Agilen käyttö henkilöstöhallinnossa

Agile henkilöstöhallinnossa – mitä se on?

Vaikka Agile Manifesto alun perin viittasi ohjelmistokehitystiimeihin, sen periaatteet pätevät myös muihin aloihin, mukaan lukien henkilöstöhallinto. Perusta ja pääolettamukset pysyvät samoina, ja koko asia on vain räätälöity henkilöstöhallinnan tarpeisiin. Ero, joka näkyy henkilöstöhallinnan tiimeissä, jotka työskentelevät ketterien periaatteiden mukaan, on suurten monimutkaisten projektien jakaminen pienempiin osiin, mikä nopeuttaa työtä ja esittää selkeästi arvon työntekijöille ja organisaatiolle kokonaisuudessaan.

Ensinnäkin, ymmärretään, kuka asiakas on alkuperäisessä manifestissa: “Korkein prioriteettimme on asiakastyytyväisyys arvokkaan ohjelmiston varhaisen ja jatkuvan toteuttamisen kautta.” Henkilöstöhallinnan tapauksessa se ovat organisaation työntekijät, ja heidän tulisi olla kaiken huomion keskipisteenä, ja kaikki käytännöt tulisi kohdistaa ihmisiin.

Kun olet määrittänyt, mihin henkilöstöhallinnan toiminnot tähtäävät ja kuka on ensisijainen kohdeyleisö, on aika määrittää, mistä toiminnoissa on kyse. Ketterä tarkoittaa jatkuvaa testaamista, oppimista ja säännöllistä palautetta. Sama pätee henkilöstöhallinnan tiimeihin. Vaikka tämä on kaukana koko prosessin jäykästä ennakkosuunnittelusta, jota pääasiassa käytetään, se on tehokas menetelmä, joka mahdollistaa keskittymisen työntekijään ja heidän tarpeisiinsa.

Viimeinen merkittävä osa ketterää periaatetta on tunnustaminen, että ihmiset ja prosessit ovat tärkeämpiä kuin käytettävät työkalut. Tämä ei tarkoita, että niitä tulisi täysin hylätä, mutta niitä tulisi käsitellä apuna eikä pääelementtinä. Henkilöstöhallinnan tapauksessa nämä voivat olla Scrum- tai Kanban-tauluja. Vaikka ne ovat hyödyllisiä työssä, ne ovat vain apuvälineitä eivätkä arvon päämäärittäjiä.

Mitä organisaatiot, jotka ottavat ketterän henkilöstöhallintaan, saavat?

Ketterä korostaa voimakkaasti viestintää, ja se on usein se elementti, joka ontuu organisaatiossa. Ilman oikeaa tiedonkulkua ei voi olla korkeaa tiimituottavuutta tai nopeaa reagointia muutoksiin. Siksi henkilöstöhallintotiimistä tulisi tulla keskeinen osa yritystä, jotta se voi vastata nopeasti ja tehokkaasti työntekijöiden tarpeisiin. Tiimityö on se, mikä saa muutokset tapahtumaan nopeasti, tehokkaasti ja odotetusti.

Toinen viestinnän elementti on palaute tiimeille. Perinteisten henkilöstöhallintoyksiköiden standardi on kausittaiset arvioinnit ja kuukausittaiset tai puolivuosittaiset lausunnot. Dynaamisessa tiimissä tämä ei yksinkertaisesti toimi. Ketterä ehdottaa siirtymistä tästä ja muuttamista jatkuvaksi tiedonkuluksi, jotta muutokset voidaan toteuttaa paljon nopeammin.

Lisäedut, joita voidaan nähdä riippumatta yrityksen toimialasta, ovat:

• Parempi yhteistyö tiimien välillä
• Suurempi sitoutuminen, työntekijöiden tuottavuus
• Innovaatioiden tukeminen, työntekijöiden suurempi luovuus
• Tehokkaampi arviointijärjestelmä – parempi tulosten analysointi
• Tehokas sopeutuminen äkillisiin muutoksiin
• Kyky havaita työntekijöiden taitojen puutteita ja vastata näihin tarpeisiin
• Suurempi joustavuus työntekijöille

Kuinka toteuttaa ketterä henkilöstöhallinnossa yrityksessäsi?

Kuten näet, ketterä henkilöstöhallinnossa on paljon yhteistä klassisen ketterän lähestymistavan kanssa. Toteutuksen osalta se on samanlainen. Aivan kuten alkuperäisessä periaatteessa, ketterässä henkilöstöhallinnossa ei ole yhtä, jäykkää suunnitelmaa. On tarpeen ohjata pääperiaatteiden mukaan, mutta myös löytää oma polku omien tarpeiden ja kykyjen perusteella.

Loppujen lopuksi jokin erilainen sopii suurelle yritykselle ja jokin erilainen pienelle yritykselle. Vaikka ei tarkalleen ottaen koon pitäisi olla määräävä tekijä. Joillekin on hyödyllisempää käyttää Kanban-taulua, kun taas toiset sopivat paremmin Scrum-rakenteeseen. Et ehkä löydä omaa polkuasi heti. Tässä on kyse ketterästä – jatkuvasta kehittämisestä, testaamisesta ja oppimisesta.

