vaativat vastaajalta merkitsemään joko “kyllä” tai “ei”. Vastaajat voivat vain tarkistaa tai arvioida työn ominaisuuksia. Tarkistuslista voi perustua pitkään kysymys-listaan, josta työntekijöiden on merkitttävä vain ne, jotka liittyvät heidän työhönsä. Edut: yksinkertaisuus, hyvä monille eri työpaikoille. Haitat: tarkistuslistan valmistelu vie aikaa, ei sovellu pienille osallistujaryhmille.

• Havainnointi – vaatii jatkuvaa läsnäoloa työssä, jolloin kerätään täydellistä tietoa työstä: tehtävien kesto, menetelmät, menettelyt – kaikki tämä voidaan valvoa havainnoinnin aikana. Edut: hyödyllinen avainasemissa, objektiivisuus. Haitat: erittäin aikaa vievää, ei sovellu kaikkiin asemiin, jotka sisältävät henkisiä toimintoja, joita ei voida havaita.

• Itsensä kuvaaminen – työntekijän kirjoittama kuvaus työpaikasta ja kaikista tehtävistä. Edut: ei valmisteluvaihetta, laaja vertailumateriaali. Haitat: vaikeudet kuvauksen kirjoittamisessa, subjektiivisuus, tarve kouluttaa tai antaa ohjeita ennen tehtävää.

• Päiväkirjat ja raportit – pidetään päivittäin, kuvaavat tyypillistä päivää, tunti tunnilta. Tällaisia päiväkirjoja voidaan laatia jokaisen työpäivän jälkeen. Päiväkirjat ovat erityisen hyödyllisiä johtotehtävissä. Edut: ei valmisteluvaihetta, laaja vertailumateriaali. Haitat: vaikeudet kuvauksen kirjoittamisessa, subjektiivisuus, tarve kouluttaa tai antaa ohjeita ennen tehtävää.

• Tehtävien hierarkkinen analyysi – jakaa velvollisuudet hierarkkisiin tehtävä- ja alatehtäväkokonaisuuksiin. Tämä menetelmä näyttää kaikki tehtävät selkeästi ja läpinäkyvästi, kuvaa toimintastandardeja ja työolosuhteita. Sitä käytetään yleensä sinipaitatehtävissä. Edut: yksityiskohtainen analyysi tavoitteista selkeällä polulla niiden saavuttamiseksi. Haitat: aikaa vievää, vaatii analyytikon korkeita pätevyyksiä.

Taitoanalyysi

Työanalyysin seuraava vaihe on tarkastella taitoja, joita tarvitaan tietyssä työpaikassa. Tämän tutkimuksen pääasiallinen tavoite on saada tietoa taidoista, joita tarvitaan tietyn tehokkuustason saavuttamiseksi. Asemaa analysoidaan pääasiassa suhteessa niihin taitoihin ja kykyihin, joita vaaditaan tehtävässä. Taitoanalyysiä käytetään pääasiassa toimisto- ja manuaaliseen työhön käyttäen tekniikoita, kuten:

• Työn jakaminen – aseman analyysi, joka tehdään jakamalla kaikki tehtävät, prosessit ja velvollisuudet.
• Manuaalisten taitojen analyysi – kokeneiden työntekijöiden havainnointi heidän työssään, liikkeiden ja kehon asentojen yksityiskohtainen kuvaus.
• Tehtävän analyysi – analyysin tavoite on löytää mahdolliset vaikeudet ja kehittää niihin liittyviä koulutustekniikoita.
• Virheiden analyysi – tyypillisten virheiden analyysi, jotka esiintyvät tietyssä asemassa, erityisesti sellaiset, jotka johtavat taloudellisiin seurauksiin.
• Oppimiskykyjen analyysi – oppimiskykyjen arviointi, jotka auttavat saavuttamaan tyydyttäviä tuloksia.

Osaamisanalyyssi

Osaamisanalyyssi liittyy työntekijän käyttäytymiseen ja toiminnallisiin kykyihin. Analyysi keskittyy yleensä tietyssä työpaikassa tarvittaviin osaamisiin. Osaamisanalyyseihin käytetään useita tekniikoita:

• Asiantuntijan neuvo – hyvin laaja ja ei kovin tehokas tekniikka, joka sisältää neuvojen etsimisen kokeneelta henkilöltä, joka pyydetään laatimaan lista osaamisista.
• Jäsennelty keskustelu – keskustelu, joka käydään monien työntekijöiden kanssa, perustuu osaamislisään ja mahdollistaa käyttäytymisen positiivisten ja negatiivisten indikaattorien yksityiskohtaisen arvioinnin, joka vaikuttaa työn tehokkuuteen.
• Työpaja – työpajoja johtavat henkilöt, joilla on ammatillista tietoa ja työkokemusta. Organisaation avainosaamisia arvioidaan tällä tekniikalla.
• Toiminnallinen analyysi – aseman päämäärän kuvaus strategisen toiminnan määrittelyllä.
• Kriittisten tapahtumien analyysi – osaamisanalyysejä, jotka perustuvat todellisiin, tapahtuneisiin kriittisiin tapahtumiin.

Työanalyysi – yhteenveto

Tehokas henkilöstöhallinta organisaatiossa vaatii säännöllistä työanalyysin toteuttamista. Analyysin tulokset ovat lähtökohta monien tavoitteiden toteuttamiselle. Analyysit mahdollistavat työpaikkakuvausten valmistelun, työpaikkojen arvioinnin ja palkkarakenteen asettamisen yrityksessä. Työanalyysi on arvokas työkalu työntekijöiden motivoimiseen, arvioimiseen ja palkitsemiseen. Saadut tulokset voivat osoittaa tulevan kehityksen suuntaa ja näyttää mahdollisia tapoja ihmisten resurssien tehokkaaseen käyttöön. Johtoryhmä voi käyttää tällaisia tietoja organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi.

Olet juuri lukenut työanalyysistä. Tutustu 5 suosituimpaan joukkorahoitustyyppiin

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa.