4 työpaikan viestintätyyliä. Mitä tyyliä käytät?

Alla vastaamme kysymykseen siitä, mikä erottaa meidät muista työpaikan viestintätyylissämme, ja kuvaamme neljää Geof Coxin erottamaa tyyppiä, joita saatat kohdata ammatillisessa elämässäsi.

Mitä ovat työpaikan viestintätyylit?

Työpaikan viestintätyylit viittaavat siihen, miten yksilö kommunikoi tietoa, ilmaisee ajatuksiaan, tunteitaan, tarpeitaan ja ideoitaan, sekä siihen, miten hän vastaanottaa viestejä työkavereiltaan. Se on yksilön tapa kommunikoida muiden kanssa erilaisissa ammatillisissa tilanteissa ja konteksteissa – sekä suullisesti että kirjallisesti. Usein tyyli riippuu erilaisista tekijöistä, kuten persoonallisuudesta, elämänkokemuksista, kulttuurista, kasvatuksesta, arvoista tai sosiaalisista normeista, muiden muassa. Se sisältää seuraavat elementit:

• Verbaalinen ja ei-verbaalinen viestintä – viitaten siihen, miten yksi ilmaisee ajatuksiaan ja tunteitaan sekä sanojen (suullinen ja kirjallinen kieli) että kehonkielen, eleiden, ilmeiden, äänen sävyn ja muiden ei-verbaalisten signaalien kautta,
• Viestintätilan mieltymys – joka määrittää, onko henkilö todennäköisemmin valitsemassa kirjallisia (esim. sähköposti) tai suullisia (esim. puhelin, kasvokkain) muotoja,
• Tunteiden ilmaisun taso – osoittaa yksilön tunteiden osallistumisen tason keskustelun aikana.

Työpaikan viestintätyylit Geof Coxin mukaan

Geof Cox, kirjan “Negotiations: How to Achieve Win-Win Outcomes” kirjoittaja, erotti neljä tyyppiä työpaikan viestintätyyleistä, joita voidaan nähdä muun muassa tiimikokouksissa, liikekumppaneiden kanssa, neuvotteluissa jne. Kirjassaan hän korosti, että avain menestykseen on sopeuttaa yksi näistä tavoista ilmaista ajatuksiaan tiettyyn tilanteeseen ja kontekstiin. Hänen erottamansa työviestintätyylit esitetään alla.

Toimintakeskeinen

Ihmiset, jotka käyttävät tätä menetelmää, keskittyvät konkreettisiin toimiin ja ongelmanratkaisuun. He ovat käytännöllisiä, päättäväisiä ja keskittyneitä tavoitteidensa saavuttamiseen – usein muiden tunteiden kustannuksella. He pitävät aloitteellisuudesta, eivätkä heillä ole ongelmia tehdä nopeita päätöksiä, he ovat tyypillisesti kiireisiä. Sanonta “aika on rahaa” sopii heille täydellisesti – he odottavat kokouksen olevan mahdollisimman lyhyt, mikä tarkoittaa, että he voivat nopeasti siirtyä asiaan ilman ajan tuhlaamista turhaan puheeseen. Tällainen henkilö tekee kokouksista energisiä, mutta täysin tehokkaita.

Prosessikeskeinen

Tässä muodossa pääpaino on etsiä optimaalisinta ratkaisua tiettyyn tilanteeseen. Tällainen henkilö korostaa analyysiä (dataa, faktoja jne.), yrittäen olla perusteellinen, systemaattinen ja kärsivällinen. Kuten edellisessä työviestintätyylissä, heille tärkeintä on halutun tuloksen saavuttaminen – mutta he eivät odota, että toimenpiteitä ryhdytään heti toteuttamaan, mikä johtaa tähän. He ovat tyypillisesti mukana keskusteluissa, joissa useat eri lähestymistapoja omaavat ihmiset pohtivat mahdollisia toimintaskenaarioita ja päättävät, mikä on paras tiettyyn tilanteeseen.

