Kahdeksan parasta ajansäästäjää toimistotyöntekijöille

Oletko koskaan jäänyt aikataulusta jälkeen ja joutunut tekemään ylitöitä? Lupasitko jollekin, että valmistat osasi projektista tiettynä päivänä, mutta tuloksena ei tullut mitään? Oletko koskaan miettinyt, että sinun täytyy etsiä keinoja säästää aikaasi työssä, jotta voit keskittyä paremmin prioriteettitehtäviisi ja ennen kaikkea saada ne valmiiksi ajallaan? Tutustu toimistotyöntekijöille suunnattujen aikansäästäjien listaamme. Jatka lukemista.

Aikansäästäjät toimistotyöntekijöille – sisällysluettelo:

1. Pidä säännöllisiä taukoja
2. Sammuta sosiaalisen median ilmoitukset
3. Keskity yhteen tehtävään kerrallaan
4. Delegoi
5. Käytä Pomodoro-tekniikkaa
6. Suunnittele päiväsi
7. Opettele
8. Käytä työkaluja
9. Yhteenveto

Pidä säännöllisiä taukoja

Olet varmasti nyt miettimässä, miten säännöllisten taukojen pitäminen – joka käytännössä “vie” aikaa – voi auttaa sinua säästämään sitä. Sinun on muistettava, että kukaan ei voi olla tuottava 8 tuntia työssä – ja erityisesti, jos he eivät pidä taukoja. Aivomme tarvitsevat lepoa, silmämme tarvitsevat taukoa näytöltä, ja lihaksesi tarvitsevat ainakin hieman liikuntaa.

Nouse ylös, ota muutama askel, puhu jonkun kanssa ja palaa sitten käsillä olevaan tehtävään. Tämä sääntö pätee myös yhteen pidempään lounastaukoon – keho tarvitsee ravintoa tullakseen tuottavammaksi, joten riippumatta työkuormastasi, älä luovu yhdestä suuremmasta, terveellisestä ateriasta.

On myös syytä huomauttaa, että taukojen pitäminen “aina silloin tällöin” ei ole hyvä käytäntö – joka kerta, kun menet hakemaan kahvia, polttamaan tupakkaa tai menemään viereiseen huoneeseen kysymään tiimikaverilta kysymystä, joka on sinulle tärkeä, häiritset itseäsi ja kun palaat, sinun on yritettävä keskittyä uudelleen, mikä vie vielä minuutin.

Tämän vuoksi on hyvä idea pitää säännöllisiä taukoja, esimerkiksi joka tunti täsmälleen samaan aikaan. Lisäksi tällainen järjestely motivoi sinua – haluat saada aloittamasi tehtävän valmiiksi ennen taukoa, joten käytännössä saat sen valmiiksi nopeammin.

Sammuta sosiaalisen median ilmoitukset

Suurin häiriötekijä työssä on epäilemättä oma puhelimesi. Mikä tahansa häiriö käsillä olevasta tehtävästä, kuten taukojen pitäminen milloin tahansa, vaikuttaa negatiivisesti keskittymiskykyysi ja lisää aikaa, joka kuluu sen suorittamiseen. Jos todella haluat säästää aikaa työssä, lähetä yksityisviestejä vain määrättyjen taukojen aikana.

Keskity yhteen tehtävään kerrallaan

Onko sinulla yksi erittäin tärkeä tehtävä tehtävänä, ja samalla saat sähköpostin, kollega pyytää sinua auttamaan häntä, ja HR-asiantuntija lähettää sinulle viestin yrityksen pikaviestissä? Älä häiriinny – mikään näistä asioista ei tarvitse kiirehtiä ennen kuin olet saanut valmiiksi jo aloittamasi tehtävän.

Sammuta ilmoitukset sähköpostilaatikostasi ja tarkista se vain määrättyinä aikoina (esim. kun saavut töihin tai päivän lopussa). Viesteihin ei tarvitse vastata heti (paitsi niihin, jotka ovat sinulle tärkeitä tietyn tehtävän vuoksi) – ja niiden tarkistamiseen kuluu aina paljon aikaa.

