Kuinka suorittaa virtuaalinen perehdytys?

Onboarding on tärkeää, mutta miten se toteutetaan etätyössä? Vastaus on virtuaalinen onboarding. Viime vuosina sopeutumiseen ja oppimiseen suunnitellut verkkoplatformit ovat kasvattaneet suosiotaan, mikä mahdollistaa työntekijöiden perehdyttämisen uusiin vastuisiin myös yrityksen ulkopuolella etätyön kautta.

Kuinka toteuttaa virtuaalista onboardingia? – sisällysluettelo:

1. Onboardingin rooli
2. Onboardingin tavoitteet ja vaiheet
3. Virtuaalinen onboarding
4. Yhteenveto

Onboardingin rooli

Jokaisen organisaation arvokkain resurssi ovat ihmiset, heidän taitonsa ja osaamisensa. Siksi asianmukainen rekrytointiprosessi on olennainen osa henkilöstöhallintoa, jonka tavoitteena on houkutella arvokkaimmat työntekijät. Työsopimuksen allekirjoittamisen jälkeen on myös vaihe, joka sisältää uuden työntekijän perehdyttämisen ja koulutuksen. Valitettavasti usein johtajat laiminlyövät tämän vaiheen ja unohtavat, että vain oikein toteutettu sopeutus uudelle työntekijälle määrittää heidän myöhemmän organisaatiokäyttäytymisensä, asenteensa ja työlaadun.

Onboarding koostuu joukosta toimintoja, jotka sopeuttavat uuden työntekijän, ja se on yksi tehokkaimmista säilyttämistyökaluista. Onboardingin rooli on esitellä uudelle työntekijälle organisaation toimintaan liittyvät tärkeimmät asiat, tutustuttaa organisaatiokulttuuriin, arvoihin, normeihin ja yhteiselämän sääntöihin. Samalla emme saa unohtaa välittää tietoa ja taitoja, jotka ovat tarpeen liiketoimintatehtävien asianmukaiseen suorittamiseen.

Työntekijän sopeutuminen työympäristöön tapahtuu eri tasoilla: rakenteellinen, organisatorinen, menettelyllinen ja sosiaalinen. Sen suunnittelu ja toteuttaminen vaatii aikaa. Työntekijältä voi kestää useita kuukausia alkaa sitoutua yritykseen. Huonosti valmisteltu työntekijä uusiin vastuisiin ei identifioidu yritykseen, mikä johtaa alhaiseen tuottavuuteen ja työtehon laskuun.

Sopeutusprosessin tulisi mahdollistaa työntekijän oppiminen: organisaation strategia, sen missio ja visio, tärkeimmät tavoitteet, organisaatiorakenne ja kulttuuri, sisäiseen viestintään ja työnkulkuun liittyvät muodolliset menettelyt, vastuut ja oikeudet, urapolku, palkka- ja bonuskäytännöt, toimistovälineiden ja muiden koneiden ja laitteiden käyttö, joita käytetään tehtävien suorittamiseen.

Onboardingin tavoitteet ja vaiheet

Organisaatioon perehdyttäminen on prosessi, jolla on neljä päämäärää. Ensimmäinen on helpottaa työn alkuvaiheita, “totutella” uuteen paikkaan, ihmisiin ja tehtäviin. Toinen on kehittää oikeita asenteita yritystä kohtaan, mikä mahdollistaa siihen identifioitumisen. Kolmas on saavuttaa mahdollisimman nopeasti korkea tehokkuus ja työlaatu. Ja viimeinen tavoite on vähentää työntekijän lähtemisen mahdollisuutta, pitää hänet organisaatiossa.

Oikein suunniteltu sopeutus (onboarding) prosessi tulisi toteuttaa seuraavien vaiheiden mukaisesti:

• Vaatimustenmukaisuus – perehdyttäminen menettelyihin ja asiakirjojen käsittelyyn,
• Selvitys – tavoitteiden ja päämäärien asettaminen työntekijälle,
• Kulttuuri – perehdyttäminen organisaatiokulttuuriin: muodollinen ja epämuodollinen,
• Yhteys – työntekijän integroiminen muun organisaation kanssa.

Virtuaalinen onboarding

Voit toteuttaa onboardingia monin eri tavoin eri työkaluilla. Yleisimmin se sisältää uuden työntekijän perehdyttämisen menettelyihin ja sääntöihin sekä työohjeiden antamisen. Covid-19-pandemian seurauksena monet organisaatiot ovat siirtyneet etätyöhön. Siksi virtuaalisen onboardingin toteuttaminen omistetulla verkkoplatformilla on yleinen käytäntö. Tällaisen ratkaisun tärkeimmät toiminnot sisältävät:

• Verkko-assignoinnit, tarkistuslistat ja tietopankki yhdessä paikassa,
• Mahdollisuus jakaa pdf-tiedostoja, videoita, esityksiä, e-oppimisohjelmia, testejä,
• Virtuaalikierros toimistossa,
• Mahdollisuus luoda omistettuja polkuja eri tehtäville,
• Järjestelmän saatavuus kaikilla mobiili- ja työpöytälaitteilla,
• Jatkuva edistymisen seuranta, raporttien generointi,
• Kysely työntekijätyytyväisyyden määrittämiseksi onboardingin jälkeen.

Onboarding-prosessin alusta alkaen meidän tulisi kiinnittää huomiota ihmissuhteisiin. Uudet etätyöntekijät ovat alttiita eristyneisyyden ja yksinäisyyden tunteille. Tämän estämiseksi esittele uusi henkilö muille työntekijöille kirjoittamalla viesti sisäiseen intranetiin ja tutustumalla videokonferenssissa.

Etäonboarding on haaste sekä työnantajalle että työntekijöille, mutta voimme käyttää joitakin sen elementtejä menestyksekkäästi ja kannattavasti paikallisessa työntekijöiden sopeutuksessa.

Yhteenveto

Dynaamiset muutokset työmarkkinoilla pakottavat työnantajat ryhtymään intensiivisiin toimiin työntekijöiden säilyttämiseksi organisaatiossa. Oikein toteutettu onboarding on työntekijöille yhtä tärkeä tekijä kuin palkka tai suunniteltu kehityspolku. Jos jätämme tämän ensimmäisen onboarding-vaiheen väliin, negatiiviset vaikutukset muuttuvat peruuttamattomiksi. Juuri ensimmäisen kuukauden aikana uudet työntekijät muovaavat asenteitaan ja sitoutumistaan työhön. Siksi oikea perehdyttäminen organisaatioon ja läpinäkyvien yhteistyöolosuhteiden varmistaminen ovat avaintekijöitä. Tehokas onboarding ei ainoastaan mahdollista liiallisen vaihtuvuuden vähentämistä, vaan parantaa myös merkittävästi yrityksen imagoa.

Kaikki onboarding, jopa virtuaalinen onboarding, tarvitsee strategian. Tutustu tehokkaimpiin.

Jos pidät sisällöstämme, liity vilkkaaseen mehiläisyhteisöömme Facebookissa, Twitterissä, LinkedInissä, Instagramissa, YouTubessa, Pinterestissä.