Ihmiskeskeinen

Empatia, tiimityö, muiden kuunteleminen – ovat elementtejä, jotka ovat tärkeitä tälle viestintätyylille työssä. Keskittyminen suhteisiin – tehdä jokaisesta kuultu ja nähty – on tarkoitettu rakentamaan luottamusta toisen osapuolen puolelta ja kannustamaan ihmisiä jakamaan tunteitaan ja kokemuksiaan, mikä usein helpottaa esimerkiksi neuvotteluja tai vaikeita keskusteluja työntekijöiden kanssa. Tämä luo ympäristön, jossa ei ole pelkoa oman mielipiteen ilmaisemisesta ja tunteiden osoittamisesta, mikä epäilemättä kääntyy paremmiksi suhteiksi yksilöiden välillä.

Ideakeskeinen

Tällaisen ilmaisun omaavat ihmiset keskittyvät uusien ideoiden, konseptien, mallien ja ratkaisujen tuottamiseen – saavuttaakseen odotettuja tuloksia tulevaisuudessa (esim. kilpailuaseman saavuttaminen markkinoilla). He osoittavat aloitteellisuutta, haluavat testata uusia ratkaisuja, eivätkä pelkää näyttää luovuuttaan. He tarvitsevat ympärilleen ihmisiä, joiden kanssa he voivat osallistua stimuloiviin aivoriihiin ja yhdessä keksiä ratkaisuja, joita ei ole aiemmin nähty alalla. Erityisen tärkeää on kuitenkin se, että joka kerta, kun he ajattelevat määräaikoja, toteutustapoja tai tarvittavia resursseja, he lykkäävät “myöhemmäksi”.

Mainitut työpaikan viestintätyylit ja niiden haitat

Ei tietenkään ole niin, että jokainen edellä mainituista toimintatavoista olisi vain hyödyllinen. Alla osoitamme, mikä vaara on keskittyä vain yhteen niistä, ilman sopeutumista tiettyyn tilanteeseen:

• toimintakeskeinen – tällainen henkilö voidaan nähdä ylimielisenä, tunteettomana ja odottamassa korkeita tuloksia ilman sitoutumista omalta osaltaan,
• prosessi keskeinen – silloin työntekijä saattaa viivyttää päätöksentekoa (ja pitää lisäkokoontumisia pohtiakseen lisää ideoita, ehdotuksia tai näkökohtia),
• ihmiskeskeinen – tätä tyyppiä voidaan pitää henkilönä, joka puhuu liikaa (jakaa liian henkilökohtaisia kokemuksia), mikä ei aina ole sopivaa työpaikalla tai liiketoimintasuhteissa,
• ideakeskeinen – tällainen henkilö voi johtaa resurssien tuhlaamiseen ratkaisujen keksimisessä, jotka kohtaavat toteutuksen tai toimeenpanon esteitä.

Yhteenveto

Avain tehokkaan viestin huolehtimiseen on epäilemättä kyky pysyä joustavana, eli sopeuttaa tapamme ilmaista itseämme tilanteen ja niiden ihmisten tarpeisiin, joiden kanssa keskustelemme tai neuvottelemme. Kuten on osoitettu, jokaisella edellä mainituista menetelmistä on sekä etuja että haittoja, jotka voivat auttaa (tai estää) halutun vaikutuksen saavuttamisessa.

Siksi on tärkeää olla tietoinen niistä ja huomata niiden elementtejä päivittäisessä käyttäytymisessäsi – erityisesti koska työpaikan viestintätyyli ei ole muuttumaton, vaan sitä voidaan kehittää ja parantaa koko elämän ajan. Tällä tavoin se tuo parempaa ymmärrystä itsestä ja muista, mikä vaikuttaa myönteisesti sosiaalisten vuorovaikutusten laatuun, mukaan lukien liiketoimintasuhteissa.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.