Tässä mainitsimme pääperiaatteet, joita on noudatettava ketterän metodologian toteuttamisessa henkilöstöhallinnossa. Yksi niistä on jakautuminen monimuotoisiin asiantuntijatiimeihin homogeenisten osastojen sijaan. Standardeissa henkilöstöhallintoyksiköissä joku muu käsittelee lahjakkuuden aihetta ja toinen standardoituja rekrytointeja. Jos sen sijaan he työskentelisivät yhdessä muodostaakseen kattavan tiimin, heidän lähestymistapansa olisi innovatiivisempaa ja tiedonkulku olisi parempaa.

Yksi suosittu työkalu, joka toimii hyvin erilaisille tiimeille, on edistymispaneeli. Se auttaa näkemään prioriteetit ja tarkistamaan säännöllisesti, missä vaiheessa kukin tiimi on ja täyttääkö kaikki oletukset. Tällainen havainnointi mahdollistaa myös nopean reagoinnin ja muutosten tekemisen alkuperäisiin oletuksiin. Tämä kohta voi myös sisältää siirtymisen pois perinteisestä vastuujen ja roolien jakamisesta taitojen ja saatavuuden mukaan.

Toinen erottava piirre ketterässä henkilöstöhallinnossa on työn sujuva rytmi. Perinteisten henkilöstöhallintotiimien standardi on työskennellä neljännesvuosittain tai puolivuosittain, kun taas ketterä sisältää lyhyempiä sykliä, jotta palaute olisi ajankohtaisempaa. Onko kyseessä viikoittainen vai kahden viikon työrytmi riippuu liiketoiminnan tarpeista ja tällä hetkellä käynnissä olevista projekteista. Tämä lähestymistapa helpottaa suunnan muuttamista, kun havaitsemme, että jokin menee pieleen. Tämä ei ainoastaan vähennä riskiä, vaan myös säästää aikaa ja rahaa.

On myös syytä mainita tässä vaiheessa, että ketterä tarkoittaa yhteisluomista eikä muutoksen hallintaa. Työntekijöillä on paljon sanottavaa organisaation puutteista sekä vahvuuksista, ja heidän kuuntelemisensa voi auttaa ymmärtämään heidän tarpeitaan. Lisäksi heillä on usein valmiita ideoita muutoksista, jotka voivat muuttua innovatiivisiksi ratkaisuiksi, jotka johtavat koko organisaation positiiviseen muutokseen.

Kun kohtaat päätöksen muutoksesta, on syytä ottaa huomioon toisaalta organisaation asettamat rajoitukset eikä ylittää kykyjämme, mutta toisaalta ottaa sydämeen, että jos haluamme tehdä muutoksen, sen ei tule olla vain kosmeettinen parannus, vaan perusteellinen muutos. Ketterä henkilöstöhallinnossa ei tarkoita palautekyselyjen tai viestintää helpottavien työkalujen käyttöönottoa, vaan ajattelutavan ja lähestymistavan muuttamista henkilöstöhallintaan ja työntekijän asettamista keskiöön.

Mitä tietää, kun olet uusi ketterän toteuttamisessa henkilöstöhallinnossa?

Mihin asiaan haluat keskittyä ja mihin asti teet muutoksia, on sinun päätettävissäsi. Silti saatat miettiä, kuinka aloittaa? Voit inspiroitua yritysten tapaustutkimuksista, jotka ovat jo kulkeneet tätä polkua. Tutustu niihin, katso, mitä vaiheita he ottivat, mikä toimi ja mihin he keskittyvät.

Muista kuitenkin käsitellä tällaisia tarinoita enemmän inspiraationa kuin ohjeena. Ota esiin se, mikä toimii parhaiten sinulle, ja ala toimia. Jos olet täysin kokematon etkä tunne olevasi kykenevä tekemään näin suuria muutoksia yksin, voit pyytää apua kokeneelta kouluttajalta tai konsultilta, joka antaa sinulle oikean koulutuksen ja määrittää, mitä muutoksia tulisi tehdä ensin.

Pidä myös yhteyttä tiimiisi. Tällainen muutos ei saisi olla yksipuolinen; loppujen lopuksi tiimi on pääsidosryhmä. Aseta selkeät tavoitteet ja näytä, mitä vaikutusta niillä on organisaatioon. Tämä auttaa työntekijöitä ymmärtämään paremmin muutosten merkityksen, joita teet, ja siten hyväksymään ne.

Yhteenveto

Ketterä henkilöstöhallinnossa on mahdollisuus muuttaa ammattia ja tehdä siitä tulevaisuuden mukainen. Se on myös tilaisuus ymmärtää uusi lähestymistapa koko organisaatioon yhteisenä kokonaisuutena, ei erillisinä, itsenäisinä osastoina. Joustavampi, ihmiskeskeisempi lähestymistapa on vastaus nopeasti muuttuvan liiketoimintaympäristön asettamiin haasteisiin.

Muista, että ketterän pääperiaate on jatkuva parantaminen, testaaminen ja muutosten tekeminen. Aloita pienellä askeleella, katso, miten se toimii organisaatiossasi, kerää palautetta. Ensimmäinen lähestymistapa ei aina ole onnistunut ja tuo menestystä, joten ole valmis epäonnistumaan ja oppimaan siitä. Työskentele työntekijöidesi kanssa, kuuntele heitä, käytä heidän ideoitaan ja tee muutoksia organisaation tarpeiden mukaan.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä, TikTokissa.