Mitä on henkilöstösuunnittelu? 3 olennaista vaihetta strategiseen henkilöstösuunnitteluun

Mitä on henkilöstösuunnittelu? Henkilöstösuunnittelu on osa organisaation HR-politiikkaa sekä rekrytoinnin ja muiden henkilöstöprosessin osana toteutettavien toimintojen lähtökohta. Työntekijät ovat avain tehokkaaseen yritystoimintaan. Mahdollisuus hankkia ja ylläpitää pätevintä henkilöstöä määräytyy oikean henkilöstösuunnittelun avulla. HRP-prosessi perustuu oletukseen, että työntekijät näyttelevät keskeistä roolia organisaatiossa. On siis olennaista sovittaa henkilöstö yrityksen tarpeiden ja tavoitteiden kanssa. Jatka lukemista.

Henkilöstösuunnittelu – sisällysluettelo:

1. Mitä on henkilöstösuunnittelu?
2. Askeleet strategisessa henkilöstösuunnittelussa
3. Yhteenveto

Mitä on henkilöstösuunnittelu?

Henkilöstösuunnittelu voidaan määritellä jatkuvaksi prosessiksi, jossa analysoidaan henkilöstöä määrällisesti ja laadullisesti ja ennustetaan tulevia henkilöstötarpeita, jotta voidaan minimoida tarjonnan ja kysynnän välinen kuilu sisäisellä työmarkkinalla.

Se estää tai vähentää äkillisen henkilöstöylijäämän tai -puutteen riskiä, ja se auttaa vähentämään kustannuksia. Se mahdollistaa myös taitojen, pätevyyksien ja tietämyksen optimoinnin ja niiden täysimääräisen hyödyntämisen yrityksen tarpeiden täyttämiseksi.

Voidaan tehdä ero “kovan” ja “pehmeän” henkilöstösuunnittelun välillä. Ensimmäinen perustuu määrälliseen analyysiin, jotta voidaan tarjota tietty määrä sopivia työntekijöitä silloin, kun niitä tarvitaan. Pehmeä henkilöstösuunnittelu puolestaan keskittyy organisaatiokulttuurin luomiseen ja muokkaamiseen, joka edistää organisaation tavoitteiden täydellistä yhteensopivuutta työntekijöiden arvojen, uskomusten ja käyttäytymisten kanssa.

Henkilöstösuunnittelun tavoitteet ovat seuraavat:

• saada ja ylläpitää tarvittavaa työvoimaa, joka koostuu pätevistä ja koulutetuista työntekijöistä organisaatiossa,
• käyttää henkilöstöresursseja tehokkaasti,
• ennakoida ongelmia mahdollisista henkilöstöpulista ja -ylijäämistä,
• työntekijöiden koulutus ja kehittäminen auttamaan henkilökuntaa sopeutumaan muuttuvaan ja epävarmaan ulkoiseen ympäristöön,
• eristyminen ulkoisista rekrytointilähteistä, stabilointisuunnitelmien ja henkilöstön kehittämisstrategioiden laatiminen henkilöstön vakauden varmistamiseksi.

Askeleet strategisessa henkilöstösuunnittelussa

Nykyisen henkilöstön arviointi ja kriittisten vaiheiden puutteiden paljastaminen HR-suunnitteluprosessissa. Henkilöstötarpeet riippuvat organisaation ympäristöstä, sen sisäisestä rakenteesta ja suunnittelukaudesta. Ottaen huomioon kaikki nämä muuttujat, voimme erottaa kolme tapaa henkilöstötarpeiden tunnistamiseksi, jotka esitetään alla:

Muuttujat	Henkilöstötarpeiden määrittäminen
Suhtellisen kiinteä ympäristö ja organisaatiorakenne	Lyhyen aikavälin suunnittelu, työkuvausten ja pätevyysvaatimusten päivittäminen
Jatkuvasti muuttuva ympäristö ja organisaatiorakenne	Keskipitkän aikavälin suunnittelu, keskeisten työtehtävien ja pätevyysvaatimusten päivittäminen
Syvälliset rakenteelliset muutokset ympäristössä ja organisaatiossa	Pitkän aikavälin, keskipitkän aikavälin ja lyhyen aikavälin suunnittelu, työkuvausten laatiminen perinteisin menetelmin, skenaariosuunnittelu

Kun olet määrittänyt pätevyysprofiilit tietyille työntekijöille (työntekijäryhmille), voit siirtyä arvioimaan määrällisiä tarpeita, jotta voit tarkentaa tarvittavien työntekijöiden määrää oletettujen liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi.