Delegoi

Sinun ei aina tarvitse tehdä kaikkea itse – vaikka ajattelisitkin, että olet ainoa, joka pystyy tekemään tehtävän kunnolla. Tiimityössä sinun tulisi ehdottomasti hyödyntää sitä, että työkaverilla on enemmän aikaa ja hän voisi ottaa tehtäväsi hoitaakseen. Apua pyytämisessä ei ole mitään häpeää – ja tehtävien antamatta jättäminen on täydellinen tapa hukata aikaasi työssä.

Käytä Pomodoro-tekniikkaa

Oletko koskaan kuullut Pomodoro-tekniikasta? Se on ajanhallintamenetelmä, joka perustuu 25 minuutin keskittyneisiin työjaksoihin, joita seuraa viiden minuutin tauko. Jokainen työjakso kutsutaan pomodoroksi. Se on suunniteltu auttamaan sinua pysymään keskittyneenä. Miten sitä käytetään? Valitse tehtävä, jonka haluat suorittaa, aseta ajastin 25 minuutiksi, työskentele tehtävän parissa, ja kun hälytys soi, pidä viiden minuutin tauko. Neljän pomodoron jälkeen pidä 20-30 minuutin tauko.

Suunnittele päiväsi

Mikään ei toimi paremmin kuin tehtävien suunnittelu etukäteen. Tällä tavoin et tuhlaa aikaa miettimällä, mitkä ovat nykyiset prioriteettisi, mihin kokouksiin sinun on osallistuttava tiettynä päivänä ja mistä tehtävästä sinun tulisi aloittaa. Muutaman minuutin säästäminen, koska voit aloittaa työn heti? Miten olisi se!

Opettele

Päivittäisessä työssäsi käytät varmasti Microsoft Officea ja muita ratkaisuja, jotka on suunniteltu auttamaan sinua saamaan asiat tehtyä. Mutta oletko varma, että olet oppinut niiden koko potentiaalin? Vaikka vastaus tähän kysymykseen vaikuttaisi olevan “kyllä”, itse asiassa useimmilla sovelluksilla, joita käytät joka päivä, on paljon enemmän toimintoja kuin koskaan ehdit tutustua.

Joten yritä löytää ainakin muutama, jotka helpottavat työtäsi – Powerpointin tapauksessa se voisi olla suunnittelutoiminto (joka ehdottaa tekstin ja grafiikan järjestelyä diassa ja nopeuttaa esitysten luomista), Wordissa mahdollisuus seurata muutoksia tietyssä asiakirjassa, ja Excelissä ehdollinen muotoilu (esittämällä tietoja väreillä analyysin parantamiseksi).

Käytä työkaluja

Sen sijaan, että tuhlaat aikaa etsimällä tietyn sovelluksen kuvaketta näytöltäsi tai kirjautumalla jokaiseen palveluun erikseen, voit käyttää työkalua, joka tarjoaa erilaisia toimintoja yhdessä paikassa. Tällainen työkalu on Firmbee, kattava järjestelmä yritysprojektien ja tiimien hallintaan. Firmbee on suunniteltu monille toimialoille, henkilöstöhallinnosta myyntiin ja IT:hen. Käyttäjät voivat seurata projektien edistymistä, organisoida tehtäviä, rekrytoida työntekijöitä ja valvoa taloutta – kaikki yhdellä alustalla.

Top 8 aikansäästäjää – yhteenveto

Kuten näet, on monia tapoja säästää aikaa työssä. Ensimmäinen asia, jonka sinun on tehtävä, on selvittää, mitkä tehtävät vievät eniten aikaasi. Jotkut ihmiset saattavat esimerkiksi käyttää tunteja päivittäin sähköpostiin. Kun tiedät, mitkä asiat vievät aikaasi, yritä päästä niistä eroon ja korvata ne jollakin tuottavammalla.

Olet juuri lukenut top 8 aikansäästäjää työssä. Lue myös: Peliominaisuudet rekrytoinnissa

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.