Nämä ovat muutamia tekijöitä, joita on otettava huomioon päätettäessä, kuinka monta työntekijää palkata:

• määrällinen ja laadullinen toimintasuunnitelma
• odotettu työvoiman tuottavuus
• organisaation taso
• mekanisoinnin ja automaation aste
• odotettu tuotantokapasiteetti
• lainsäädäntö

Lisäksi, kun määrität henkilöstötarpeitasi, sinun on otettava huomioon useita näkökohtia, jotka liittyvät organisaatiorakenteen, ulkoisen ympäristön ja suunnittelukauden vaihteluun.

Henkilöstötarpeiden tarkentamiseksi voit käyttää erilaisia laskentamenetelmiä, esimerkiksi:

• intuitiiviset menetelmät (henkilöstösuunnitelma, asiantuntija-arviot, henkilöstökaavio)
• ajankäyttöön perustuvat menetelmät
• matemaattiset ja tilastolliset menetelmät (trendin ekstrapolointi, korrelaatio ja regressio, päätösmallit)

Työvoiman tarjonnan ennustaminen

Henkilöstösuunnittelun toinen vaihe organisaatiossa on henkilöstön tarjonnan ennustaminen, mikä tarkoittaa tulevien muutosten ennustamista olemassa olevan työllisyyden tilassa ja rakenteessa määrällisesti ja laadullisesti.

Laadullisen ennusteen tarkoitus on kehittää työllisyyden rakennetta suunnittelukauden alussa, ennustaa muutoksia ja määrittää toivottu tila ja työllisyyden rakenne tulevaisuudessa. Tämä lähestymistapa helpottaa työntekijöiden pätevyysprofiilien käyttöä, joita analysoidaan alkuperäisessä suunnittelukaudessa suhteessa lopulliseen kauteen.

Määrällinen tutkimus puolestaan pyrkii määrittämään henkilöstön määrän kauden alussa ja luomaan ennusteen suunnittelukauden lopussa. Työntekijöiden hyväksymisten, irtisanomisten ja poissaolojen tilastojen mukaan, ottaen huomioon likviditeettisuhteen, joka on hyväksytty kokemuksen ja työmarkkinatilanteen arvioinnin perusteella, voit määrittää määrällisiä muutoksia työllisyyden tilassa ja rakenteessa.

Työvoiman tarjonnan ennustaminen yhdessä henkilöstötarpeiden määrittämisen kanssa tarjoaa perustan työllistämissuunnitelman kehittämiselle, joka heijastaa tiettyjen työntekijöiden ylitarjontaa tai -puutetta ja asettaa suuntaviivat toimenpiteille työvoiman optimoinnissa määritellyllä aikavälillä.

Henkilöstösuunnittelu

Henkilöstösuunnittelun tarkoitus on jakaa tehtävät yksittäisten työntekijöiden kesken organisaatiossa sijoittamalla ihmisiä olemassa oleviin organisaatioyksiköihin, työpaikkoihin ja toimintoihin. Työvoimasuunnittelu pyrkii minimoimaan työvoimakustannukset ja maksimoimaan työntekijöiden suorituskyvyn. Työntekijöiden arvo voidaan määrittää vertaamalla heidän pätevyysprofiilejaan tietyn työpaikan vaatimuksiin.

Edellä mainitun vertailumenetelmän lisäksi voit myös käyttää määrällisiä ja heuristisia menetelmiä henkilöstön optimointiin. Määrällisistä menetelmistä lineaarinen ohjelmointi on suosituin. Tämä tekniikka mahdollistaa tietyn tavoitefunktion optimoinnin, kuten tietyn työntekijän arvon maksimoimisen. Heuristiset menetelmät pyrkivät optimoimaan henkilöstön ja työpaikkojen jakamisen työntekijöiden soveltuvuuden perusteella tiettyihin tehtäviin.

Henkilöstösuunnittelu – yhteenveto

Henkilöstösuunnittelu (HRP) on yritykselle tärkeää useista syistä. Kun se toteutetaan onnistuneesti, se mahdollistaa johtajien optimoida työvoiman käyttöä, lisätä organisaation tuottavuutta ja vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta.

Olet juuri lukenut henkilöstösuunnitteluprosessista. Tutustu myös muihin artikkeleihimme: Uran kehittämissuunnittelu.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.